¿Cómo está su sistema de presentación? Frustrante? ¿Crees que es muy difícil recordar dónde van las cosas? ¿Alguna vez tienes problemas para encontrar un documento específico una vez que lo has guardado? Incluso puede tener tres o cuatro archivos que contienen la misma información, pero están etiquetados de manera diferente – ¡Qué desastre!
solucionar El Problema
¿Qué causa la caída de un sistema de presentación? Lo más probable es que no fuera mucho de un «sistema» para empezar., Lo más probable es que solo fuera una variedad aleatoria de archivos individuales que realmente no tenían conexión entre sí.
para crear un sistema de archivo realmente efectivo, debe comenzar con un plan.Simplemente pegar una etiqueta en una carpeta no lo cortará. Sin embargo, no se preocupe; vamos a configurar un sistema de archivo que pueda acomodar cualquier tipo de papel – hogar u oficina., Para los suministros todo lo que realmente necesita son varios colores de 2/5 carpetas de colores cuttab, y algunas carpetas colgantes inferiores de la caja
creando categorías de archivos
mire su sistema de archivo actual (o esa pila de papel que ha estado significando archivar durante meses) y comience a ordenar sus documentos en categorías amplias.»Finanzas» podría ser una; «cosas de la casa» podría ser otra. En este punto, no nos estamos centrando en los detalles de su sistema de archivo. Francamente, no importa si es una factura de tarjeta de crédito o un extracto bancario en este momento. Nos preocuparemos por esas distinciones más adelante.,
Subcategorización
elija una de sus pilas de «categoría principal» y ordenémosla de nuevo.Esta vez, piensa en dividir tu trabajo en subcategorías más pequeñas. Por ejemplo, su pila de » Finanzas «podría dividirse en:
- cuenta de ahorros
- cuenta de cheques
- préstamo estudiantil
- cuenta de tarjeta de crédito
sea específico; no solo diga que son»estados de cuenta bancarios». Determine a qué cuenta pertenecen y divida cada una en una pila separada. No queremos que ningún archivo se «bunking» con otros archivos-cada uno tiene su propio separatefolder.,
Color Coding
a cada categoría principal de papeleo se le debe asignar un color diferente (yourchoice) – y luego vamos a poner cada una de sus subcategorías en una carpeta de archivo de cambio individual. En el ejemplo anterior, «Finanzas» podría ser verde, y cada una de sus cuentas obtiene una carpeta de archivos Verde separada. Parece una pequeñez, pero la codificación por colores de su sistema le ahorrará una gran cantidad de tiempo para rellenar y recuperar documentos.
ser capaz de mirar en su cajón de archivos y ver distintos cuerpos de información rotos por el color solo tiene sentido para su cerebro., Cuando usted sabe que su sección financiera es verde, su sección de la casa es azul y su coche papersare en rojo, usted ni siquiera tiene que pensar porque su mano apenas naturallygoes a la parte derecha de su cajón del archivo.
creación de etiquetas
Ahora que todos tienen su propia carpeta de color, necesitamos etiquetar cada archivo.Al crear tus etiquetas, pasa de general A específico. No me digas que estás presentando papeleo para tu «tarjeta de crédito Visa» – llámalo «tarjeta de crédito: Visa».,Cuando organice sus carpetas alfabéticamente, todos los archivos de » tarjeta de crédito «(sin importar cuántos tenga) estarán juntos en su sección de» Finanzas».
nuestro objetivo es mantener los archivos relacionados muy cerca unos de otros. Haga esto una y otra vez para cada agrupación de archivos hasta que haya etiquetado cada archivo en cada categoría principal. Yo personalmente uso las etiquetas Viewables ® porque son limpias, fáciles de leer y puedo imprimirlas desde mi computadora.,
llenar su cajón
todo lo que tiene que hacer ahora es poner los archivos dentro de cada categoría principal en orden alfabético, y luego poner las categorías principales en el cajón en orden alfabético.
coloque las carpetas de colores en las carpetas inferiores de la caja colgante para mantenerlas derechas en el cajón. Las pestañas de corte 2/5 se muestran por encima de los archivos colgantes, y las pestañas están en línea recta para facilitar la lectura.
siempre que necesite encontrar un documento o poner algo en una carpeta, simplemente busque primero la categoría principal correcta (fácilmente identificada tanto por las etiquetas como por el color)., Con el sistema de archivo correcto, es fácil poner sus manos en el archivo correcto sin mucha búsqueda.
Por Ramona Creel
vea o escuche sobre cómo configurar un sistema de archivo efectivo en el Podcast «Keeping You Organized».