Es gibt 10 grundlegende Rollen und Verantwortlichkeiten für einen gemeinnützigen Board.
1. Bestimmen Sie die Mission und den Zweck der Organisation
Ihr Vorstand ist für die Bestimmung der Mission der Organisation verantwortlich. Normalerweise scheint das etwas zu sein, was sie während der Startphase der gemeinnützigen Organisation tun würden, aber Missionen können sich im Laufe der Zeit ändern., Während des Wachstums Ihrer gemeinnützigen Organisation ist Ihr Vorstand dafür verantwortlich, die Organisation so zu konzentrieren, dass kein Missionskriechen auftritt. Vorstandsmitglieder sollten Ihnen bei der Entscheidung helfen können, ob die Programme und Dienstleistungen, die Sie derzeit haben, für die Mission relevant sind. Sie sollten auch dazu beitragen, neue Programme und Dienste zu erstellen, die Ihre Mission erfüllen, und die Mittel aufbringen, um Ihre Träume am Leben zu erhalten.
2. Wählen Sie den Geschäftsführer
Der gemeinnützige Verwaltungsrat ist für die Einstellung und Überwachung des Geschäftsführers oder CEO der gemeinnützigen Organisation verantwortlich., Zunächst wird die Rolle des Geschäftsführers vom Gründer besetzt. Später muss der Vorstand möglicherweise einen Geschäftsführer einstellen und einstellen und über eine Gehaltsskala entscheiden. In jedem Fall hat der Vorstand einen Mitarbeiter zu beaufsichtigen: den Executive Director. Der Geschäftsführer ist für die Betreuung von Mitarbeitern und Freiwilligen sowie den laufenden Betrieb verantwortlich. Idealerweise arbeiten Vorstand und Geschäftsführer als Partner zusammen, um die gemeinnützige Organisation zu führen, insbesondere bei Strategieplan, Fundraising und Gesamtbewertung der Organisation.
3., Bereitstellung einer ordnungsgemäßen Finanzaufsicht
Es ist die Aufgabe des Vorstands, der Organisation eine Finanzaufsicht zu gewährleisten. Der Vorstand ist dafür verantwortlich, zu überwachen, wie eng die finanziellen Aktivitäten mit dem tatsächlichen Budget übereinstimmen, und zu prüfen, wie viel Programme und Dienstleistungen kosten und ob diese Kosten angemessen sind. Sie sollten interne Kontrollen einführen und dabei helfen, Richtlinien zu schreiben, um Verlust, Diebstahl oder Verwirrung zu verhindern, indem sie die aktuellen Best Practices anwenden., Sie können beispielsweise eine Richtlinie erstellen, für die zwei Unterschriften auf der Rückseite eines Schecks erforderlich sind, um sicherzustellen, dass niemand Geld vom Bankkonto entfernen kann. Der Vorstand sollte Ihre Bilanz und Gewinn-und Verlustrechnung regelmäßig überprüfen, vorzugsweise monatlich, und sie sind dafür verantwortlich, dass Sie Ihre gesetzlichen und steuerlichen Verpflichtungen erfüllen. Ein Board, das diese Rolle ernst nimmt, kann sehr hilfreich sein, wenn Sie sich an potenzielle Spender wenden, da dies Bedenken darüber lindern kann, wo ihr Geld ausgegeben wird!
4., Stellen Sie sicher, ausreichende Ressourcen
Vorstandsmitglieder sollten Ihre Organisation erfolgreich sein wollen! Und sie sollten bereit sein, Geld zu sammeln, um sicherzustellen, dass die Organisation über die Ressourcen verfügt, die sie zum Erfolg benötigt. Alle Vorstandsmitglieder sollten in gewisser Weise während des Jahres an Fundraising beteiligt sein. Es kann hilfreich sein, Ihre Erwartungen an Vorstandsmitglieder schriftlich zu formulieren, damit klar ist, was Sie als „Teilnahme am Fundraising“ betrachten.“Sie sollten auch anerkennen, dass Ihre Vorstandsmitglieder jeweils unterschiedliche Fähigkeiten und Persönlichkeiten haben und einige besser um Geld bitten können als andere., Versuchen Sie, ihnen einen Ort zu finden, an dem sie sich auszeichnen können, anstatt jedes Vorstandsmitglied zu bitten, denselben Job zu erledigen (was nicht funktioniert). Ermutigen Sie sie, ihre beruflichen und sozialen Beziehungen zu nutzen, um neue Unterstützer an den Tisch zu bringen. Wer weiß, dass sie potenzielle Spender für Ihre Organisation sein könnten? Ihr Vorstand sollte auch persönliche finanzielle Beiträge an die gemeinnützige Organisation leisten, der sie im Vorstand angehören. 100% Board Giving ist wichtig, um Zuschüsse zu erhalten, und lässt die Spender auch wissen, dass der gesamte Vorstand voll hinter der gemeinnützigen Organisation steht.
5., Gewährleistung der rechtlichen und ethischen Integrität und Aufrechterhaltung der Rechenschaftspflicht
Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass die gemeinnützige Organisation mit den Gesetzen arbeitet, die sie auf lokaler, staatlicher und nationaler Ebene regeln. Das kann Dinge wie das Einreichen jährlicher Unternehmensunterlagen an den Staat, das Einreichen von Einnahmen/Steuerinformationen an geeignete Agenturen (in den USA ist es das IRS) und das Erneuern von Aufforderungsgenehmigungen bedeuten. Jedes Vorstandsmitglied sollte mit den Statuten Ihrer Organisation vertraut sein und diese einhalten., Ihre Statuten sind die internen Betriebsregeln der Organisation, und wenn sie veraltet sind oder nicht befolgt werden, ist Ihre gemeinnützige Organisation nicht integer mit sich selbst. Der Vorstand sollte sicherstellen, dass die Organisation über ein System zur Aufbewahrung genauer Aufzeichnungen verfügt, falls diese von Regierungsbehörden oder Spendern angefordert werden. Der Vorstand sollte helfen, einen Ethikkodex für die Organisation zu erstellen und aufrechtzuerhalten. Letztendlich ist Ihr Vorstand dafür verantwortlich, dass die gemeinnützige Organisation alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhält.
6., Stellen Sie eine effektive Organisationsplanung sicher
Der Vorstand ist sowohl für die kurzfristige als auch für die langfristige strategische Planung verantwortlich. In Verbindung mit wichtigen Mitarbeitern und Freiwilligen muss der Vorstand realistische Pläne erstellen, die die Vision der Organisation, die Bedürfnisse der Gemeinschaft und den externen Kontext berücksichtigen, in dem Ihre gemeinnützige Organisation tätig ist. Der Vorstand sollte auch an der Planung der Rechenschaftspflicht und der Bewertung des strategischen Plans beteiligt sein, sobald dieser umgesetzt ist., Dies bedeutet, die Kosten für Betriebsprogramme zu überprüfen, angemessene Kosten und ob Programme oder Dienste initiiert oder eingestellt werden sollten.
7. Rekrutieren und orientieren Sie neue Vorstandsmitglieder und bewerten Sie die Leistung des Vorstands
Der Vorstand ist für die Rekrutierung neuer Vorstandsmitglieder verantwortlich, obwohl dies am besten in Partnerschaft mit Ihrem Geschäftsführer geschieht. Identifizieren Sie zunächst die Fähigkeiten, das Fachwissen und die Verbindungen, die Sie für neue Vorstandsmitglieder benötigen, um Ihre Organisation auf die nächste Ebene zu bringen., Sobald Sie neue Vorstandsmitglieder rekrutieren, ist es die Aufgabe des Vorstands, sie zu orientieren, um ihnen zu helfen, ihre Rollen zu verstehen. Ihre Vorstandsmitglieder mit nur einem Jahr Erfahrung können in diesem Prozess sehr hilfreich sein, da sie die letzten sind, die es durchmachen. Ihr Board sollte auch regelmäßig eine Selbsteinschätzung durchführen, um seine Leistung zu bewerten und Entwicklungsbereiche zu identifizieren. Dies unterscheidet sich von einer Gesamtbewertung der Organisation. Es ist einfach zu bewerten, wie der Vorstand in seiner Rolle effektiver sein könnte. Diese Bewertungen müssen nicht wertend sein oder sich nur auf das Negative konzentrieren., Geben Sie dem Board Raum, um sich für Dinge, die richtig laufen, auf den Rücken zu klopfen! Wenn es Probleme oder Konflikte gibt, können Sie und Ihre Vorstandsmitglieder feststellen, dass ein externer Berater eine große Hilfe bei der Erleichterung der Bewertung sein kann.
8. Verbesserung der öffentlichen Stellung der Organisation
Vorstandsmitglieder sollten immer bereit sein, gut über die Organisation zu sprechen und sich für ihre Dienste einzusetzen. Sie sind eine Brücke zwischen Ihrer gemeinnützigen Organisation und der Community, den Medien und Regierungsstellen., Weil sie ihre Zeit spenden, neigen die Menschen in der Gemeinschaft dazu, die Tatsache zu respektieren, dass sie Teil von etwas sind, an das sie wirklich glauben. Jedes Vorstandsmitglied sollte sich daran erinnern, dass es möglicherweise der einzige Botschafter Ihrer Organisation ist, den einige Leute treffen. Der Vorstand sollte auch daran arbeiten, die öffentliche Marke der Organisation zu schaffen. Zusammen mit dem Exekutivdirektor sollten sie entscheiden, wer der Sprecher der Öffentlichkeit ist, was er sagen soll und wie er mit den Medien interagieren soll.
9., Bestimmen, überwachen und stärken Sie die Programme und Dienste der Organisation
Vorstandsmitglieder sollten detaillierte Kenntnisse darüber haben, wer an Ihren Hauptprogrammen und-diensten teilnimmt oder diese nutzt. Sie sollten nach Partizipationstrends in den Zahlen und Kategorien der bedienten Personen Ausschau halten. Ihr gemeinnütziger Verwaltungsrat hilft Ihnen bei der Entscheidung, welchen Teil des Jahresbudgets für Programme und Dienstleistungen aufgewendet wird, daher ist es wichtig zu wissen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was verbessert werden muss., Ihr Board sollte mit dem Executive Director zusammenarbeiten, um einen Weg zu entwickeln, um den Erfolg Ihrer Programme und die Zufriedenheit der Teilnehmer mit ihren Erfahrungen in Ihren Programmen zu messen.
10. Unterstützen Sie den Chief Executive und bewerten Sie seine Leistung
Ihr Vorstand ist für die jährliche Leistungsbewertung des Executive Director verantwortlich. Der Vorstand sollte einen klaren Prozess für die Durchführung dieser Bewertung erstellen und bestimmte Vorstandsmitglieder identifizieren, die die Bewertung im Namen des gesamten Vorstands durchführen sollen., Jeder sollte sehr klar darüber sein, wann und wie Bewertungen stattfinden sollten, vorzugsweise jedes Jahr zur gleichen Zeit.