7 måder at skrive en bedre opgaveliste og få mere gjort

opgavelister er en fantastisk måde at holde styr på fremragende opgaver, men de kan være dårlige motivatorer. De ender ofte for lange, for korte, for vage, for forvirrende, overcommitted, uhåndterlige, uaktuelle og glemte eller endda for omhyggeligt planlagte.

det virker ikke som en kompliceret praksis—at skrive ned et par ting, du vil have gjort hver dag—men så ofte er det.,

Hvis du har fundet, at din enkle opgaveliste er alt andet end, skal du bruge en eller flere af disse syv teknikker til at oprette en bedre opgaveliste.

Bemærk, Hvorfor hver opgave på din liste er vigtig

For mange af os føles huskelister som bøjler. De gør os elendige og sap vores energi i stedet for at motivere os til at få mere fra hånden.,

Kunst Markman, professor i psykologi og marketing på University of Texas i Austin, siger, at det er, fordi vores to-do-lister er alt for ofte bare samlinger af kedeligt, stressende, eller banale opgaver:

Hvis du konfrontere dig selv hver dag med påmindelser om kun den mindst underholdende dele af dit job, vil det sandsynligvis ender undergrave din motivation for at komme til at arbejde.

Hvis det lyder som din opgaveliste, foreslår Markman en meget enkel løsning: reframing din liste for at være fokuseret omkring dit større formål på arbejdet., Hvis du forbinder opgaverne på din opgaveliste til dit større formål, vil de føle sig mindre kedelige og banale og vigtigere og motiverende.

overvej at tilføje en sætning til hver opgave på din opgaveliste, der forklarer værdien af at udføre denne opgave. Hvis du klart kan definere, hvorfor en opgave skal udføres, vil du føle dig mere motiveret til at fuldføre den.

Slet Lav/Ingen-Værdi Opgaver og Nice-to-Dos

en Anden fordel ved at definere værdien af opgaver på din to-do-liste: det hjælper dig med at finde de opgaver, der er formentlig ikke værd at gøre., Hvis du ikke kan finde ud af, hvilken værdi at udføre en opgave vil give, skal du nok bare slette den fra din liste.

et af de mest almindelige problemer med opgavelister er, at de er overvældende. Når du konstant tilføjer nye gøremål til din liste, når de dukker ind i dit hoved, ender du ofte med snesevis eller hundreder af gøremål.

hver dag skal du analysere alle disse elementer for at beslutte, hvad du skal fokusere på Næste. Og hver dag, den voksende størrelse på din liste stresser dig ud. Du må aldrig komme igennem dem alle.,

Sletning af lav værdi, nogen værdi, og nice-to-do opgaver fra din liste hjælper dig med at skabe en bedre to-do liste, fordi det gør din liste mere overskuelige, mindre stressende og mere skimmable. Det holder dine mest presserende og vigtige opgaver top-of-mind og hjælper dig med at undgå at blive distraheret af opgaver, der ikke vil flytte nålen.,

Og hvis du er bekymret for, at du mister overblikket over de opgaver, du kan i sidste ende ønsker at få tid til ved at slette dem fra din liste, kan du bruge et værktøj som MeisterTask at flytte dem til-dos på deres egen “dag” liste, som du kan gennemgå lejlighedsvis, når du løber tør for ting at gøre.

Dette holder dine vigtige og ubetydelige opgavelister adskilt, men giver dig mulighed for at holde styr på de nice-To-dos, du måske vil tackle, når arbejdet er langsomt.,

Opret en to-Do Liste for Hver Uge eller Hver Dag

Hvis du har slettet alle dine ingen/lav-værdi og nice-to-have opgaver fra din to-do liste og stadig finde det overvældende, overveje at bruge en af de følgende prioritering teknikker til at skabe en individuel to-do liste for hver uge eller dag:

• MITs – Zen at gøre, er Leo Babauta anbefaler, at du starter hver dag ved at vælge mellem en og tre opgaver, du vil fokusere på den pågældende dag. Dette er dine vigtigste opgaver (MITs), og du bør ikke arbejde på noget andet, før disse opgaver er færdige.,
• Ivy Lee Method-i slutningen af hver arbejdsdag skal du vælge seks opgaver at fokusere på i morgen, bestille dem i prioritet fra 1-6 og derefter arbejde på disse opgaver i prioriteret rækkefølge næste dag, indtil alle seks opgaver er færdige.
• 1-3-9-i begyndelsen af hver arbejdsdag skal du vælge 13 opgaver, der skal fokusere på den dag: en højt prioriteret opgave, tre opgaver med mellemprioritet og ni opgaver med lav prioritet. Udfør først den højt prioriterede opgave, efterfulgt af de mellemprioriterede opgaver og endelig de lavprioriterede opgaver.,

afhængigt af størrelsen på dine opgaver kan du gennemføre disse øvelser i begyndelsen af hver dag eller begyndelsen af hver uge. Hvis dine opgaver kun tager et par timer at gennemføre, skal det dagligt fungere godt. Hvis du for det meste har flere dages opgaver, skal du planlægge og prioritere ugentligt.

Når du bruger disse metoder, hjælper det med at have et to-do liste værktøj, der gør det nemt at trække og slippe dine to-dos i forskellige baner. For eksempel, her er hvordan du kan oprette MeisterTask at arbejde perfekt for 1-3-9 metode.,

Pause, Store To-Dos Ned I Mindre To-Dos

En af de hurtigste måder at få overvældet, når de kigger på din to-do liste er at have en liste fyldt med uhyrlige opgaver, der vil tage uger at gennemføre.

lad os sige, at en af dine opgaver er “Planlæg 2020 redaktionskalender.,”Det er en massiv virksomhed, der består af mange mindre opgaver som:

• udføre keyword research
• adfærd konkurrencedygtig forskning
• revision og catalog eksisterende indhold
• gennemgå idéer efterslæb
• anmode om ideer fra kundeservice og salg
• bede kunder om ideer
• evaluere alle ideer
• opret kalender

Det er uger værd af arbejde, du har kombineret i en enkelt to-do linjepost.

i stedet for at have mange meget store opgaver på dine lister, skal du bruge lidt tid på at bryde de store opgaver ned i de mindste komplette komponenter.,

Dette vil ikke kun gøre det lettere at planlægge dine dage og uger, men det vil også give dig den tilfredsstillelse at se mere fuldførte elementer på din liste, som skal hjælpe med at motivere dig til at fortsætte med at arbejde din vej gennem din liste.,

Skrive “Hvad vil jeg Nok Gøre” Liste

Mark Forster, forfatter af mange produktivitet bøger, når der gennemføres en produktivitet eksperiment, hvor han skrev sin to-do liste for dagen, og så lægge den væk i en skuffe. Forster håbede at skrive listen ville være nok til at få ham til at huske, hvad der var på det og få det hele gjort.,desværre, da slutningen af dagen rullede rundt, trak Forster listen ud af skuffen og indså, at han ikke havde gjort en opgave på listen!

tænker på, hvorfor eksperimentet mislykkedes, Forster kom med en anden tilgang: næste dag skrev han en liste over, hvad han troede, han faktisk ville gøre. Dette var mere en forudsigelsesliste end den slags håbefulde ønskeliste, de fleste af os laver til vores daglige opgavelister.

igen, Forster sætte listen væk i skuffen. Men denne gang lykkedes det ham at fuldføre enhver opgave på listen—og alt uden at se på det en gang!,

tricket til denne tilgang, siger Forster, gør listen som svar på spørgsmålet:

Hvad tror jeg faktisk, at jeg vil gøre i dag?

at stille dette spørgsmål ændrer, hvordan du nærmer dig at oprette en opgaveliste for dagen. I stedet for planlægning baseret på, hvad du håber at opnå, planlægger du baseret på, hvad du tror, du rent faktisk vil opnå, hvilket hjælper dig med at skabe en bedre, mere realistisk plan.,ved hjælp af denne tilgang fandt Forster, at han ikke kun blev mere færdig i løbet af dagen, men han formåede endda at komme igennem nogle opgaver, han havde udsat i lang tid.

Hvis du finder din virkelighed sjældent matcher den plan, du laver på forhånd, kan du prøve at lave din opgaveliste som svar på Forsters spørgsmål og se, hvilken forskel det gør for din produktivitet.

gør din opgaveliste Offentlig

selvom det måske ikke er praktisk for enhver opgaveliste, er en anden måde at skrive en bedre opgaveliste på at gøre din liste offentlig, så alle kan se den.,dette er noget soft .areudvikler Joe Reddington gjorde i 2016 og sagde “Det har været den mest effektive ændring i min produktivitet i mindst to, muligvis fem år.”

hvorfor havde en offentlig opgaveliste en så stor effekt på Reddingtons produktivitet? Det handlede om, hvordan han skrev sin opgaveliste.

så snart han offentliggjorde listen og indså, at andre mennesker kunne læse den, så Reddington ting, han havde overset, da listen var privat. Han havde inkluderet duplikatopgaver, skriftlige opgaver som spørgsmål snarere end udsagn, han kunne handle på, og havde mange dårligt skrevne opgaver på sin liste.,

Reddington gik over sin liste og omskrev mange af hans opgaver, samt sletning af dubletter. Processen med at omskrive opgaver, så de gav mening for andre mennesker, Reddington sagde, fik ham til at tænke på dem omhyggeligt og definere dem bedre:

Når du skriver en huskeliste for en anden til at læse, kan du fortælle dem, hvad de rent faktisk har til at ske, men når du skriver det til dig selv, kan du efterlade dig en kryptisk bemærkning.,

selvom du ikke ønsker at offentliggøre hele din opgaveliste, kan du gentage fordelene ved Reddingtons eksperiment ved at forestille dig, at en anden vil læse din opgaveliste.hvis du skriver dine opgaver, som om de vil blive læst af en anden, vil du tvinge dig til at formulere og definere dem mere tydeligt, hvilket gør det lettere og hurtigere at handle på dem senere.

Tegn din opgaveliste

vil du bare huske, hvad du skal gøre i stedet for at skulle henvise til en liste konstant?, I så fald har du sandsynligvis den bedste chance for at huske, hvad du skal gøre, hvis du tegner din opgaveliste i stedet for bare at skrive opgaver ned.

i en 2016-undersøgelse gav forskere folk 40 sekunder til enten at tegne ord eller skrive dem gentagne gange. Efter at have tegnet/skrevet en række ord blev deltagerne bedt om at huske ordene. De, der havde tegnet ordene, huskede mere end dobbelt så mange ord som dem, der skrev deres ord ned.forskerne mener, at forskellen kan skyldes, hvor mange forskellige færdigheder vi bruger, når vi tegner., Vi er nødt til at forestille os emnet i vores sind, tænke over dets fysiske egenskaber for at finde ud af, hvordan vi skildrer det på en tegning, og bruge vores motoriske færdigheder til at tegne det på siden.undersøgelsens forfattere siger, at denne kombination kan få os til at skabe en stærkere hukommelse af ordet:

Vi mener, at fordelen opstår, fordi tegning hjælper med at skabe et mere sammenhængende hukommelsesspor, der bedre integrerer visuel, motorisk og semantisk information.,

Så hvis du synes, du ikke får nok gjort, fordi du glemmer, hvad du har planlagt for dagen—eller spilder du tid på at kigge på din to-do liste igen og igen i løbet af dagen—prøv at tegne det i stedet. Du kan blive overrasket over, hvor meget bedre du husker alt, hvad du ønskede at få gjort.

Hvis tegning ikke er din stærke kulør, kan du også prøve at bruge et mindmapping-værktøj som MindMeister til at oprette flere visuelle opgavelister.,

Den visuelle karakter af en mind map hjælpe dig med at skabe et billede i dit sind af de ting, du har brug for at få gjort, og du kan også vedhæfte billeder til din mind map endnu mere visuelle signaler som reference, når du forsøger at huske, hvad der skal gøres.

begynd at opbygge en bedre opgaveliste

mens de rigtige teknikker helt sikkert kan hjælpe dig med at opbygge en bedre opgaveliste, kan de rigtige værktøjer også hjælpe. Hvis du leder efter et bedre værktøj, kan du overveje at bruge MindMeister og MeisterTask sammen.,Mind-mapping tool MindMeister gør det nemt at oprette visuelle opgavelister, brainstorme de opgaver, du skal udføre, og at opdele store opgaver i mindre komponenter.

derefter kan du med MindMeister-MeisterTask-integrationen sende dine opgaver direkte til task-management tool MeisterTask, hvor du kan planlægge dine dage ved hjælp af MITs eller 1-3-9 og dele din opgaveliste med andre.

med de rigtige teknikker og de rigtige værktøjer er du godt på vej til en bedre opgaveliste.,

oprindeligt offentliggjort i November 2016, dette indlæg er blevet opdateret med nogle ekstra tips om, hvordan man opbygger en bedre to-do liste.