Pitää elektroniset asiakirjat järjestäytynyttä voi olla melkoinen urakka tänään on ”kiinteä” maailmassa.
lisäksi voit tallentaa asiakirjoja paikallisesti työasemat, kannettavat tietokoneet tai mobiililaitteet, enemmän ja enemmän yritykset käyttävät pilvi perus liiketoiminnan sovellusten ja tiedostojen tallennukseen.
monimutkaistuminen varastointi kysymys on tarvetta monet yritykset jakaa asiakirjoja työntekijöiden välillä., Toimistossa tämä tapahtuu tyypillisesti käyttämällä tiedostopalvelinta tai verkkoon liitettyä tallennuslaitetta (NAS).
Jos jaettu mobiili yhteys tarvitaan, asiakirjat voidaan tallentaa pilvi, ja jakaa määrittämällä käyttöoikeudet.
kaiken tämän tuloksena voi olla tiedostojen hallinta painajaista, jossa joku henkilö on tallennettuja asiakirjoja pilvi ja joitakin paikallisesti, ja jopa yksittäisiä asiakirjoja säilytetään vain yhdessä paikassa tai muita.,
Organisaatio On Avain Sähköisten Tiedostojen Hallinta
Missä asiakirjoja säilytetään, se on tärkeää pitää ne järjestyksessä ja ajan tasalla. Sähköisen tiedostonhallinnan tavoitteena on varmistaa, että löydät etsimäsi, vaikka etsisit sitä vuosia sen luomisen jälkeen.
Useimmat liiketoiminnan ihmiset ovat kerralla tai toiseen ollut kiusallista tilanteessa, että asiakas soittaa ja ei voi paikantaa nopeasti asiaankuuluvan laskun tai muun tärkeän asiakkaan asiakirjoja., Yhtä ärsyttävää on se, että yrittää löytää vuoden lopussa kirjanpitäjälle tai vielä pahemmalle, verottajalle, asiakirjoja, jotka liittyvät yrityksen tileihin.
Asianmukaisesta järjestämisestä digitaalisia asiakirjoja on erityisen kriittinen jaetussa ympäristössä – jos yksi työntekijä on poissa (tilapäisesti tai pysyvästi!) sinun pitäisi pystyä helposti paikantaa kaikki asiakirjat luonut tai hallinnoi kyseisen henkilön.
ja mahdollisen tietojen menetyksen ongelmia tyytymättömät, lähtevät työntekijät on yksi syy suojata yrityksen tietoja.,
Näiden tiedostojen hallinta vinkkejä auttaa sinua pitämään tiedostot saatavilla:
1. Käytä Oletusasennuskansioita Ohjelmatiedostoille
käytä oletustiedoston sijainteja sovellusohjelmia asennettaessa. Windowsin mukaan convention application program-tiedostot asuvat (Drive Letter:) – >ohjelmatiedostojen hakemistossa. Sovellusten asentaminen muualle on hämmentävää ja tarpeetonta.
2. Yksi paikka kaikille asiakirjoille
aseta kaikki asiakirjat yhden ”root” – kansion alle., Yhdelle käyttäjälle Windows-ympäristössä oletuspaikka On My Documents-kansio.
tiedostonjakoympäristössä yritä tehdä samoin. Luo yksi pääkansio (esimerkiksi ”jaetut asiakirjat”) ja säilytä kaikki asiakirjat alikansioissa pääkansion sisällä. Ottaa yhteen paikkaan kaikkien sähköisiä asiakirjoja on helpompi löytää asioita ja ajaa varmuuskopiot ja arkistot.
3. Luo kansiot loogisessa hierarkiassa
nämä ovat tietokoneen arkistokaapin laatikoita, niin sanotusti., Käytä tavallista kieltä nimetä kansioita, et halua katsoa tämä luettelo kansiot tulevaisuudessa ja ihmettelet, mikä ”TFK” tai mitä tahansa muita mielenkiintoisia lyhenne keksi keinoja.
4. Nest-kansiot kansioiden sisällä
luo muita kansioita näiden pääkansioiden sisällä tarpeen mukaan. Esimerkiksi ”laskuiksi” kutsutussa kansiossa saattaa olla kansioita ”2018”, ”2017” ja ”2016”. Asiakkaalle nimetty kansio voi sisältää kansiot ”asiakastiedot”ja ” kirjeenvaihto”., Tavoitteena on saada jokainen tiedosto kansioon sen sijaan, että siinä olisi joukko orpoja tiedostoja.
Älä luo monimutkainen, syvästi-layered kansio rakenteita. Käytä mahdollisuuksien mukaan kuvailevia tiedostonimiä sen sijaan.
5. Seuraa Tiedoston nimeämiskäytännöt
Käytä kuvaavia tiedostonimiä on helppo tunnistaa ja haku, mutta älä mene yli laidan – tiedosto/polku nimet ovat pituus rajoitukset, jotka vaihtelevat käyttöjärjestelmien välillä.
Windowsin alla tiedoston suurin koko polun pituus (esim., asemakirjain + kansionimet + tiedostonimi) on 260 merkkiä. Käytä mahdollisuuksien mukaan yhteisiä lyhenteitä, kuten Jan tammikuulle tai Corp for Corporation.
6. Be Specific
Give electronic files logical, specific names and include dates in file names if possible. Tiedostojen nimeämisen tavoitteena on pystyä kertomaan, mistä tiedostossa on kyse ilman, että sitä tarvitsee avata ja katsoa. Joten jos dokumentti on kirje asiakkaalle, muistuttaa hänelle, että maksu on myöhässä, soita se jotain ”overdue_20180115”; pikemminkin kuin jotain ”kirje”., Mistä tiedät, kenelle kirje on avaamatta sitä?
Jos olet jakaa tiedostoja sähköpostitse tai kannettavien laitteiden, haluat ehkä pitänyt tiedoston nimi sisältää tarkempia tietoja, koska kansion tiedot eivät ole mukana jaettu tiedosto.
esimerkiksi, jos asiakirja asuu My Documents\Laskut\2017\Asiakkaat\Doe_John_20180416.doc ja tiedosto jaetaan tai lähetetään kaikki vastaanottaja näkee on Doe_John_20170416.doc ja ehkä voi kertoa, että tiedosto on asiakaslasku avaamatta sitä.
7., File as you Go
paras aika tehdä asiakirja on, kun luot sen ensimmäisen kerran. Joten ota tavaksi käyttää” Tallenna nimellä ” dialogi laatikko tiedoston sekä nimeä se, laittaa se oikeaan paikkaan ensinnäkin.
8. Jotta Tiedostoja avuksesi
Jos on kansioita tai tiedostoja, joita et käytä paljon, pakottaa heidät tiedoston alkuun lista nimeämällä niitä ! tai AA tiedoston nimen alussa.
9., Teurastaa Tiedostot Säännöllisesti
Joskus vanha on selvää, kuten esimerkiksi kansio nimeltä ”Laskut” edellä. Jos se ei ole, pidä kansiosi sellaisenaan tyhjentämällä vanhat tiedostot.
Älä poista liiketoimintaan liittyvät tiedostot ellet ole täysin varma, että et koskaan täytyy tiedosto uudelleen. Sen sijaan, sinun tärkein kokoelma kansioita alla root-kansioon, luo kansio nimeltä ”Vanha” tai ”Aktiivinen” ja siirtää vanhat tiedostot, kun olet törmännyt niitä.
10., Varmuuskopioi Tiedostot Säännöllisesti
Olipa olet kopioinut tiedostot toiseen asemaan tai kiinni teipillä, se on tärkeää määrittää ja seurata säännöllisesti varmuuskopioida hoito.
Hyvä Tiedostojen Hallinta Tekee Löytää Mitä Haluat Helppoa
Toimitusjohtaja sähköisten asiakirjojen olisi oltava osa yleistä dokumenttien hallinnan strategia yrityksesi. Asianmukaiseen asiakirjahallintasuunnitelmaan olisi sisällyttävä kaikki asiakirjojen käsittelyyn liittyvät näkökohdat, mukaan lukien varastointi, haku, varmuuskopiot ja turvallisuus.,
hakutoiminto on hieno asia, mutta se ei koskaan vastaa sitä helppoutta, että voi mennä suoraan kansioon tai tiedostoon. Jos noudatat näitä tiedostojen hallinta vinkkejä johdonmukaisesti, vaikka et tiedä, missä jotain on, et tiedä, missä sen pitäisi olla – valtava etu, kun se tulee löytää mitä etsit. Hyvät tiedostonhallintakäytännöt säästävät työaikaa ja rahaa.,