Hvorfor er statusrapporter vigtige?
de bedste projektstatusrapporter skaber ansvarlighed og ejerskab i dit team. De afdækker problemer, mindsker risici og mest af alt-sikrer, at du er på vej mod dine projektmål.
for klienter giver projektstatusrapporter værdi. Det giver dem tillid til, at deres penge leverer værdi. Det kan få dem til at se godt ud til deres chefer., Det kan sikre, at finansieringen fortsætter i fremtiden. Det kan også helt redde din røv, fordi du har et papirspor, hvis tingene går ud af skinnerne.
projekt statusrapporter oprettes efter din projektplan er på plads, og tingene er i bevægelse. Hvis vi ønsker at blive superpræcise, er det under overvågningen & kontrollerende fase. Typisk sendes de ugentligt eller månedligt. Heck, du kan endda gøre det dagligt – men kun hvis det er nødvendigt.
projekt statusrapporter kan leveres i en række forskellige metoder. Der er ingen perfekt måde at gøre det på. Mail., Overvågning & kontrol. Derefter fulgt op med en PDF. Mulighederne og kombinationerne er uendelige.
projektstatusrapporter er ikke og bør ikke fungere som opgaveproducenter & PMs gør, fordi det er en del af jobansvaret. Det er en producent / projektleders pligt at gøre meningsfulde og nyttige statusrapporter. Ikke bare for at “gøre statusrapporten”, som ingen læser.
hvad indeholder en Projektstatusrapport?,
i din statusrapport skal du medtage følgende:
Projektnavn/Klientnavn
dette trin skal være indlysende. Sørg for at registrere, hvem rapporten er til, og hvad rapporten indebærer (dvs. hvilket projekt).
projekt Vision
dette bør være en simpel sætning om, hvad dit projekt er, og hvad det vigtigste mål / vision er. En 10,000 ft udsigt. Den gode nyhed er, at når det er gjort – behøver du ikke at revidere det.,
eksempler:
- Kør kvalificerede kunder til at “købe” kombucha via mobile enheder baseret på en forbedret brugergrænseflade.
- med dette projekt håber vi at øge online kombucha-salg gennem implementering af en drop-e-mail-marketingkampagne.
- Lancere en hjemmeside i juni 2018, der giver kunderne mulighed for at købe Killer Kombucha og afspejler Killer Kombucha som havende den højeste kvalitet & bedste smag produkt i sin kategori.,
projekt Sundhed
der er et par forskellige måder, du kan dreje dette på, men jeg kan godt lide “stoplight method”. Grøn for altid. Gul for nogle spørgsmål. Rød for dette er et varmt rod. En note til støtte er altid nyttigt.
eksempler:
- Grøn: vi har fået godkendelse på drop email design. Ingen budget bekymringer på nuværende tidspunkt.
- Gul: drop – e-mail-designene har brug for betydelige revisioner, derfor er den endelige leveringsdato forsinket med 1 uge.
- Rød: drop-e-mail-kampagnen har drastisk skiftet retning siden starten., Vi er nødt til at etablere et møde for at etablere et ønsker/ønsker for projektet.
et andet element, som jeg stærkt opfordrer dig til at medtage, ville være projektforbruget & tidslinje. Ved at give din klient & hold regelmæssige opdateringer om, hvordan projektet klarer sig mod budget og tidslinje, vil du tilskynde til opmærksomhed og drive værdien af projektindsatsen. Dette er også en stor rekord for dig at se tendenser og forhindre dit projekt fra at gå ud af stier.,
hvad vi afsluttede denne tidsramme
disse skal vises i kugleformat. Hold disse korte & simple. Det er ikke Jira-billetter. Forklar ikke “hvordan” lige hvad.
Eksempel:
- Opnået godkendelse til 3 dryppe e-mail-design
- Afsluttet handoff til udvikling team & bekræftet levering tidslinje
Hvad Vi Planlægger At Gennemføre i Næste TIDSRAMME
Ryd, præcis opgave-listen her præsenteret i punktform-format.,
Eksempel:
- Udvikle de tre e-mails
- Udføre interne QA & test
- Passere ud til kunden QA & test
Spørgsmål/Vejspærringer
Dette er, hvor du kan rejse røde flag eller forhindringer, der holder dig fra at bevæge sig fremad.
eksempel:
- hvis vi ikke får kundefeedback inden 06/02, vil vi være i fare for ikke at kunne sende e-mailen til forbrugerne samme dag som produktet vil være tilgængeligt i butikkerne.,
Kommende Opgaver & Milepæle
A 10000 ft opfattelse af, hvad der foregår. Er der noget, som seeren skal gennemgå? Hvad sker der nu?,
Eksempler:
- dd/mm: Client QA & Test
- dd/mm: e-Mail Installation
Her er hvad det ligner alle sammen:
Valgfri Elementer, der Skal medtages Baseret På Dit Projekt:
- Links til tidslinjen i dit projekt
- Links til færdige resultater
- Action-elementer
- Sjove gif ‘ er, links til team afspilningslister osv.,
- Ugentlige mange tak eller tak til team medlemmer og kunder
- Links til relevante artikler/trends
- EN RAID log
ikke indeholder Nogen Af Dette:
- Kaste Skygge
- Blabber
- Spørgsmål
Hvordan Opretter jeg Et Projekt Status Rapport
Nu, hvor du har en liste over alt det, der bør indgå i en status rapport…er det tid til at begynde rapportering! Her er en trinvis vejledning, der beskriver, hvordan man rent faktisk sætter sig ned og opretter en statusrapport.,
Saml dine Data
før du skriver en rapport, skal du indsamle de oplysninger, du skal rapportere om. Det betyder at trække data fra forskellige kilder, så du har en fuld forståelse af tidsrammen, budget, begivenheder og andre emner, der er af betydning.
Hent Data fra din Projektstyringssoft .are
Hvis du bruger en PM-soft .are, vil mange af dine vigtige projektdata være klar til brug i din rapport, f.eks. brugt budget eller brugt timer., Her er et par af de bedste værktøjer, jeg vil anbefale, hvis du ikke allerede bruger en:
Du kan også se de fulde oversigter over disse projektstyringsværktøjer.
Hent Data fra din Projekttidslinje
din projekttidslinje skal indeholde datoer, begivenheder og / eller handlinger i den rækkefølge, de opstod. Dette er et godt første sted at se for at indsamle oplysninger til din statusrapport. Dette dokument vil også minde dig om eventuelle kommende frister, som du bør være opmærksom på.
Kompil Financialr finansielle oplysninger
Du vil højst sandsynligt rapportere om omkostninger og budgettering., Derfor er det bydende nødvendigt at have disse detaljer let tilgængelige, når du sætter dig ned for at opbygge din statusrapport. Træk fra timesedler, udgiftsrapporter, kontoudtog, og skøn…uanset hvad det tager at få en komplet økonomisk billede.
Bestem RAG Status
Du vil gerne lade din klient og / eller team vide, om projektet er sundt, gået i stå eller i krise. Du skal dog først lave din forskning og udvikle en afhandling for hvilket område du falder ind i. Det er op til projektlederen at gøre opmærksom på statusændringer, fra rød (dårlig), Gul (okay) eller grøn (alt godt).,
Check-in med dit Team
Du har nu de oplysninger, som du A) er opmærksom på og B) har anset for vigtige. Men det kan være klogt at tjekke ind med dit team og se, om de har yderligere opdateringer eller detaljer at tilføje.
Kilde en statusrapport skabelon (valgfrit)
Du behøver ikke at oprette en statusrapport fra bunden. Ligesom mange typer af dokumenter, der er en bred vifte af skabeloner til rådighed for dig at bruge, hvis du vælger. Skift bare holding place-logoet til dit firmalogo og voila, klar til at begynde at rapportere.,
lær nedenfor om skabelonen projekt statusrapport i DPM medlemskab.
oversigt nøglesegmenter
for din egen sundhed, zipip gennem hele dokumentet og lad korte 3-4 ordbog noter i de vigtigste kategorier for at hjælpe med at guide dig som en oversigt. Det er alt for let at glemme noget eller gå ud på en tangent. Din disposition vil hjælpe med at holde tingene på sporet.
resum .et
det første afsnit, du vil skitsere, er rapportoversigten. I modsætning til resten af din disposition, vil du måske konstruere 2-3 fulde, uberørte sætninger her., Dette vil diktere den tone og retning, som resten af rapporten vil tage.eksempel: denne rapport vil skitsere den aktuelle status for online marketingprojektet for Killer Kombucha. Vi vil komme ind på status for drop email marketing kampagne, med fokus på de aktuelle design opgaver og segmentering af publikum lister.
de vigtigste punkter/milepæle
skriv 2-3 nøgleelementer og / eller milepæle ned, som du planlægger at adressere i din rapport. Du vil ikke være i stand til at røre ved hver eneste lille detalje i dit arbejde, så du skal vælge et sammenhængende fokus.,
Eksempel:
- E-blast header image godkendt
- Venter på kroppen tekst revisioner fra klient
- Afsluttet målgruppe segmentering anbefalinger
Noter & Links
Noget at tilføje? Noget du vil linke ud til? Har du en tanke, der ikke passer ind andre steder? Efterlad dig selv en note her.
Skriv et grimt første udkast
det første du skal gøre – er at oprette et grimt første udkast til din statusrapport., Jeg lærte om det grimme første udkast fra “Everybody Writesrites” af Ann Handley, og jeg har anvendt det på masser af indsats som premierminister.grundlæggende er det her, du bare kaster op alt, hvad du ved om projektet inden for din sætskabelon. For mig er det tid, hvor jeg tænker tilbage, og jeg tænker frem til hvad der foregår. Denne øvelse er vigtig, fordi den giver dig mulighed for virkelig at tænke igennem og fordøje begivenhederne på dit projekt. Det giver dig mulighed for at dumpe alle oplysninger ud – uden at straffe dig selv for at redigere og formatere undervejs.
så tag en pause.,
Rediger dit arbejde
kom tilbage og rediger din statusrapport. Du vil sikre, at din statusrapport er nøjagtig og fri for fejl. At sende perfekte rapporter viser dine kunder og team, at du har lagt tid og tanke i statusrapporten – at det er vigtigt og af værdi. Enkle fejl kan sende beskeden, som du er ligeglad med.,
Dobbelt-tjekke, at din status rapport indeholder følgende:
- Projektets Navn/Klient Navn
- Projekt Vision
- Projekt Sundhed
- Hvad blev for nylig afsluttet
- Hvad du planlægger at gennemføre i næste
- Spørgsmål/Vejspærringer
- Kommende Opgaver & Milepæle
Desuden…..
- skær ordet fedt. Kan du sige tingene enklere? Mere direkte?
- korrekt grammatik, tegnsætning, stavning
- Tilføj noget, du har glemt, eller det er ændret siden dit første udkast.
- kan du få det ned til en side?, Ikke påkrævet-men dette vil hjælpe dig med at undgå information overbelastning.
Send & Deliver
nu har du oprettet dit projekt statusrapport, og det er klar til at sende. Godt gået! Her er nogle tip til at sikre, at det modtages positivt af teamet og din klient.
tilsæt sukker, før du sender
det, der er vigtigt her, er, at du distribuerer til dit team og klienter med lidt “sukker”. Jeg lærte denne værdifulde færdighed fra en chef for et par år siden. Vær GRATIS. Vær Venlig. Gå ud af din måde at levere denne statusrapport med en dosis skriftlig juble., Med andre ord, undgå at lyde som en robot.
dine projektstatusrapporter vil blive modtaget mere positivt med en tankevækkende note vs. bare et link til “Se her”, som sender en besked til andre om, at dokumentet ikke er vigtigt.
lever sammen med et statusmøde
det er almindeligt, at statusrapporter udstedes på samme tid som et statusrapportmøde. Det fungerer som en generel dagsorden og efterlader punkt for andre., Dette er ikke påkrævet, men det giver helt sikkert en stor mulighed for teamet og/eller klienten til at diskutere projektet og uplevel eventuelle risici, udfordringer eller bekymringer. Genudgiv statusrapporten, hvis der er foretaget ændringer under statusmødet.
effektive måder at sende en statusrapport
Slack, email, basecamp, Teameekeek osv. Vælg en metode og hold dig til den. Jeg vil forsøge at opfordre dig til at undgå at sende i flere medier, så du opretter mindre arbejde for dig selv og sikre publikum ved, hvordan og hvornår det vil blive leveret.,
Bekræft kvittering & Engagement
den sidste ting du kan gøre er at “sende” Statusrapporten og tjekke ud. Dit team og klient er ansvarlige for at læse det – det er dit job at følge op for at håndhæve denne ansvarlighed.
Bed publikum i din rapport om at bekræfte, at de har læst rapporten inden for 24 timer. En simpel” got it ” eller thumbs up emoji via Slack er fantastisk. Har de spørgsmål? Du vil sikre dig, at projektstatusrapporten læses og er et effektivt værktøj til projektkommunikation.,
enhver, der ikke reagerer – følg op direkte. Må ikke svare alle og kalde dem ud. Det er dårlig form.
Skyl & Gentag (+ feedback)!
det sidste råd, jeg har, er at bede dit publikum om at give feedback. Dette er et dokument til dem. Du vil sikre dig, at det hjælper – ikke ondt.
Check-in lejlighedsvis for at se, om der er noget, du kan klippe, inkludere eller forbedre for at få dine statusrapporter til at tjene dit team og kunder bedre.,
Projektstatusrapport bedste praksis
Okay, nu hvor vi ved, hvad det er, og hvad det indeholder, og hvordan man laver en – her er nogle generelle do ‘s og don’ ts for at hjælpe med at guide dig sammen. Her er mit bedste råd til at lave en statusrapport for aldre:
rumme forskellige læringsstile
husk: ikke alle kan læse et helt tekstdokument og få det til at holde fast. Medtag tekst, noter, billeder og links i din statusrapport for at fremhæve vigtige områder. Derudover planlægge nogle klient facetime med hver rapport., Taler det ud og stille spørgsmål on-the-fly vil gøre mere af en indvirkning for din klient.
hold tingene enkle, dumme! (Kys)
Ah, ja—den gode ol’ K. I. S. S. principal. Hold statusrapporten enkel, for din klients skyld og din. Hvis en statusrapport tager alt for lang tid at oprette eller læse igennem, reducerer du sandsynligheden for, at disse ting vil ske (eller i det mindste ske med et hvilket som helst niveau af nøjagtighed).,
Bliv ansvarlig ved at planlægge tilbagevendende statusmøder
det første statusrapport + – møde kan føles som lidt af en scramble, men det bliver kun lettere, når tiden går. Snart vil du falde ind i en rutine, der gør det andet natur at opbygge og dele en statusrapport. Planlæg tilbagevendende statusmøder lige uden for flagermus, ikke som du er klar til dem, at holde dig selv ansvarlig for en frist.
prøv at gøre statusmøder lidt sjovere
menneskelig interaktion gør os godt menneskelige. Tag et kort øjeblik for at indhente ikke-arbejdsrelaterede ting., Bryd isen med noget afslappet og mindeværdigt, bare hold dig væk fra “Fau.pas” emner som sladder eller politik. Vær en aktiv lytter og gør en indsats for at tale på en måde, der føles naturlig, ikke som om du har en dagsorden.
hav altid en statusrapport på farten
Forlad ikke din statusrapport forberedelser før i sidste øjeblik. I stedet skal du have et igangværende dokument, som du kan føje til, når begivenheder sker i realtid. Tænk på det på denne måde: hvis nogen har brug for en øjeblikkelig statusrapport uden for det blå, du vil have noget, som du kan vise dem med det samme. Vær altid forberedt!,