hvordan er dit register? Frustrerende? Finder du ud af, at det er for svært atHusk hvor tingene går? Har du nogensinde problemer med at finde et bestemt dokumentigen, når du har gemt det væk? Du kan endda have tre eller fire filer thatcontain de samme oplysninger, men er mærket forskelligt – hvad et rod!
fastsættelse af problemet
Hvad forårsager undergang af et register? Chancerne er, at det ikke var meget afet “system” til at begynde med., Mere sandsynligt var det bare et tilfældigt sortiment afindividuelle filer, der virkelig ikke havde nogen forbindelse til hinanden.
for at skabe et virkelig effektivt arkiveringssystem skal du starte med en plan.Blot slapping en etiket på en mappe vil ikke skære det. Bare rolig dog; vi kommer til at oprette et arkiveringssystem, der kan rumme enhver form for papir – homeor Kontor., For leverancer alle du virkelig har brug for er flere farver på 2/5 cuttab farvede mapper, og nogle boks nederst hængende mapper
Oprettelse af Fil Kategori
Kig på din nuværende registreringssystem (eller at bunke papir, du har beenmeaning til en fil i flere måneder), og starte sortering af dine dokumenter i brede kategorier.”Økonomi” kan være en; “Hus ting” kunne være en anden. På dette tidspunkt fokuserer vi ikke på detaljerne i dit arkivsystem. Helt ærligt betyder det ikke noget, om det er en kreditkortregning eller en kontoudtog lige nu. Vi vil bekymre os om disse sondringer senere.,
underkategorier
vælg en af dine “større kategori” bunker, og lad os sortere igennem det igen.Denne gang skal du tænke på at bryde dit papir i mindre underkategorier. Forexample, din “økonomi” – bunken, kan opdeles i:
- opsparingskonto
- kontrol-konto
- studerende lån
- kreditkort
Være konkret; ikke bare sige, at de er “kontoudtog”. Bestem hvilkenkonto de tilhører og bryde hver ud i en separat bunke. Vi ønsker ikke nogen filer “bunking” med andre filer – alle får sin egen separatefolder.,
Farve Kodning
Hver større kategori af papirarbejde, bør tildeles en anden farve (yourchoice) – og så vil vi sætte hver af dens underkategorier i en individualhanging fil mappe. I eksemplet ovenfor kan “økonomi” være grøn, oghver af dine konti får en separat grøn filmappe. Det virker som en smallthing, men farvekodning dit system vil spare dig for en enorm mængde tid infiling og hente papirer.
at være i stand til at se i din fil skuffe og se forskellige organer af informationbroken ud af farve bare giver mening for din hjerne., Når du ved, at yourfinancial sektion er grøn, dit hus sektion er blå og din bil papersare i rødt, behøver du ikke engang at tænke, fordi din hånd bare naturligtgår til højre del af din fil skuffe.
Etiketfremstilling
nu hvor alle har deres egen farvede mappe, skal vi mærke hver fil.Når du opretter dine etiketter, skal du flytte fra generelt til specifikt. Må ikke fortælle mig youare arkivering papirarbejde til din “Visa kreditkort” – kalder det “Kreditkort: Visa”.,Når du arrangerer dine mapper alfabetisk, alle de” Kreditkort ” filer (uanset hvor mange du har) – vil være sammen i din “økonomi” sektion.
vores mål er at holde relaterede filer tæt på hinanden. Gør thisagain og igen for hver gruppering af filer, indtil du har mærket hver fil i hver større kategori. Jeg bruger personligt vie .ables labels-etiketterne, fordi de er pæne, lette at læse, og jeg kan udskrive dem fra min computer.,
fyldning af din skuffe
alt hvad du skal gøre nu er at sætte filerne inden for hver større kategori i alfabetisk rækkefølge, og sæt derefter hovedkategorierne i skuffen i alfabetisk rækkefølge.
Placer de farvede mapper i hængende bo.bottom mapper for at holde dem uprightin skuffen. De 2/5 afskårne faner viser over de hængende filer, og fanerneer i en lige linje for nem læsning.
Når du har brug for at finde et dokument eller lægge noget i en mappe, skal du bare kigge først efter den rigtige hovedkategori (let identificeret af begge etiketterog farven)., Med det rigtige arkiveringssystem er det nemt at sætte dine hænder påden korrekte fil uden meget søgning.
af Ramona Creel
se eller lyt om, hvordan du opretter et effektivt arkiveringssystem på podcasten “Keeping You organi .ed”.