el proceso o función de cuentas por pagar es inmensamente importante ya que involucra casi todos los pagos de una empresa fuera de la nómina. El proceso de cuentas por pagar puede ser llevado a cabo por un departamento de cuentas por pagar en una gran corporación, por un personal pequeño en una empresa mediana, o por un contable o tal vez el propietario en una pequeña empresa.
independientemente del tamaño de la empresa, la misión de las cuentas por pagar es pagar solo las facturas y facturas de la empresa que sean legítimas y precisas., Esto significa que antes de que la factura de un proveedor se ingrese en los registros contables y se programe para el pago, la factura debe reflejar:
- lo que la compañía había pedido
- lo que la compañía ha recibido
- Los costos unitarios, cálculos, totales, términos, etc.
para salvaguardar el efectivo y otros activos de una empresa, el proceso de cuentas por pagar debe tener controles internos., Algunas razones para los controles internos son:
- Evitar el pago de una factura fraudulenta
- Evitar el pago de una factura inexacta
- Evitar el pago de una factura del proveedor dos veces
- asegúrese de que todas las facturas del proveedor se contabilizan
periódicamente las empresas deben buscar asistencia profesional para mejorar sus controles internos.
el proceso de cuentas por pagar también debe ser eficiente y preciso para que los estados financieros de la empresa sean precisos y completos., Debido a la contabilidad de doble entrada, la omisión de una factura del proveedor hará que dos cuentas reporten cantidades incorrectas. Por ejemplo, si un gasto de reparación no se registra de manera oportuna:
- El pasivo se omitirá del balance, y
- El gasto de reparación se omitirá de la cuenta de resultados.
Si la factura de proveedor para la reparación se registró el doble, hay dos problemas:
- la responsabilidad va a ser exagerada, y
- reparaciones gasto será exagerada.,
En otras palabras, sin que el proceso de cuentas por pagar esté actualizado y bien administrado, la administración de la compañía y otros usuarios de los estados financieros recibirán comentarios inexactos sobre el desempeño y la situación financiera de la compañía.
un proceso de cuentas por pagar mal ejecutado también puede significar perder un descuento por pagar algunas facturas antes. Si las facturas de los proveedores no se pagan cuando vencen, las relaciones con los proveedores podrían ser tensas. Esto puede llevar a que algunos proveedores exijan contra reembolso., Si eso ocurriera, podría tener consecuencias extremas para una empresa con problemas de efectivo.
al igual que los retrasos en el pago de facturas pueden causar problemas, también podría pagar facturas demasiado pronto. Si las facturas del proveedor se pagan antes de lo necesario, es posible que no haya efectivo disponible para pagar algunas otras facturas antes de sus fechas de vencimiento.
orden de compra
una orden de compra o orden de compra es preparada por una empresa para comunicar y documentar con precisión lo que la empresa está pidiendo a un proveedor. La versión en papel de una orden de compra es un formulario de múltiples copias con copias distribuidas a varias personas., Las personas o departamentos que reciben una copia de la orden de compra incluyen:
- La persona que solicita que se emita una orden de compra para los bienes o servicios
- El Departamento de cuentas por pagar
- El Departamento receptor
- El vendedor
- La persona que prepara la orden de compra
La orden de compra indicará un número de orden de compra,, precios unitarios, método de envío, fecha necesaria y otra información pertinente.,
una copia de la orden de compra se utilizará en el partido de tres vías, que discutiremos más adelante.
Informe de Recepción
un informe de recepción es la documentación de una empresa de los bienes que ha recibido. El informe de recepción puede ser un formulario en papel o puede ser una entrada de computadora. La cantidad y la descripción de los bienes que figuran en el informe de recepción deben compararse con la información de la orden de compra de la empresa.
después de reconciliar el informe de recepción y la información de la orden de compra, deben compararse con la factura del proveedor., Por lo tanto, el informe de recepción es el segundo de los tres documentos en el partido de tres vías (que se discutirá en breve).
factura del vendedor
el proveedor o vendedor enviará una factura a la empresa que recibió los bienes y/o servicios a crédito. Cuando se recibe la factura o factura, el cliente se referirá a ella como una factura del proveedor. Cada factura del proveedor se envía a cuentas por pagar para su procesamiento., Después de que la factura sea verificada y aprobada, el monto se acreditará a la cuenta de Cuentas por pagar de la compañía y también se cargará a otra cuenta (a menudo como un gasto o activo).
una técnica común para verificar una factura de Proveedor es la coincidencia de tres vías.
three-way match
el proceso de cuentas por pagar a menudo utiliza una técnica conocida como Three-way match para garantizar que solo se registren y paguen las facturas válidas y precisas del proveedor., La coincidencia de tres vías implica lo siguiente:
solo cuando los detalles en los tres documentos estén de acuerdo, se ingresará una factura del proveedor en la cuenta de Cuentas por pagar y se programará el pago.
un buen control interno de los recursos de una empresa se mejora cuando la empresa asigna un empleado separado con una responsabilidad específica y limitada., El siguiente gráfico ilustra el concepto de separación (o segregación) de funciones que involucran cuentas por pagar:
Cuando se separan las funciones, se requerirá que más de una persona deshonesta robe a la empresa. Por lo tanto, las pequeñas empresas sin personal suficiente para separar las responsabilidades de los empleados tendrán un mayor riesgo de robo.
para ilustrar la coincidencia de tres vías, supongamos que BuyerCo necesita 10 cartuchos de tóner para sus impresoras., BuyerCo emite una orden de compra a SupplierCorp para 10 cartuchos a 6 60 por cartucho que se entregarán en 10 días. Una copia del PO se envía a SupplierCorp, una copia va a la persona que solicita los cartuchos, una copia va al departamento receptor, una copia va a cuentas por pagar, y una copia es retenida por la persona que prepara el PO. Cuando BuyerCo recibe los cartuchos, se prepara un informe de Recepción.
la comparación de tres vías implica comparar la siguiente información:
- La descripción, cantidad, costo y términos en la orden de compra de la empresa.,
- La descripción y la cantidad de mercancías que figuran en el informe de Recepción.
- La descripción, cantidad, costo, términos y matemáticas en la factura del proveedor.
Después de determinar que la información se concilia, la factura del proveedor se puede ingresar en las cuentas por pagar de la cuenta de pasivo. La información ingresada en el software de contabilidad incluirá información de referencia de la factura (nombre o Código del proveedor, número y fecha de la factura, etc.).), la cantidad que debe acreditarse a las cuentas por pagar, la cantidad o las cantidades y cuentas que deben cargarse y la fecha en que debe efectuarse el pago., La fecha de pago se basa en los términos que se muestran en la factura y la política de la compañía para realizar pagos.
Por último, los documentos deben ser sellados o perforados para indicar que han sido ingresados en el sistema contable, evitando así un pago duplicado.
Cupones
algunas empresas utilizan un cupón para documentar o «dar fe» de la integridad del proceso de aprobación. Puede visualizar un comprobante como portada para adjuntar los documentos justificativos (orden de compra, informe de Recepción, factura del vendedor, etc.).,) y para anotar las aprobaciones, números de Cuenta y otra información para cada factura o factura del proveedor.
cuando se paga la factura del proveedor, el comprobante y sus archivos adjuntos (incluida una copia del cheque emitido) se almacenarán en un archivo de comprobante/factura pagado. Si se trata de documentos en papel, una máquina de oficina podría perforar la palabra «pagado» a través del comprobante y sus archivos adjuntos. Esto se hace para asegurar que no se producirá un pago duplicado.
Las facturas impagadas y los comprobantes se guardarán en un archivo abierto.,
facturas de proveedores sin órdenes de compra o recepción de informes
no todas las facturas de proveedores tendrán órdenes de compra o recepción de informes. Por lo tanto, el partido de tres vías no siempre es posible. Por ejemplo, una compañía no emite una orden de compra a su compañía eléctrica por una cantidad preestablecida de electricidad para el mes siguiente. Lo mismo ocurre con el teléfono, el gas natural, el alcantarillado y el agua, el transporte de mercancías, etc.
también hay pagos que se requieren cada mes para cumplir con los acuerdos de arrendamiento u otros contratos., Los ejemplos incluyen el alquiler mensual de una instalación de almacenamiento, alquiler de oficinas, pagos de automóviles, arrendamientos de equipos, acuerdos de mantenimiento, etc. A pesar de que estas obligaciones no tendrán órdenes de compra, la responsabilidad no cambia: pagar solo las cantidades que sean legítimas y exactas.
estados de cuenta de los proveedores
Los proveedores a menudo envían estados de cuenta a sus clientes para indicar las cantidades (enumeradas por número de factura) que permanecen impagadas. Cuando se recibe una declaración del proveedor, los detalles en la declaración deben compararse con los registros de la compañía.,
el hecho de que una empresa pueda recibir facturas y estados de cuenta de un proveedor significa que existe el potencial de un pago duplicado. Con el fin de evitar hacer un pago duplicado, las empresas a menudo establecen la siguiente regla: pagar solo de las facturas del proveedor; nunca pagar de los estados de cuenta del proveedor.