Las listas de tareas pendientes son una excelente manera de realizar un seguimiento de las tareas pendientes, pero pueden ser motivadores pobres. A menudo terminan demasiado largos, demasiado cortos, demasiado vagos, demasiado confusos, demasiado comprometidos, difíciles de manejar, rancios y olvidados, o incluso demasiado meticulosamente planificados.
no parece una práctica complicada—escribir algunas cosas que quieres hacer cada día – pero muy a menudo lo es.,
si has encontrado que tu simple lista de tareas pendientes no es nada, usa una o más de estas siete técnicas para crear una mejor lista de tareas pendientes.
tenga en cuenta por qué cada tarea pendiente en su lista es importante
para muchos de nosotros, las listas de tareas pendientes se sienten como grilletes. Nos hacen miserables y consumen nuestra energía en lugar de motivarnos a hacer más.,
Art Markman, profesor de psicología y marketing en la Universidad de Texas en Austin, dice que esto se debe a que nuestras listas de tareas pendientes a menudo son solo colecciones de tareas aburridas, estresantes o banales:
Si te enfrentas a ti mismo cada día con recordatorios de solo las partes menos agradables de tu trabajo, probablemente terminará minando tu motivación para venir a trabajar.
Si eso suena como su lista de tareas pendientes, Markman sugiere una solución muy simple: reformular su lista para centrarse en su propósito más grande en el trabajo., Si conecta las tareas de su lista de tareas pendientes con su propósito más grande, se sentirán menos aburridas y banales y más importantes y motivadoras.
considere agregar una oración a cada tarea en su lista de tareas pendientes que explique el valor de completar esa tarea. Si puedes definir claramente por qué es necesario realizar una tarea, Te sentirás más motivado para completarla.
eliminar tareas de bajo / sin valor y tareas agradables
otro beneficio de definir el valor de las tareas en su lista de tareas pendientes: le ayuda a encontrar las tareas que probablemente no vale la pena hacer., Si no puede averiguar qué valor proporcionará completar una tarea, probablemente debería eliminarla de su lista.
uno de los problemas más comunes con las listas de tareas pendientes es que son abrumadoras. Cuando agregas constantemente nuevas tareas a tu lista a medida que aparecen en tu cabeza, a menudo terminas con docenas o cientos de tareas pendientes.
Todos los días, tienes que analizar todos esos elementos para decidir en qué enfocarte a continuación. Y cada día, el creciente tamaño de su lista Lo estresa. Puede que nunca los superes todos.,
eliminar tareas de bajo valor, sin valor y agradables de tu lista te ayuda a crear una mejor lista de tareas porque hace que tu lista sea más manejable, menos estresante y más skimmable. Mantiene sus tareas más urgentes e importantes en la mente y le ayuda a evitar distraerse con tareas que no mueven la aguja.,
y si te preocupa que pierdas la pista de las tareas para las que eventualmente quieras hacer tiempo eliminándolas de tu lista, puedes usar una herramienta como MeisterTask para mover esas tareas pendientes a su propia lista «algún día» que puedes revisar ocasionalmente cuando te hayas quedado sin cosas que hacer.
esto mantiene sus listas de tareas importantes y sin importancia separadas, pero le permite realizar un seguimiento de las tareas pendientes que podría querer abordar cuando el trabajo es lento.,
crear una lista de tareas pendientes para cada semana o cada día
si has eliminado todas las tareas de tu lista de tareas pendientes que no valen, que son de bajo valor y que son agradables y aún te resultan abrumadoras, considera usar una de las siguientes técnicas de priorización para crear una lista de tareas pendientes individual para cada semana o día:
- MITs-Zen to Done’s Leo Babauta recomienda comenzar cada día eligiendo entre una y tres tareas en las que te centrarás ese día. Estas son sus tareas más importantes (MITs), y no debe trabajar en nada más hasta que esas tareas estén completas.,
- Método Ivy Lee: al final de cada día de trabajo, elija seis tareas en las que centrarse mañana, ordénelas en prioridad del 1 al 6 y luego trabaje en esas tareas en orden de prioridad al día siguiente hasta que se completen las seis tareas.
- 1-3-9-al comienzo de cada jornada laboral, elija 13 tareas para centrarse en ese día: una tarea de alta prioridad, tres tareas de prioridad media y nueve tareas de prioridad baja. Completar primero la tarea de alta prioridad, seguida de las tareas de prioridad media y, finalmente, las tareas de baja prioridad.,
dependiendo del tamaño de sus tareas, puede completar estos ejercicios al comienzo de cada día o al comienzo de cada semana. Si sus tareas tardan solo unas horas en completarse, todos los días deberían funcionar bien. Si en su mayoría tiene tareas de varios días, planifique y priorice semanalmente.
al usar estos métodos, ayuda tener una herramienta de Lista de tareas que hace que sea fácil arrastrar y soltar sus tareas pendientes en diferentes carriles. Por ejemplo, así es como puedes configurar MeisterTask para que funcione perfectamente para el método 1-3-9.,
dividir las tareas pendientes grandes en tareas pendientes más pequeñas
Una de las formas más rápidas de sentirse abrumado al mirar su lista de tareas pendientes es tener una lista llena de tareas monstruosas que tardarán semanas en completarse.
digamos que una de tus tareas es » plan 2020 calendario editorial.,»Esa es una empresa masiva compuesta de muchas tareas más pequeñas como:
- realizar investigación de palabras clave
- realizar investigación competitiva
- auditar y catalogar contenido existente
- revisar ideas backlog
- solicitar ideas de servicio al cliente y ventas
- pedir ideas a los clientes
- Evaluar todas las ideas
- Crear calendario
línea de tareas pendientes.
en lugar de tener muchas tareas muy grandes en sus listas, pase algún tiempo dividiendo esas tareas grandes en los componentes completables más pequeños.,
esto no solo hará que sea más fácil planificar sus días y semanas, sino que también le dará la satisfacción de ver más artículos completados en su lista, Lo que debería ayudarlo a seguir trabajando en su lista.,
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escriba una lista de «lo que probablemente haré»
Mark Forster, el autor de muchos libros de productividad, una vez realizó un experimento de productividad donde escribió su lista de tareas pendientes para el día y luego guardarlo en un cajón. Forster esperaba que escribir la lista sería suficiente para que recordara lo que había en ella y lo hiciera todo.,
tristemente, cuando el final del día rodó alrededor, Forster sacó la lista de su cajón y se dio cuenta de que no había hecho ni una sola tarea en la lista!
pensando en Por qué el experimento falló, a Forster se le ocurrió otro enfoque: al día siguiente, escribió una lista de lo que pensaba que realmente haría. Esta era más una lista de predicciones que el tipo de Lista de deseos esperanzados que la mayoría de nosotros hacemos para nuestras listas de tareas diarias.
de nuevo, Forster guardó la lista en el cajón. Pero esta vez, se las arregló Para completar todas las tareas de la lista—y todo sin mirarlo una vez!,
El truco para este enfoque, dice Forster, es hacer la lista en respuesta a la pregunta:
¿qué creo que voy a hacer hoy?
hacer esa pregunta cambia la forma en que te acercas a crear una lista de tareas para el día. En lugar de planificar en base a lo que esperas lograr, planifica en base a lo que crees que realmente lograrás, lo que te ayuda a crear un plan mejor y más realista.,
Usando este enfoque, Forster descubrió que no solo hacía más durante el día, sino que incluso se las arreglaba para superar algunas tareas que había estado posponiendo durante mucho tiempo.
Si encuentra que su realidad rara vez coincide con el plan que hace con anticipación, intente hacer su lista de tareas pendientes en respuesta a la pregunta de Forster y vea qué diferencia hace a su productividad.
haga pública su lista de tareas pendientes
Si bien puede no ser práctico para cada lista de tareas pendientes, otra forma de escribir una mejor lista de tareas pendientes es hacer pública su lista para que cualquiera pueda verla.,
esto es algo que el desarrollador de software Joe Reddington hizo en 2016, diciendo: «Ha sido el cambio más efectivo en mi productividad en al menos dos, posiblemente cinco años.»
¿Por qué una lista pública de tareas tiene un efecto tan grande en la productividad de Reddington? Se trataba de cómo escribía su lista de tareas pendientes.
tan pronto como hizo pública la lista y se dio cuenta de que otras personas podían leerla, Reddington vio cosas que había pasado por alto cuando la lista era privada. Había incluido tareas duplicadas, tareas escritas como preguntas en lugar de declaraciones sobre las que podía actuar, y tenía muchas tareas mal escritas en su lista.,
Reddington repasó su lista y reescribió muchas de sus tareas, además de eliminar duplicados. El proceso de reescribir las tareas para que tuvieran sentido para otras personas, dijo Reddington, lo hizo pensar en ellas cuidadosamente y definirlas mejor:
cuando escribes una tarea pendiente para que otra persona la lea, les dices lo que realmente tiene que suceder, pero cuando lo escribes por ti mismo, te dejas una nota críptica.,
incluso si no desea hacer pública toda su lista de tareas, puede replicar los beneficios del experimento de Reddington imaginando que alguien más leerá su lista de tareas pendientes.
escribir tus tareas como si fueran a ser leídas por otra persona te obligará a articularlas y definirlas más claramente, haciendo que sea más fácil y rápido actuar sobre ellas más tarde.
Dibuja tu lista de tareas
¿quieres recordar lo que tienes que hacer en lugar de tener que hacer referencia a una lista constantemente?, Si es así, probablemente tendrá la mejor oportunidad de recordar lo que necesita hacer si dibuja su lista de tareas pendientes en lugar de simplemente escribir tareas.
en un estudio de 2016, los investigadores dieron a las personas 40 segundos para dibujar palabras o escribirlas repetidamente. Después de dibujar / escribir una variedad de palabras, se les pidió a los participantes que recordaran las palabras. Los que habían dibujado las palabras recordaron más del doble de palabras que los que escribieron sus palabras.
los investigadores creen que la diferencia puede deberse a cuántas habilidades diferentes usamos al dibujar., Tenemos que imaginar el elemento en nuestra mente, pensar en sus propiedades físicas para averiguar cómo representarlo en un dibujo, y usar nuestras habilidades motoras para dibujarlo en la página.
los autores del estudio dicen que esta combinación puede hacernos crear una memoria más fuerte de la palabra:
creemos que el beneficio surge porque el dibujo ayuda a crear una traza de memoria más cohesiva que integra mejor la información visual, motora y semántica.,
así que si descubres que no estás haciendo lo suficiente porque olvidas lo que has planeado para el día—o estás perdiendo el tiempo mirando tu lista de tareas una y otra vez durante el día-intenta dibujarla en su lugar. Es posible que se sorprenda de lo mejor que recuerda todo lo que quería hacer.
si dibujar no es tu fuerte, también puedes intentar usar una herramienta de mapeo mental como MindMeister para crear listas de tareas más visuales.,
la naturaleza visual de un mapa mental lo ayudará a crear una imagen en su mente de las cosas que necesita hacer, y también puede adjuntar imágenes a su mapa mental para obtener señales aún más visuales a las que hacer referencia cuando esté tratando de recordar lo que debe hacerse.
empezar a construir una mejor lista de tareas
mientras que las técnicas adecuadas sin duda puede ayudar a construir una mejor lista de tareas, las herramientas adecuadas pueden ayudar, también. Si está buscando una mejor herramienta de tareas pendientes, considere usar MindMeister y MeisterTask juntos.,
la herramienta de mapeo mental MindMeister facilita la creación de listas visuales de tareas pendientes, la lluvia de ideas de las tareas que debe realizar y la división de tareas grandes en componentes más pequeños.
luego, con la integración de MindMeister-MeisterTask, puede enviar sus tareas directamente a la herramienta de administración de tareas MeisterTask, donde puede planificar sus días utilizando MITs o 1-3-9 y compartir su lista de tareas pendientes con otros.
con las técnicas adecuadas y las herramientas adecuadas, estará bien encaminado hacia una mejor lista de tareas pendientes.,
publicado originalmente en noviembre de 2016, este post se ha actualizado con algunos consejos adicionales sobre cómo construir una mejor lista de tareas pendientes.
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