Af: Karin Eldor
Monster Bidragende Forfatter
Sociale medier er et tveægget sværd for arbejdsgiverne. På den ene side fungerer det som et gratis salgsfremmende værktøj til din virksomheds tak, der giver medarbejderne mulighed for at dele arbejdsrelaterede fotos og positive nyheder på deres personlige sociale mediekanaler. På den anden side har det indført behovet for at regulere disse meddelelser uden at kvæle dem. Som Voltaire først sagde, ” med stor magt kommer stort ansvar.,”
Med tech-kyndige Millennials i arbejdsstyrken, og nu Generation Z (dem der er født i 1995 eller senere) på deres hæle, linjerne mellem “personlig” og “professional” er blevet mere udvisket online. Som et resultat, din virksomhed ville gøre klogt i at opretholde visse rækværk for at sikre, at ingen forretningshemmeligheder eller brand negativitet deles offentligt.dette er grunden til, at mange virksomheder har indført en socialmediepolitik på arbejdspladsen som en del af deres onboarding-eller personaleuddannelsesindsats., Dette dokument giver medarbejderne en klar forståelse af, hvad de har lov til at sende på deres egne kanaler, og hvad der er uden for grænserne.
uden en sådan politik risikerer din virksomhed at blive udsat for juridiske problemer eller endda et PR-mareridt på grund af et kontohack.
har din virksomhed en social mediepolitik på arbejdspladsen? Før du begynder at skrive en, skal du overveje et par grundlæggende retningslinjer.
fordelene ved en Socialmediepolitik
Husk, at to separate sociale mediepolitikker kan være nødvendige:
1. En for hver medarbejders personlige sociale mediekanaler.
2., En, der vedrører virksomhedens sociale mediekonti, som muligvis administreres af flere ansatte. (Community management er normalt en del af følgende afdelinger: kundeservice, menneskelige ressourcer og/eller Marketing / Sociale Medier).
sidstnævnte afhænger naturligvis af virksomhedens art og gælder ikke for alle virksomheder. en vigtig ansvarsfraskrivelse for alle virksomheder: uanset hvad du poster på sociale medier, er skrevet med permanent blæk og kan ikke slettes permanent (selvom det kan slettes). Og det gælder alle.,
I tilfælde af, at nogen tweets er en beklagelig erklæring og sletter den et par minutter senere, er der altid risiko for, at nogen tog et “screenshot” af dette indlæg og begyndte at cirkulere det online. Det betyder, at selv slettede indlæg kan blive virale. (Og du kan helt sikkert tænke på nogle mennesker i rampelyset eller endda virksomheder, hvis T .eets har lavet overskrifter. Dette er ting af corporate mareridt!,)
ved klart at skitsere “dos” og “don ‘ ts” af sociale medier til alle ansatte (samt butiksmedarbejdere, hvis relevant), sikrer du, at de tænker to gange om at dele et billede eller en erklæring. Og dette i sig selv er kritisk, især i betragtning af at for yngre generationer i arbejdsverdenen er deling på sociale medier anden karakter.
Hvad går ind i en social media politik?
Følgende er nogle retningslinjer, der skal overvejes, herunder i en generel socialmediepolitik for alle ansatte., I dette dokument vil blive distribueret til alle som en del af deres onboarding eller uddannelse; det kan også være rullet ud som en ny politik for alle nuværende medarbejdere:
Farmaceutiske oplysninger, der er off-grænser: Dette omfatter (men er ikke begrænset til) billeder af kommende produktlanceringer, eller nogen oplysninger om prototyper, brainstorm sessions og udvikling-møder, for eksempel., Dette forbyder også detailmedarbejdere at sende fotos af kundekvitteringer (selvom kunden er en berømthed eller købt en enorm ordre), eller kasseapparatet POS-systemet, hvis butikken f.eks.Hovedkontorbilleder kan også være tvivlsomme: nogle virksomheder er hemmelighedsfulde over deres hovedkontorer og holder sig væk fra at dele fotos af deres hovedkvarter. Hvis dette er tilfældet for din virksomhed, skal du være meget klar over, hvilke værelser der må vises på sociale medier, og hvilke der er uden for grænserne.,
personlige indlæg på personlige sociale medier feeds: når det kommer til medarbejdernes personlige kanaler, er ikke alle områder krystalklare. Lovligt er medarbejderne fri til at sende, hvad de vælger på deres personlige sociale mediekanaler (så længe de ikke bryder nogen af den kanals vilkår og betingelser).,
Og mens nogle medarbejdere tilføje en juridisk ansvarsfraskrivelse ligesom “”De synspunkter, som udtrykkes på dette site, er mine egne og repræsenterer ikke nødvendigvis synspunkter af min arbejdsgiver” til deres Twitter-bio, disse ansvarsfraskrivelser vil ikke være nok til at beskytte en medarbejder, der går på en vulgært rant om deres chef eller slæber deres arbejdsgivers navn i mudderet efter at være gået til en forfremmelse.
i slutningen af dagen skal medarbejderne mindes om, at uanset hvad de poster på sociale medier, repræsenterer deres eget professionelle brand. Derfor er det vigtigt at træde forsigtigt., Arbejdspladskonflikter skal forblive offline: så fristende som det kan være, undgå udluftning af frustrationer eller konflikter på arbejdspladsen, uanset om de involverer ledere, kolleger eller kunder. Selv ufarlige indlæg som: “TGIF: dette var en frygtelig uge på arbejdet!”kan åbne døren for negativ snak omkring din virksomhed.
beskyttelse af Personlige oplysninger på Facebook, LinkedIn, Twitter og Instagram: Da LinkedIn og Twitter er åben for offentligheden, skal medarbejderne være endnu mere opmærksomme på, hvad de indlæg på disse sociale netværk., Facebook og Instagram-feeds er indstillet til “privat”, hvis en medarbejder måske ikke vil have deres sociale aktiviteter udsat, så er de bedst til at holde deres Facebook-og Instagram-feeds indstillet til ” privat.”
din overvågning af indlæg: alt dette betyder ikke, at du skal gå på en heksejagt for at se efter medarbejdere, der bryder din sociale medieadfærdskode. Du skal blot overvåge alle mærker på sociale medier ved hjælp af et lytteværktøj på sociale medier eller lave enkle mærkenavnsøgninger på T .itter og Instagram., Der kan også være en generel “hvis du ser noget, sige noget” regel i tilfælde af en utilfredse medarbejder udstationering truende sprog til deres sociale medier konti.,
Corporate social media politikker for virksomhedernes regnskaber: Hvis nogle interne medarbejdere har adgang til virksomhedens konti på de sociale medier, så følgende to sikkerhedsforanstaltninger, der er normalt inkluderet i prisen (og føjet til ovenstående regler):
Fil under “data governance eller sikkerhed”: sørg for, at kun et par interne team medlemmer har adgangskoder til din virksomheds sociale medier platforme og opdatere adgangskoder ofte til at minimere risikoen for, at de kommer i de forkerte hænder., håndtering af eks-medarbejdere: hvis en medarbejder slipper eller fratræder, skal du sørge for at slette denne persons adgang til alle virksomhedens sociale mediekanaler og ændre alle sociale medieadgangskoder ASAP for at sikre, at den tidligere medarbejder ikke kan hacke kontoen.
en generel retningslinje for politikker på sociale medier: alle medarbejdere er ambassadører for dit arbejdsgivermærke. Hvis de er ved at sende noget, som de ville skamme sig for at sige højt, eller som kan hjemsøge dem i fremtiden (på kort sigt eller på lang sigt), så skal de tænke to gange om at sende det.,
Som arbejdsgiver kan du mindske denne risiko ved at uddanne medarbejdere og beskytte dit brand på samme tid. I en æra med oversharing, hvor alt ser ud til at være fair spil, vil din virksomhed undgå at skade sit omdømme ved at have disse politikker på plads. ansvarsfraskrivelse: ingen af oplysningerne heri udgør juridisk rådgivning på vegne af Monster.