por: Karin Eldor
Monster Contributing Writer
Las redes sociales son una espada de doble filo para los empleadores. Por un lado, sirve como una herramienta promocional gratuita para su empresa gracias que permite a los empleados compartir fotos relacionadas con el trabajo y noticias positivas en sus canales de redes sociales personales. Por otro lado, ha introducido la necesidad de regular estas comunicaciones sin sofocarlas. Como dijo Voltaire por primera vez, «un gran poder conlleva una gran responsabilidad.,»
con los Millennials expertos en tecnología en la fuerza laboral y ahora la Generación Z (aquellos nacidos en 1995 o más tarde) pisándole los talones, las líneas entre «personal» y «profesional» se han vuelto cada vez más borrosas en línea. Como resultado, su empresa haría bien en mantener ciertas barandillas para garantizar que no se compartan públicamente secretos comerciales o negatividad de marca.
Esta es la razón por la que muchas empresas han instituido una política de redes sociales en el lugar de trabajo como parte de sus esfuerzos de incorporación o capacitación de Recursos Humanos., Este documento da a los empleados una comprensión clara de lo que se les permite publicar en sus propios canales y lo que está fuera de los límites.
sin tal política, su empresa corre el riesgo de enfrentar problemas legales o incluso una pesadilla de relaciones públicas debido a un hackeo de cuenta.
¿Su empresa tiene una política de redes sociales en el lugar de trabajo? Antes de comenzar a escribir uno, considere algunas pautas básicas.
Los Pros de una política de redes sociales
recuerde que pueden ser necesarias dos políticas de redes sociales separadas:
1. Uno para los canales de redes sociales personales de cada empleado.
2., Una que se relaciona con las cuentas de redes sociales corporativas, que podrían ser administradas por varios empleados. (Community management suele formar parte de los siguientes departamentos: Servicio al cliente, Recursos Humanos y / o Marketing / Redes Sociales).
esto último depende de la naturaleza del negocio, por supuesto, y no se aplica a todas las empresas.
Un importante Descargo de responsabilidad para todas las empresas: lo que publiques en las redes sociales está escrito con tinta permanente y no se puede borrar de forma permanente (incluso si se puede eliminar). Y eso se aplica a todos.,
en el caso de que alguien tuitee una declaración lamentable y la borre unos minutos más tarde, siempre existe el riesgo de que alguien tome una «captura de pantalla» de esa publicación y comience a circularla en línea. Eso significa que incluso las publicaciones eliminadas pueden volverse virales. (Y ciertamente puedes pensar en algunas personas en el Centro de atención o incluso corporaciones cuyos tweets han llegado a los titulares. ¡Esto es el material de las pesadillas corporativas!,)
al describir claramente lo que se debe y lo que no se debe hacer en las redes sociales a todos los empleados (así como a los Asociados de la tienda, si corresponde), se asegura de que lo piensen dos veces antes de compartir una imagen o una declaración. Y esto en sí es crítico, especialmente teniendo en cuenta que para las generaciones más jóvenes en el mundo laboral, Compartir en las redes sociales es una segunda naturaleza.
¿Qué hay en una política de redes sociales?
Las siguientes son algunas pautas a considerar para incluir en una política general de redes sociales, para todos los empleados., Este documento debe distribuirse a todos como parte de su incorporación o capacitación; también puede implementarse como una nueva política para todos los empleados actuales:
la información propietaria está fuera de los límites: esto incluye (pero no se limita a) fotos de próximos lanzamientos de productos o cualquier información relacionada con prototipos, sesiones de lluvia de ideas y reuniones de desarrollo, por ejemplo., Esto también prohíbe a los asociados minoristas publicar fotos de recibos de clientes (incluso si el cliente es una celebridad o compró un pedido enorme), o el sistema POS de la caja registradora si la tienda tuvo un día de ventas récord, por ejemplo.
Las fotos de las oficinas centrales también pueden ser cuestionables: algunas empresas son reservadas sobre sus oficinas centrales y evitan compartir fotos de sus oficinas centrales. Si este es el caso de su empresa, tenga muy claro qué habitaciones están permitidas para aparecer en las redes sociales y cuáles están fuera de los límites.,
publicaciones personales en feeds de redes sociales personales: cuando se trata de los canales personales de los empleados, no todas las áreas son claras. Legalmente, los empleados son libres de publicar lo que deseen en sus canales de redes sociales personales (siempre y cuando no rompan ninguno de los términos y Condiciones de ese canal).,
y mientras que algunos empleados agregan un descargo de responsabilidad legal como «»las opiniones expresadas en este sitio son mías y no necesariamente representan las opiniones de mi empleador» a su biografía de Twitter, estos descargos de responsabilidad no serán suficientes para proteger a un empleado que despotrica vulgarmente sobre su jefe o arrastra el nombre de su empleador en el barro después de ser aprobado para una promoción.
al final del día, se debe recordar a los empleados que lo que publiquen en las redes sociales representa su propia marca profesional. Por lo tanto, es importante caminar con cuidado.,
Los conflictos en el lugar de trabajo deben permanecer fuera de línea: por tentador que sea, evite desahogarse sobre frustraciones o conflictos en el lugar de trabajo, ya sea que involucren gerentes, colegas o clientes. Incluso mensajes inofensivos como: «TGIF: esta fue una semana horrible en el trabajo!»puede abrir la puerta a la charla negativa que rodea a su empresa. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter e Instagram: dado que LinkedIn y Twitter están abiertos al público, los empleados deben ser aún más conscientes de lo que publican en estas redes sociales., Instagram Facebook si un empleado no quiere que sus actividades sociales se expongan, entonces es mejor que mantenga sus feeds de Facebook e Instagram configurados como «privados».»
Su monitoreo de publicaciones: todo esto no significa que deba ir a una caza de brujas para buscar empleados que rompan su código de conducta de redes sociales. Simplemente monitoree cualquier mención de marca en las redes sociales, con la ayuda de una herramienta de escucha de redes sociales o haciendo búsquedas simples de nombres de marca en Twitter e Instagram., También puede haber una regla general de «si ves algo, di algo» en el caso de que un empleado descontento publique un lenguaje amenazante en sus cuentas de redes sociales.,
políticas de redes sociales corporativas para cuentas corporativas: si algunos empleados internos tienen acceso a sus cuentas de redes sociales corporativas, generalmente se incluyen las siguientes dos medidas de seguridad (y se agregan a las reglas anteriores):
archivo en «Gobierno de datos o seguridad»: asegúrese de que solo unos pocos miembros internos del equipo tengan contraseñas para las plataformas de redes sociales de su empresa y actualice las contraseñas con frecuencia para minimizar el riesgo de que caigan en manos equivocadas.,
tratar con ex empleados: si un empleado es despedido o renuncia, asegúrese de eliminar el acceso de esa persona a todos los canales de redes sociales corporativas y cambiar todas las contraseñas de redes sociales lo antes posible, para asegurarse de que el ex empleado no pueda hackear la cuenta.
una guía general para las políticas de redes sociales: todos los empleados son embajadores de la marca de su empleador. Si están a punto de publicar algo que les avergonzaría decir en voz alta, o que puede atormentarlos en el futuro (a corto o largo plazo), entonces deben pensarlo dos veces antes de publicarlo.,
como empleador, puede mitigar este riesgo educando a los empleados y protegiendo su marca al mismo tiempo. En una era de oversharing en la que todo parece ser un juego justo, su empresa evitará dañar su reputación al tener estas políticas en su lugar.
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