Miten arkistointijärjestelmä? Turhauttavaa? Onko liian vaikea muistaa, minne asiat menevät? Onko sinulla koskaan vaikeuksia löytää tiettyä dokumenttia, kun olet piilottanut sen pois? Sinulla voi olla jopa kolme tai neljä tiedostoa, jotka sisältävät samat tiedot, mutta on merkitty eri tavalla-mikä sotku!
ongelman korjaaminen
mikä aiheuttaa arkistointijärjestelmän kaatumisen? Todennäköisesti se ei ollut paljon ofa ”järjestelmä” aluksi., Todennäköisempää oli, että se oli vain satunnainen valikoima yksittäisiä tiedostoja, joilla ei todellakaan ollut yhteyttä toisiinsa.
jotta voit luoda todella tehokkaan arkistointijärjestelmän, sinun on aloitettava suunnitelmasta.Pelkkä etiketin läimäyttäminen kansioon ei leikkaa sitä. Älä huoli, olemme perustamassa arkistointijärjestelmää, johon mahtuu mitä tahansa paperikodonia., Tarvikkeita ja kaikki mitä tarvitset on useita värejä 2/5 cuttab värillinen kansioita, ja jotkut laatikon pohja roikkuu kansiot
Luo Tiedosto Luokat
Katso nykyisen arkistointijärjestelmä (tai että kasa paperia, että et ole beenmeaning tiedosto kuukautta) ja alkaa lajittelu asiakirjat osaksi laaja luokat.”Talous ”voisi olla yksi; ”talojuttuja” voisi olla toinen. Tässä vaiheessa emme keskity arkistointijärjestelmänne yksityiskohtiin. Suoraan sanottuna se ei ole parempi, jos se on luottokorttilasku tai tiliotteen juuri nyt. Murehdimme niitä eroja myöhemmin.,
Alakategorizing
Pick one of your ”major category” piles and let ’ s s sort through it again.Tällä kertaa, ajattele rikkoa paperi pienempiin alaluokkiin. Esimerkiksi, sinun ”talous” kasa voisi olla jaettu:
- säästötili
- tili
- opiskelija laina
- luottokortin tilille
tarkemmin; älä vain sano, että he ovat ”tiliotteet”. Määritä, mihin kohtaan ne kuuluvat, ja halkaise kukin erilliseen kasaan. Emme halua kansioita, joissa on muita tiedostoja – jokainen saa oman separatefolderin.,
Väri Koodaus
Kunkin suuren luokan paperit pitäisi olla määritetty eri väri (yourchoice) – ja sitten me aiomme laittaa jokainen sen alaluokat osaksi individualhanging kansioon. Yllä olevassa esimerkissä ”talous” voi olla vihreä, ja tiliesi saa erillisen green file-kansion. Se tuntuu pieneltä jutulta, mutta värikoodaus järjestelmäsi säästää valtavasti aikaa papereiden infilointiin ja noutamiseen.
se voi näyttää tiedoston laatikon ja nähdä eri elinten informationbroken ulos väri vain JÄRKEVÄÄ aivoihin., Kun tiedät, että yourfinancial osa on vihreä, talon osa on sininen ja auton papersare punainen, sinun ei edes tarvitse ajatella, koska kätesi vain naturallygoes oikealle osa tiedostosi laatikko.
Label Making
nyt kun jokaisella on oma värillinen kansionsa, meidän täytyy merkitä jokainen tiedosto.Kun luot etikettejäsi, siirry yleisestä tiettyyn. Älä vain sano, että teet paperitöitä Visa – luottokortillesi-kutsu sitä luottokortiksi: Visa.,Kun järjestät kansiot aakkosjärjestyksessä, kaikki ”luottokortti” tiedostot (riippumatta siitä, kuinka monta sinulla on) – on yhdessä ”talous” osiossa.
tavoitteenamme on pitää aiheeseen liittyvät tiedostot lähellä toisiaan. Tee tämä ja uudelleen jokaisen ryhmittely tiedostoja, kunnes olet merkinnyt jokaisen fileinin kunkin suuren luokan. Itse käytän Viewables® – etikettejä, koska ne ovat siistejä, helppolukuisia ja voin tulostaa ne tietokoneeltani.,
Täyttö Laatikon
Kaikki sinun täytyy nyt tehdä, on laittaa tiedostot kunkin suuren luokan alphabeticalorder, ja sitten laittaa pääryhmään itsensä laatikon alphabeticalorder.
Aseta värilliset kansiot roikkuviin laatikkopohjakansioihin, jotta ne pysyvät ylhäällä laatikossa. 2/5 leikattu välilehdet näkyvät yllä roikkuu tiedostoja, ja välilehdet ovat suorassa linjassa helppo lukea.
Kun sinun täytyy löytää asiakirjan tai laittaa johonkin kansioon, vain lookfirst oikea suuren luokan (helposti tunnistaa sekä labelsand väri)., Oikealla arkistointijärjestelmällä on helppo laittaa kädet oikeaan tiedostoon ilman paljon hakuja.
Ramona Creel
Katso tai kuuntele, miten perustat tehokkaan arkistointijärjestelmän ”Keeping You Organized” – podcastiin.