mantener sus documentos electrónicos organizados puede ser una gran tarea en el mundo «cableado» de hoy.
además de almacenar documentos localmente en equipos de escritorio, portátiles o dispositivos móviles, cada vez más empresas utilizan la nube para aplicaciones empresariales básicas y almacenamiento de archivos.
lo que complica aún más el problema del almacenamiento es la necesidad de que muchas empresas compartan documentos entre empleados., Dentro de una oficina, esto generalmente se logra mediante el uso de un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Si se requiere acceso móvil compartido, los documentos se pueden almacenar en la nube y compartir asignando permisos de acceso.
el resultado de todo esto puede ser una pesadilla de gestión de archivos con algunos de los documentos de una persona almacenados en la nube y algunos localmente, e incluso documentos individuales almacenados solo en un lugar u otro.,
la Organización Es la Clave para la Gestión Electrónica de Archivos
Donde se almacenan los documentos es importante para mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión electrónica de archivos es garantizar que pueda encontrar lo que está buscando, incluso si lo está buscando años después de su creación.
La mayoría de las personas de negocios han estado en un momento u otro en la posición embarazosa de tener una llamada de cliente y no poder localizar rápidamente la factura relevante u otros documentos importantes del cliente., Igualmente molesto es revolotear al final del año tratando de encontrar documentos relacionados con las cuentas de la empresa para el contador o, peor aún, el recaudador de impuestos.
la organización adecuada de los documentos digitales es especialmente crítica en un entorno compartido , si uno de sus empleados está ausente (¡temporal o permanentemente!) usted debe ser capaz de localizar fácilmente cualquier documento creado o administrado por esa persona.
la posible pérdida de problemas de datos con los empleados descontentos que se van es una razón más para proteger los datos de su negocio.,
estos consejos de administración de archivos le ayudarán a mantener sus archivos accesibles:
1. Use las carpetas de instalación predeterminadas para archivos de programa
Use las ubicaciones de archivo predeterminadas al instalar programas de aplicación. En Windows, por convención los archivos de programa de la aplicación residen en el directorio (letra de unidad:)->Archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.
2. Un lugar para todos los documentos
Coloque todos los documentos en una sola carpeta «raíz»., Para un solo usuario en un entorno Windows, la ubicación predeterminada es la carpeta Mis documentos.
en un entorno de intercambio de archivos intente hacer lo mismo. Cree una sola carpeta raíz (llamada «documentos compartidos», por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una única ubicación para todos los documentos electrónicos hace que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad y archivos.
3. Cree carpetas en una jerarquía lógica
Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo., Use un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; no querrá estar mirando esta lista de carpetas en el futuro y preguntándose qué significa «TFK» o cualquier otra abreviatura interesante que haya inventado.
4. Anida carpetas dentro de carpetas
cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales según sea necesario. Por ejemplo, una carpeta llamada «facturas» podría contener carpetas llamadas «2018», «2017» y «2016». Una carpeta con el nombre de un cliente puede incluir las carpetas «datos del cliente»y » correspondencia»., El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta en lugar de tener un montón de archivos huérfanos en la lista.
no cree complejo, profundamente capas de las estructuras de carpetas. Siempre que sea posible, utilice nombres de archivo descriptivos en su lugar.
5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos
Use nombres de archivo descriptivos para una fácil identificación y recuperación, pero no se exceda: los nombres de archivo/ruta tienen límites de longitud que varían entre los sistemas operativos.
en Windows la longitud máxima de la ruta completa para un archivo (p. ej., la letra de unidad + nombres de carpeta + nombre de archivo) es de 260 caracteres. Use abreviaturas comunes siempre que sea posible, como Enero para enero o Corp para Corporación.
6. Sea específico
dé a los archivos electrónicos nombres lógicos y específicos e incluya fechas en los nombres de los archivos si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Entonces, si el documento es una carta a un cliente recordándole que el pago está vencido, llámelo algo como «overdue_20180115″; en lugar de algo como»carta»., ¿Cómo sabrás a quién se dirige la carta sin abrirla?
si comparte archivos por correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que desee que el nombre del archivo incluya información más específica, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido.
por ejemplo, si su documento reside en Mis Documentos \ facturas\2017 \ clientes \ Doe_John_20180416.doc y el archivo es compartido o enviado por correo electrónico todo el destinatario verá es el Doe_John_20170416.doc y puede no ser capaz de decir que el archivo es una factura de cliente sin abrirlo.
7., File as You Go
el mejor momento para archivar un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que acostúmbrate a usar el cuadro de diálogo» Guardar como » para archivar tu documento y nombrarlo, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.
8. Ordene sus archivos para su conveniencia
si hay carpetas o archivos que usa mucho, oblíguelos a la parte superior de la lista de archivos renombrándolos con a ! o un AA Al principio del nombre del archivo.
9., Eliminar sus archivos regularmente
a veces lo que es viejo es obvio como en el ejemplo de la carpeta llamada «facturas» arriba. Si no lo es, Mantenga sus carpetas despejadas borrando los archivos antiguos.
no elimine los archivos relacionados con la empresa a menos que esté absolutamente seguro de que nunca más necesitará el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas bajo su carpeta raíz, cree una carpeta llamada «antigua» o «inactiva» y mueva los archivos antiguos a ella cuando se encuentre con ellos.
10., Realice copias de seguridad de sus archivos regularmente
ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en cinta, es importante configurar y seguir un régimen de copia de seguridad regular.
una buena gestión de archivos hace que encontrar lo que desea sea fácil
la gestión de documentos electrónicos debe ser parte de una estrategia general de gestión de documentos para su negocio. Un plan de gestión de documentos adecuado debe incluir todos los aspectos del manejo de documentos, incluido el almacenamiento, la recuperación, las copias de seguridad y la seguridad.,
la función de búsqueda es una cosa maravillosa, pero nunca coincidirá con la facilidad de poder ir directamente a una carpeta o archivo. Si sigues estos consejos de administración de archivos consistentemente, incluso si no sabes dónde está algo, sabes dónde debería estar, una gran ventaja cuando se trata de encontrar lo que estás buscando. Las buenas prácticas de gestión de archivos le ahorrarán tiempo y dinero a su empresa.,