bosquejar políticas y procedimientos para sacar el máximo provecho de las donaciones en especie
aunque las organizaciones sin fines de lucro a menudo se centran en la adquisición de donaciones en efectivo, las donaciones de los donantes pueden venir en muchas formas. Si su organización sin fines de lucro recibe contribuciones en especie, aquí encontrará ayuda para comprender su valor y saber cómo administrarlas.,
debido a la pandemia, las donaciones en especie pueden tener un impacto aún más pronunciado en su estabilidad financiera
definiendo las contribuciones en especie
las contribuciones en especie son donaciones de bienes, servicios o tiempo, en lugar de dinero en efectivo.
Los bienes tangibles incluyen cosas como equipos, libros, automóviles, ropa, muebles y suministros. Los bienes también pueden ser intangibles, como la publicidad, las patentes, las regalías y los derechos de autor. Los bienes pueden ser usados, excedentes, nuevos o incluso prestados.,
los servicios en especie son servicios profesionales donados por grupos como corporaciones, pequeñas empresas, vendedores, universidades, profesionales individuales o comerciantes. Por ejemplo, su organización podría recibir apoyo de transporte o publicación.
una donación en especie que implica tiempo se produce cuando las personas dan su tiempo de forma gratuita o para el pago de un tercero en nombre de la organización sin fines de lucro. Un empleador también podría prestar a los empleados pagados para ayudar a apoyar a una organización sin fines de lucro.,
las contribuciones en especie como fuente de ingresos y más
las contribuciones en especie pueden ser una fuente importante de ingresos sin fines de lucro, especialmente en tiempos de recesión económica. Pero hay más.
los regalos en especie pueden ser valiosos si los artículos donados son fundamentales para la misión de su organización, como proporcionar ropa para las personas sin hogar. Otros regalos en especie pueden ayudar a su organización sin fines de lucro a proporcionar sus programas y actividades a un costo reducido. Los regalos en especie pueden incluso liberar el dinero en efectivo de su organización sin fines de lucro para artículos esenciales de operación, como los impuestos sobre la nómina.,
más allá de los ingresos y el ahorro de costos, muchas organizaciones benéficas encuentran que las contribuciones en especie son una manera efectiva de cultivar partidarios y crear capacidad.
establecer el valor de las contribuciones en especie
Cuando su organización sin fines de lucro recibe una donación en especie, debe registrarla como ingreso utilizando el valor razonable de la donación y anotando la fecha de Recepción. El valor razonable es el precio que recibirías por vender un activo o por Transferir un pasivo.
puede determinar el valor de un regalo — o corroborar el valor sugerido por el donante — de varias maneras., Por ejemplo, puede:
- Verificar el precio que pagaría por un bien en el mercado abierto
- Obtener cotizaciones de los competidores para determinar la tarifa vigente
- Utilizar una encuesta salarial para determinar el costo promedio del nivel de habilidad necesario para el servicio donado
Una vez que elija un método de valoración, aplíquelo de manera consistente y divulgue en sus estados financieros.
determinar los beneficios y riesgos de las contribuciones en especie
Es posible que algunos regalos en especie no merezcan la pena y los gastos asociados., Por ejemplo, aceptar ciertos Regalos podría ir en contra de la misión y los valores de su organización o podría no estar equipado para administrar y mantener el valor de un regalo, como los bienes raíces.
¿Cómo puedes saber si un regalo en especie vale la pena? Comience por crear su propia política de aceptación de regalos. Una política escrita puede ayudar a administrar las expectativas de sus donantes y ayudar al personal y a los miembros de la Junta Directiva que podrían estar pidiendo o recibiendo contribuciones.,p>
- tipos específicos de regalos que son apropiados y no apropiados
- cualquier umbral para la aceptación de regalos, como donaciones de una cierta cantidad o valor durante un período específico de tiempo
- detalles sobre cómo se evalúan los regalos y cómo se manejan los regalos inaceptables
- Una declaración que explica que antes de aceptar ciertos tipos de regalos, como bienes raíces, su organización sin fines de lucro realizará una revisión y buscará asesoramiento legal según sea necesario
- Si los regalos pueden ser anónimos
donantes, publique su política en su sitio web o haga que la política esté disponible en copia impresa.,
establecer parámetros para las contribuciones en especie
para administrar eficazmente las donaciones en especie, deberá establecer un proceso para aceptar, documentar y reconocer los regalos.
acuerdos de regalo
si está tratando con un regalo grande en especie dado para Fines Específicos (como suministros de construcción para ayuda en caso de desastre) o un regalo en especie acompañado de solicitudes específicas o complejas del donante, puede usar un acuerdo de regalo por escrito. Esto asegurará que su organización y el donante estén de acuerdo sobre la naturaleza y el propósito del regalo., El documento también puede utilizarse como referencia en caso de que surja una controversia. Si bien no es un documento legal, puede ayudar a garantizar que las expectativas de ambas partes se cumplan con el tiempo.,si corresponde, fecha de finalización
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luego, considere crear un formulario en especie para facilitar el proceso de registro, reporte y reconocimiento de regalos., Pida a sus donantes que proporcionen la siguiente información:
- Una descripción detallada del regalo, anotando si el regalo fue utilizado y, si es así, qué edad tiene y su condición
- La fecha en que el regalo fue recibido por su organización sin fines de lucro
- La información de contacto del donante
- El valor de mercado justo estimado del regalo y cómo se determinó el valor
formularios de reconocimiento de regalo
Qué donantes necesitan reclamar una deducción de impuestos por regalos por valor de más de $250., Además, el envío de un reconocimiento de regalo muestra a sus donantes que valora y aprecia los regalos en especie tanto como las donaciones en efectivo.,hat your nonprofit is a charity that is recognized as tax-exempt by the IRS under section 501(c)(3)
aunque la responsabilidad de valorar una donación en especie cae en el donante, como cortesía, puede reconocer el valor razonable de una donación en especie., Considere un lenguaje como: «si no fuera por su donación, habríamos tenido que gastar _ _ _ _ _ _ _ _ _ para obtener tal artículo.»
Puede proporcionar un reconocimiento de regalo por separado después de cada regalo que reciba o enviar un resumen anual de las contribuciones antes del 31 de enero del año siguiente a la donación. De cualquier manera, es una cortesía común enviar un agradecimiento tan pronto como sea posible después de recibir un regalo, ya sea por correo tradicional o correo electrónico. Dar este paso tranquilizará al donante de que el regalo fue recibido y ayudará a solidificar su relación.,
ejemplos de acuerdos escritos
antes de crear un acuerdo escrito para su organización sin fines de lucro, consulte ejemplos elaborados por otras organizaciones sin fines de lucro.
considere estas políticas de aceptación de regalos de muestra creadas por el Centro de gestión de riesgos sin fines de lucro, que van desde cortas y simples hasta detalladas. Piense en el tipo de regalos en especie que es más probable que le ofrezcan a su organización sin fines de lucro e intente adaptar una muestra para satisfacer sus necesidades específicas.
También puede usar este ejemplo de reconocimiento de una donación sin efectivo de Blue Avocado como punto de partida para sus propias cartas de reconocimiento.,
la Evaluación del impacto de las contribuciones en especie
Evaluar el impacto de las contribuciones en especie puede ser complicado. En la medida de lo posible, realice un seguimiento de las formas específicas en que los regalos en especie ayudan a su organización a lograr objetivos específicos.
por ejemplo, digamos que su organización sin fines de lucro es un museo y su objetivo es aumentar sus ingresos y el número de visitantes anuales en 50,000 en los próximos cinco años. Si su organización recibe 1 10,000 en anuncios y banners en especie, puede atribuir un aumento en los ingresos o el número de visitantes después del primer año al regalo publicitario.,
También puede indicar el impacto de una contribución en especie simplemente mirando lo que habría gastado para pagar un bien o servicio similar y dónde usará ese dinero en su lugar para promover su misión.
finalmente, cubra sus historias de éxito en boletines, sitios de redes sociales y otros materiales de marketing. Esto puede inspirar a otros a intentarlo también.
Este artículo se basa en la experiencia de Grace Davies, una abogada con sede en Minneapolis con especial interés en responsabilidad por productos, negligencia médica y discriminación laboral.
Herbein + Company, Inc.,: Gifts in-kind: the A, B, and C’s of properly recording by Lydia Miller (2014)
Raise-Funds: in-kind gifts: How to acknowledge and recognize them by Tony Poderis
Strengthening Nonprofits: Planning for, securing, and documenting in-kind donations
Energize, Inc.: Servicios Pro-bono/en especie / donados para organizaciones con base en misiones: ¿cuándo, por qué y cómo?, por Jayne Cravens (2016)
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Karen Eber Davis consultoría: ¿puede su organización sin fines de lucro obtener más ingresos?, Las 7 fuentes
Consejo para el avance y el apoyo de la educación: acuerdos de donación
aliados caritativos: ¿puede mi donante tomar una deducción de impuestos por donaciones en especie? por Zachary S. Kester(2014)
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