calcular la nómina correctamente puede ser un desafío, especialmente cuando usted es propietario de una pequeña empresa. Su experiencia radica en el emprendimiento, no necesariamente en hacer un seguimiento de las diversas leyes laborales y fiscales que se aplican a cada uno de sus empleados. Ya sea que tenga un solo trabajador o un gran personal, configurar un sistema de nómina preciso y confiable evitará problemas graves para sus empleados y su negocio.,
solicite un número de identificación de empleador (ein)
su EIN es un número único asignado específicamente a su negocio para fines del IRS. Este número identifica su negocio cuando reporta información sobre sus empleados a agencias gubernamentales federales y estatales. Ejemplos de esta información incluyen el total de ingresos e impuestos pagados en su nombre. Es posible que escuche que el EIN se refiere como un Formulario SS-4 o una identificación fiscal; estos son los mismos que el ein.
solicite su EIN directamente a través del IRS., La forma más conveniente de completar esta transacción es a través de una solicitud en línea. Sin embargo, las solicitudes también se aceptan por fax y correo.
Consulte las regulaciones estatales y locales para obtener requisitos adicionales de EIN
aunque muchos estados y localidades aceptan su ein federal para su identificación, algunos requieren números separados para fines fiscales. Los ejemplos incluyen Nueva York, Massachusetts y Carolina del Sur. Puede determinar las regulaciones de su ciudad y/o estado visitando el sitio web de pequeñas empresas del estado correspondiente.,
comprenda la diferencia entre contratista independiente y empleado
Si emplea contratistas o empleados independientes, afecta significativamente la forma en que se pagan los impuestos sobre los ingresos, Medicare, el Seguro Social y el desempleo, por lo que es fundamental comprender la distinción entre ambos.
La prueba básica se reduce a las siguientes tres preguntas:
- el empleador controla cuándo, dónde y cómo se termina el trabajo? Si es así, el trabajador es probablemente un empleado.
- ¿controla el empleador los aspectos financieros del trabajo?, Por ejemplo, ¿se reembolsan los gastos? ¿Proporciona el empleador herramientas relacionadas con el trabajo,como computadoras? Si es así, el trabajador es probablemente un empleado.
- ¿La relación es continua, o el trabajador está empleado para un proyecto específico sin expectativas de empleo continuo? ¿El empleador ofrece beneficios, como Seguro de salud y tiempo libre pagado, al trabajador? Si la relación es continua y/o si se ofrecen beneficios, el trabajador es probablemente un empleado.,
obtenga los formularios requeridos para empleados
Una vez que sus propios documentos estén en orden, estará listo para contratar a sus empleados. Asegúrese de recopilar información de impuestos y nómina dentro de los primeros días de empleo para asegurarse de que reciban su primer cheque de pago de manera oportuna. Es posible que desee alentar a los empleados a usar el depósito directo para pagos más rápidos.
cada empleado debe completar un formulario de retención de Impuestos Federales W-4, que le permite calcular la retención de impuestos correcta., Los empleados también deben completar un Formulario I-9 para verificar que tienen permiso legal para trabajar en los Estados Unidos.
elija su período de pago
cuantos menos períodos de pago tenga, más fácil será completar su nómina. Sin embargo, algunos estados requieren que los empleados se les paga de acuerdo con un horario determinado, por ejemplo, semanal o quincenal. Si desea ejecutar la nómina con menos frecuencia que una vez a la semana, comuníquese con el Departamento de trabajo de su estado para determinar si su período de pago propuesto cumple con las regulaciones estatales.,
crear procesos relacionados con la nómina
antes de que pueda emitir cheques de pago precisos, necesitará un método de seguimiento de las horas de los empleados. Hay muchas herramientas disponibles para este propósito, desde hojas de inicio de sesión básicas hasta plataformas que rastrean la actividad de los empleados en teléfonos u computadoras. También es importante establecer políticas para el tiempo libre pagado si planea ofrecerlo, el pago de horas extras y cualquier otro beneficio.,
por otro lado, debe tener un proceso establecido para garantizar que las deducciones por beneficios, impuestos y similares se paguen a los proveedores y agencias apropiados en nombre de sus empleados.
Seleccione una plataforma de nómina
Si planea manejar la nómina internamente, asegúrese de que usted o su contable se sientan cómodos con los matices de esta tarea. Hay varias plataformas de nómina de alta calidad disponibles para hacer las cosas más fáciles., Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas prefieren los servicios de controlador subcontratados, ya que estos profesionales tienen el conocimiento y la experiencia para producir nómina con precisión y a tiempo.
produzca su nómina
Una vez que usted o su controlador haya ingresado la información personal de los empleados en su sistema de nómina, estará listo para producir su primera ejecución de nómina. Usando las herramientas de cronometraje que tiene en su lugar para los trabajadores por hora (no exentos), ingrese o reporte el número de horas para cada uno. Los trabajadores asalariados (exentos) no tienen que reportar sus horas. Se les paga la misma cantidad cada semana.,
Nota: Si está haciendo costos de trabajo en su contabilidad, todavía querrá que los empleados asalariados hagan un seguimiento de sus horas. No tendrá en cuenta en su pago semanal, pero usted querrá ser capaz de asignar con precisión el tiempo a los trabajos para entender los costos. Considere usar un programa de seguimiento de tiempo que se sincronice con su software de contabilidad del libro mayor general para producir estos informes. Muchos tendrán una sincronización con su nómina, así que puede usarlos para empleados asalariados y por hora por igual.,
conservar los registros requeridos
ciertos registros relacionados con la nómina deben conservarse para fines del IRS. Como regla general, debe conservar todos los registros de las personas que están empleadas activamente, independientemente de la duración de su mandato. Muchos registros deben conservarse durante un cierto período Después de la terminación del empleo. Por ejemplo, los registros de impuestos laborales deben conservarse durante al menos cuatro años. Instrucciones específicas están disponibles a través del IRS.,
calcular y Pagar Impuestos Federales y estatales sobre la nómina
finalmente, usted como empleador es responsable de hacer pagos de impuestos sobre la nómina y producir ciertos informes. Por lo general, los informes deben presentarse trimestralmente o anualmente. Utilice los recursos disponibles a través del IRS y la oficina de impuestos de su estado para asegurarse de que todos los impuestos e informes se manejen adecuadamente.
la nómina precisa y puntual es una de las responsabilidades más importantes de su negocio. En primer lugar, los errores de nómina son una forma segura de molestar a los empleados., En segundo lugar, los errores fiscales pueden resultar en multas y sanciones significativas. Considere cuidadosamente cómo se manejará su nómina para asegurarse de evitar las trampas más comunes.,