¿por qué son importantes los informes de Estado?
los mejores informes de estado del proyecto crean responsabilidad y propiedad dentro de su equipo. Descubren problemas, mitigan riesgos y, sobre todo, aseguran que esté en el camino hacia los objetivos de su proyecto.
para los clientes, los informes de estado del proyecto proporcionan valor. Les da confianza de que su dinero está generando valor. Puede hacer que se vean bien a sus jefes., Puede garantizar que la financiación continúe en el futuro. También puede salvar totalmente su culo en que usted tiene un rastro de papel en caso de que las cosas se salgan de los rieles.
Los informes de estado del proyecto se crean después de que el plan del proyecto está en su lugar y las cosas están en movimiento. Si queremos ser súper precisos, es durante el monitoreo & Fase de control. Por lo general, se envían semanalmente o mensualmente. Diablos, incluso puedes hacerlo a diario, pero solo si es necesario.
Los informes de estado del proyecto se pueden entregar en una variedad de métodos. No hay una manera perfecta de hacerlo. Correo., Monitoreo & Controlling. Verbalmente, y luego siguió con un PDF. Las opciones y combinaciones son infinitas.
Los informes de estado del proyecto no lo son, y no deben servir como productores de tareas & PMS lo hacen porque es parte de las responsabilidades del trabajo. Es el deber de un productor / Gerente de Proyecto hacer informes de estado significativos y útiles. No solo para «hacer el informe de estado» que nadie lee.
¿qué incluye un informe de estado del proyecto?,
En su informe de estado, debe incluir lo siguiente:
Nombre del Proyecto / Nombre del Cliente
Este paso debería ser obvio. Asegúrese de registrar para quién es el informe y lo que implica el informe (es decir. qué proyecto).
Project Vision
esta debe ser una frase simple sobre lo que es su proyecto y cuál es el objetivo/visión principal. Una vista de 10.000 pies. La buena noticia, es que una vez que está hecho – usted no tendrá que revisarlo.,
ejemplos:
- lleve a los clientes calificados a «comprar» kombucha a través de dispositivos móviles basados en una interfaz de usuario mejorada.
- Con este proyecto, esperamos aumentar las ventas de kombucha en línea a través de la implementación de una campaña de email marketing por goteo.
- lanzar un sitio web para junio de 2018 que permita a los clientes comprar Killer Kombucha y refleje Killer Kombucha como el producto de mayor calidad & mejor sabor en su categoría.,
Project Health
hay algunas maneras diferentes de girar esto, pero me gusta bastante el «método de semáforo». Verde para siempre. Amarillo para algunos problemas. Rojo para esto es un desastre caliente. Una nota de apoyo siempre es útil.
ejemplos:
- Verde: Hemos obtenido la aprobación en los diseños de correo electrónico de goteo. No hay problemas presupuestarios en este momento.
- Amarillo: los diseños de correo electrónico de goteo necesitan revisiones significativas, por lo tanto, la fecha de entrega final se ha retrasado 1 semana.
- Red: la campaña de correo electrónico de goteo ha cambiado drásticamente de dirección desde que comenzó., Necesitamos establecer una reunión para establecer un wants / wishes para el proyecto.
otro elemento que le recomiendo que incluya sería el proyecto spend & timeline. Al proporcionar a su cliente & actualizaciones regulares del equipo sobre el rendimiento del proyecto en comparación con el presupuesto y el cronograma, fomentará la conciencia e impulsará el valor de los esfuerzos del proyecto. Este también es un gran registro para que pueda ver las tendencias y evitar que su proyecto se salga de los senderos.,
lo que completamos este marco de tiempo
estos deben aparecer en formato de viñeta. Mantenga estos cortos & simples. No son entradas para Jira. No expliques el» cómo » solo qué.
ejemplo:
- obtuvo la aprobación para 3 diseños de correo electrónico de goteo
- entrega completa al equipo de desarrollo & línea de tiempo de entrega confirmada
lo que planeamos completar el siguiente plazo
claro, preciso lista de tareas aquí presentada en formato de viñeta.,
ejemplo:
- Desarrollar los tres correos electrónicos
- Realizar QA interno & testing
- pasar a client QA & testing
Issues/Roadblocks
aquí es donde puedes levantar cualquier bandera roja u obstáculo que te impida avanzar.
ejemplo:
- si no obtenemos comentarios de los clientes antes del 06/02, estaremos en peligro de no poder enviar el correo electrónico a los consumidores el mismo día que el producto estará disponible en las tiendas.,
Próximas Tareas & Hitos
a 10000 ft vista de lo que está pasando. ¿Hay algo que el espectador debería revisar? ¿Qué sigue?,
ejemplos:
- dd/mm: Client QA & Testing
- DD/mm: implementación de correo electrónico
así es como se ve todo junto:
opcional elementos a incluir en función de su proyecto:
- enlaces a la línea de tiempo de su proyecto
- enlaces a entregables completados
- Elementos de acción
- GIF divertidos, enlaces a listas de reproducción del equipo, etc.,
- Semanal agradecimientos o gratitud a los miembros del equipo y clientes
- Enlaces a artículos de interés/tendencias de la industria
- UN RAID de registro
no Incluyen nada De Esto:
- Lanzar la Sombra
- Blabber
- Preguntas
Cómo Crear Un Proyecto de Informe de Estado
Ahora que usted tiene una lista detallada de todo lo que debe ser incluido en un informe de la situación…es hora de empezar a informar! Aquí hay una guía paso a paso que detalla cómo sentarse y crear un informe de estado.,
recopile sus datos
antes de escribir un informe, debe recopilar la información sobre la que debe informar. Esto significa extraer datos de varias fuentes para que tenga una comprensión completa del plazo, el presupuesto, los eventos y otros elementos que son importantes.
obtenga datos de su software de gestión de proyectos
si está utilizando un software de gestión de proyectos, muchos de los datos clave de su proyecto estarán listos para usar en su informe, como el presupuesto utilizado o las horas gastadas., Estas son algunas de las herramientas principales que recomendaría si aún no está utilizando una:
También puede ver las descripciones completas de estas herramientas de gestión de proyectos.
obtener datos de la línea de tiempo del proyecto
La Línea de tiempo del proyecto debe incluir las fechas, eventos y/o acciones en el orden en que ocurrieron. Este es un excelente primer lugar para buscar información para su informe de estado. Este documento también le recordará los próximos plazos a los que debe llamar la atención.
Compile Información Financiera
lo más probable es que informe sobre costos y presupuestos., Por lo tanto, es imperativo tener estos detalles disponibles cuando se siente a construir su informe de estado. Extraiga de hojas de tiempo, informes de gastos, estados de cuenta bancarios y estimaciones, lo que sea necesario para obtener una imagen financiera completa.
Determine el estado del RAG
querrá informar a su cliente y / o equipo si el proyecto está en buen estado, estancado o en crisis. Sin embargo, primero tiene que hacer su investigación y desarrollar una tesis para el área en la que cae. Depende del gerente del proyecto llamar la atención sobre los cambios de estado, desde rojo (malo), Ámbar (bueno) o verde (todo bien).,
Check-In con tu equipo
ahora tienes la información que A) conoces y B) has considerado importante. Pero tal vez sea aconsejable consultar con tu equipo y ver si tienen actualizaciones o detalles adicionales que agregar.
fuente de una plantilla de informe de estado (opcional)
no es necesario crear un informe de estado desde cero. Al igual que muchos tipos de documentos, hay una amplia gama de plantillas disponibles para que las utilice si así lo desea. Simplemente cambie el logotipo del lugar de retención por el logotipo de su empresa y listo para comenzar a informar.,
Conozca a continuación la plantilla de informe de estado del proyecto en la membresía de DPM.
esbozar segmentos clave
para su propia cordura, revise todo el documento y deje notas cortas de 3-4 palabras en las categorías principales para ayudarlo a guiarlo como un esbozo. Es demasiado fácil olvidar algo o irse por la tangente. Su esquema ayudará a mantener las cosas en el camino.
Resumen
La primera sección que se desea exponer es el resumen del informe. A diferencia del resto de su esquema, es posible que desee construir 2-3 oraciones completas y prístinas aquí., Esto va a dictar el tono y la dirección que tomará el resto del informe.
Ejemplo: este informe describirá el estado actual del proyecto de marketing en línea para Killer Kombucha. Tocaremos el estado de la campaña de email marketing por goteo, con un enfoque en las tareas de diseño actuales y la segmentación de las listas de audiencia.
Los Elementos Clave/Hitos
Anote 2-3 elementos clave y/o hitos que vas a abordar en su informe. Usted no será capaz de tocar en cada pequeño detalle de su trabajo por lo que debe elegir un enfoque coherente.,
ejemplo:
- imagen de encabezado e-blast aprobada
- esperando las revisiones del texto del cuerpo del cliente
- recomendaciones de segmentación de audiencia finalizadas
las notas & enlaces
¿algo más que agregar? Algo que usted quiere enlace? ¿Tienes un pensamiento que no encaja en otra parte? Deja una nota aquí.
escribe un primer borrador feo
Lo primero que vas a hacer – es crear un primer borrador feo de tu informe de estado., Aprendí sobre el feo primer borrador de «Everybody Writes» de Ann Handley y lo he aplicado a muchos esfuerzos como PM.
Básicamente, aquí es donde usted acaba de vomitar palabra todo lo que sabe sobre el proyecto dentro de su plantilla de conjunto. Para mí, este es el momento en el que pienso en lo que está pasando. Este ejercicio es importante porque permite pensar y digerir los acontecimientos en su proyecto. Le permite volcar toda la información, sin castigarse a sí mismo para editar y formatear en el camino.
entonces, tómate un descanso.,
edita tu trabajo
vuelve y edita tu informe de estado. Desea asegurarse de que su informe de Estado sea preciso y esté libre de errores. Enviar informes perfectos muestra a sus clientes y equipo que ha puesto tiempo y pensamiento en el informe de estado, que es importante y de valor. Los errores simples pueden enviar el mensaje de que no te importa.,
verifique que su informe de estado incluya lo siguiente:
- Nombre del proyecto/nombre del cliente
- Visión del proyecto
- salud del proyecto
- Lo que se completó recientemente
- Lo que planea completar a continuación
- problemas/obstáculos
- próximas tareas & hitos
también…..
- corta la palabra grasa. ¿Puedes decir las cosas más simples? Más directo?
- corregir la gramática, puntuación, ortografía
- añadir en cualquier cosa que se olvidó, o que ha cambiado desde su primer borrador.
- ¿Puedes bajar a una página?, No es necesario – pero esto le ayudará a evitar la sobrecarga de información.
Send & Deliver
ahora ha creado su informe de estado del proyecto y está listo para enviar. ¡Bien hecho! Aquí hay algunos consejos para asegurarse de que sea recibido positivamente por el equipo y su cliente.
agregue azúcar antes de enviar
lo importante aquí es que distribuya a su equipo y clientes con un poco de «azúcar». Aprendí esta valiosa habilidad de un jefe hace unos años. Sea complementario. Sé Amable. Sal de tu camino para entregar este informe de estado con una dosis de alegría escrita., En otras palabras, evite sonar como un robot.
sus informes de estado del proyecto se recibirán de manera más positiva con una nota reflexiva en lugar de solo un enlace a «mira aquí» que envía un mensaje a los demás de que el documento no es importante.
entregar junto con una reunión de Estado
es común que los informes de estado se emitan al mismo tiempo que una reunión de informe de estado. Sirve como un programa general y deja un tema para otros., Esto no es necesario, pero sin duda ofrece una gran oportunidad para el equipo y/o cliente para discutir el proyecto y uplevel los riesgos, retos y preocupaciones. Vuelva a emitir el informe de estado si se han realizado cambios durante la reunión de estado.
formas efectivas de enviar un informe de Estado
Slack, email, basecamp, Teamweek, etc. Elige un método y apégate a él. Intentaría animarte a evitar enviar múltiples medios para que crees menos trabajo para ti mismo y te asegures de que la audiencia sepa cómo y cuándo se entregará.,
confirme la recepción& Engagement
lo último que puede hacer es «enviar» el informe de estado y retirar. Su equipo y cliente son responsables de leerlo – es su trabajo hacer un seguimiento para hacer cumplir esa responsabilidad.
pide a la audiencia de tu informe que confirme que lo ha leído en un plazo de 24 horas. Un simple» lo tengo » o un emoji de pulgar hacia arriba a través de Slack es genial. ¿Tienen preguntas? Desea asegurarse de que el informe de estado del proyecto se está leyendo y es una herramienta eficaz para la comunicación del proyecto.,
cualquiera que no responda-haga un seguimiento directamente. No respondas a todos y los llames. Eso es mala forma.
enjuague & repetir (+ feedback)!
El último consejo que tengo es pedirle a tu audiencia que proporcione comentarios. Este es un documento para ellos. Debes asegurarte de que está ayudando, no lastimando.
Haga Check-in de vez en cuando para ver si hay algo que pueda cortar, incluir o mejorar para que sus informes de estado sirvan mejor a su equipo y clientes.,
Informe de estado del proyecto mejores prácticas
bien, ahora que sabemos lo que es, lo que incluye y cómo hacer uno: aquí hay algunas cosas que hacer y no hacer en general para ayudarlo a guiarlo. Aquí está mi mejor consejo para elaborar un informe de estado para las edades:
acomodar diferentes estilos de aprendizaje
recuerde: no todos pueden leer un documento de texto completo y tenerlo pegado. Incluye texto, notas de anotaciones, elementos visuales y enlaces en tu informe de estado para resaltar áreas importantes. Además, programe algunos facetime de cliente con cada informe., Hablar y hacer preguntas sobre la marcha tendrá un mayor impacto para su cliente.
Mantenga las cosas simples, Estúpido! (Beso)
Ah, sí – el buen ol ‘ K. I. S. S. Director. Mantenga el informe de estado simple, por el bien de su cliente y el suyo. Si un informe de estado está tomando demasiado tiempo para crear o Leer, está disminuyendo la probabilidad de que estas cosas van a suceder (o, al menos, suceder con cualquier nivel de precisión).,
Manténgase responsable programando reuniones de estado recurrentes
el primer informe de estado + reunión puede parecer un poco complicado, pero solo se vuelve más fácil a medida que pasa el tiempo. Pronto, caerás en una rutina que hace que sea natural crear y compartir un informe de estado. Programe reuniones de estado recurrentes de inmediato, no cuando esté listo para ellas, para responsabilizarse de una fecha límite.
intenta hacer que las reuniones de Estado sean un poco más divertidas
la interacción humana nos hace, bueno, humanos. Tómese un breve momento para ponerse al día con las cosas no relacionadas con el trabajo., Rompe el hielo con algo casual y memorable, solo mantente alejado de temas de» paso en falso » como el chisme o la política. Sea un oyente activo y haga un esfuerzo para conversar de una manera que se sienta natural, no como si tuviera una agenda.
siempre tenga un informe de estado sobre la marcha
no deje sus preparativos de informe de estado hasta el último minuto. En su lugar, tenga un documento en curso al que pueda agregar a medida que suceden los eventos en tiempo real. Piénsalo de esta manera: si alguien necesita un informe de estado inmediato de la nada, quieres algo que puedas mostrarle de inmediato. ¡Siempre esté preparado!,