beregning af lønningsliste korrekt kan være en udfordring, især når du er en lille virksomhedsejer. Din ekspertise ligger i iværksætteri – ikke nødvendigvis i at holde styr på de forskellige arbejds-og skattelove, der gælder for hver af dine medarbejdere. Uanset om du har en enkelt arbejdstager eller et stort personale, vil opsætning af et nøjagtigt og pålideligt lønningssystem forhindre alvorlige problemer for dine medarbejdere og din virksomhed.,
Ansøg om et arbejdsgiver identifikationsnummer (EIN)
din EIN er et unikt nummer tildelt specifikt til din virksomhed til IRS-formål. Dette nummer identificerer din virksomhed, når du rapporterer oplysninger om dine medarbejdere til føderale og statslige myndigheder. Eksempler på disse oplysninger omfatter samlede indtægter og skatter betalt på deres vegne. Du kan høre EIN benævnt en Form SS-4 eller en skat ID-disse er de samme som EIN.
Ansøg om din EIN via IRS direkte., Den mest bekvemme måde at gennemføre denne transaktion på er gennem en online ansøgning. Ansøgninger accepteres dog også via fa.og mail.
kontroller statslige og lokale regler for yderligere ein-krav
selvom mange stater og lokaliteter accepterer din føderale EIN til identifikation, kræver nogle separate numre til skatteformål. Eksempler inkluderer ne.York, Massachusetts og South Carolina. Du kan bestemme din by og/eller statslige regler ved at besøge den relevante stats small business hjemmeside.,
Forstå Forskellen Mellem Uafhængige leverandør og Medarbejder
uanset Om du anvende uafhængige kontrahenter eller ansatte, der væsentligt påvirker, hvordan indkomst, Medicare, Social Sikkerhed, og arbejdsløshed, skatter og afgifter er betalt, så det er vigtigt at forstå forskellen mellem de to.
den grundlæggende test koger ned til følgende tre spørgsmål:
- kontrollerer arbejdsgiveren hvornår, hvor og hvordan arbejdet er afsluttet? I så fald er arbejderen sandsynligvis en medarbejder.
- kontrollerer arbejdsgiveren de økonomiske aspekter af arbejdet?, Refunderes udgifter for eksempel? Giver arbejdsgiveren arbejdsrelaterede værktøjer, såsom computere? I så fald er arbejderen sandsynligvis en medarbejder.
- er forholdet i gang, eller er arbejdstageren ansat til et specifikt projekt uden forventning om fortsat beskæftigelse? Tilbyder arbejdsgiveren ydelser, såsom sygesikring og betalt fritid, til arbejdstageren? Hvis forholdet er i gang, og/eller hvis der tilbydes ydelser, er arbejdstageren sandsynligvis en medarbejder.,
få krævede Medarbejderformularer
Når dine egne dokumenter er i orden, er du klar til at ansætte dine medarbejdere. Sørg for at indsamle skatte-og lønningsoplysninger inden for de første par dage af ansættelsen for at sikre, at de modtager deres første lønseddel rettidigt. Du ønsker måske at tilskynde medarbejdernes brug af direkte indbetaling til hurtigere betalinger.
hver medarbejder skal udfylde en føderal Indkomstskatteformular Form-4, som giver dig mulighed for at beregne den korrekte kildeskat., Medarbejdere skal også udfylde en i-9-formular for at verificere, at de lovligt har tilladelse til at arbejde i USA.
vælg din lønperiode
jo færre lønperioder du har, jo lettere er det at fuldføre din lønningsliste. Nogle stater kræver dog, at medarbejderne betales i henhold til en bestemt tidsplan, for eksempel ugentlig eller to ugentlig. Hvis du ønsker at køre lønningsliste mindre ofte end en gang om ugen, skal du kontakte dit statsministerium for arbejde for at afgøre, om din foreslåede lønperiode er i overensstemmelse med statens regler.,
Opret Lønningsrelaterede processer
før du kan udstede nøjagtige lønchecks, skal du bruge en metode til sporing af medarbejdertimer. Der er mange værktøjer til rådighed til dette formål, fra grundlæggende loginark til platforme, der sporer medarbejderaktivitet på telefoner eller computere. Det er også vigtigt at oprette politikker for betalt fritid, hvis du planlægger at tilbyde det, overtidsbetaling og andre fordele.,
På den anden side skal du have en proces på plads for at sikre, at fradrag for ydelser, skatter og lignende betales til de relevante leverandører og agenturer på vegne af dine medarbejdere.
vælg en Lønplatform
Hvis du planlægger at håndtere lønningslisten internt, skal du sørge for, at du eller din bogholder har det godt med nuancerne i denne opgave. Der er flere lønplatforme af høj kvalitet til rådighed for at gøre tingene lettere., De fleste små virksomheder foretrækker dog outsourcede controller-tjenester, da disse fagfolk har viden og erfaring til at producere lønningslisten nøjagtigt og til tiden.
Fremstil din løn
Når du eller din controller har indtastet medarbejdernes personlige oplysninger i dit lønsystem, er du klar til at producere din første lønkørsel. Brug de tidsmålingsværktøjer, du har på plads for timeløn (ikke-fritaget) arbejdstagere, indtast eller rapporter antallet af timer for hver. Lønmodtagere (fritaget) arbejdstagere behøver ikke at rapportere deres timer. De betales det samme beløb hver uge.,
Bemærk: Hvis du laver job koster i din Regnskab, vil du stadig ønsker funktionærer til at spore deres timer. Det vil ikke faktor i deres ugentlige løn, men du vil være i stand til præcist at afsætte tid til job for at forstå omkostningerne. Overvej at bruge et tidssporingsprogram, der synkroniseres med din general ledger accounting soft .are til at producere disse rapporter. Mange vil også have en synkronisering med din lønningsliste, så du kan bruge dem til både funktionærer og timemedarbejdere.,
Behold krævede poster
visse lønningsrelaterede poster skal opbevares til IRS-formål. Som en generel regel, du skal beholde alle poster for personer, der er aktivt ansat, uanset længden af deres embedsperiode. Mange poster skal opbevares i en bestemt periode, efter at ansættelsen er afsluttet. For eksempel skal beskæftigelsesskattejournaler opbevares i mindst fire år. Specifikke instruktioner er tilgængelige via IRS.,
Beregn og betal føderale og statslige lønningsskatter
endelig er du som arbejdsgiver ansvarlig for at foretage lønbeskatningsbetalinger og udarbejde visse rapporter. Generelt forfalder rapporter enten kvartalsvis eller årligt. Udnyt ressourcer til rådighed via IRS og din stat skattekontor for at sikre alle skatter og rapporter håndteres korrekt.
nøjagtig lønningsliste til tiden er et af de vigtigste ansvarsområder i din virksomhed. For det første er lønningsfejl en sikker måde at forstyrre medarbejderne på., For det andet kan skattefejl resultere i betydelige bøder og sanktioner. Overvej nøje, hvordan din lønningsliste håndteres for at sikre, at du undgår de mest almindelige faldgruber.,