at holde dine elektroniske dokumenter organiseret kan være en ganske opgave i dagens “kablede” verden.
ud over at gemme dokumenter lokalt på desktops, laptops eller mobile enheder bruger flere og flere virksomheder skyen til grundlæggende forretningsapplikationer og fillagring.
yderligere komplicering af lagringsproblemet er behovet for, at mange virksomheder deler dokumenter mellem ansatte., Inden for et kontor, er dette typisk opnås ved hjælp af en filserver eller net attachedork attached storage device (NAS).
Hvis delt mobiladgang er påkrævet, kan dokumenter gemmes i skyen og deles ved at tildele adgangstilladelser.
resultatet af alt dette kan være et filhåndtering mareridt med nogle af en persons dokumenter gemt i skyen og nogle lokalt, og endda individuelle dokumenter gemt kun på et sted eller det andet.,
organisation er nøglen til elektronisk filhåndtering
uanset hvor dokumenterne er gemt, er det vigtigt at holde dem organiserede og opdaterede. Målet med elektronisk filhåndtering er at sikre, at du kan finde det, du leder efter, selvom du leder efter det år efter oprettelsen.
de fleste forretningsfolk har på et eller andet tidspunkt været i den pinlige position at have et kundeopkald og ikke hurtigt kunne finde den relevante faktura eller andre vigtige kundedokumenter., Lige irriterende krymper rundt ved årets udgang og prøver at finde dokumenter, der vedrører virksomhedsregnskaber for revisor eller endnu værre, skattemanden.
Korrekt organisering af digitale dokumenter er især kritisk i et delt miljø – hvis en af dine medarbejdere er fraværende (midlertidigt eller permanent!) du skal være i stand til nemt at finde alle dokumenter, der er oprettet eller administreret af denne person.
det potentielle tab af dataproblemer med utilfredse, afgående medarbejdere er endnu en grund til at beskytte dine forretningsdata.,
disse tip til filhåndtering hjælper dig med at holde dine filer tilgængelige:
1. Brug Standardinstallationsmapperne til programfiler
brug standardfilplaceringerne, når du installerer applikationsprogrammer. Under Windowsindo .s, efter konvention ansøgning programfiler opholde sig under (drevbogstav:)->Program Files mappe. Installation af programmer andre steder er forvirrende og unødvendig.
2. Et sted for alle dokumenter
Placer alle dokumenter under en enkelt “root” – mappe., For en enkelt bruger i et environmentindo .s-miljø er standardplaceringen mappen Mine dokumenter.
i et fildelingsmiljø forsøger du at gøre det samme. Opret en enkelt rodmappe (kaldet “delte dokumenter” for eksempel) og gem alle dokumenter i undermapper inde i rodmappen. At have et enkelt sted for alle elektroniske dokumenter gør det lettere at finde ting og køre sikkerhedskopier og arkiver.
3. Opret mapper i et logisk hierarki
Dette er skufferne på din computers arkivskab, så at sige., Brug almindeligt sprog til at navngive dine mapper; du ønsker ikke at se på denne liste over mapper i fremtiden og undre dig over, hvad “TFK” eller hvad som helst andet interessant forkortelse du opfandt betyder.
4. Reden mapper i mapper
Opret andre mapper i disse hovedmapper, når behovet opstår. For eksempel kan en mappe kaldet “fakturaer” indeholde mapper kaldet “2018”, “2017” og “2016”. En mappe opkaldt efter en klient kan omfatte mapperne “kundedata”og ” korrespondance”., Målet er at have hver fil i en mappe i stedet for at have en masse forældreløse filer opført.
Opret ikke komplekse, dybt lagede mappestrukturer. Hvor det er muligt brug beskrivende filnavne i stedet.
5. Følg Filnavnekonventionerne
brug beskrivende filnavne til nem identifikation og hentning, men gå ikke over bord – fil – /stinavne har længdegrænser, der varierer mellem operativsystemer.
Under Windowsindo unders den maksimale fulde stilængde for en fil (f. eks., drevbogstavet + mappenavne + filnavn) er 260 tegn. Brug almindelige forkortelser, hvor det er muligt, såsom Jan for januar eller Corp for Corporation.
6. Vær specifik
Giv elektroniske filer logiske, specifikke navne og inkluder datoer i filnavne, hvis det er muligt. Målet ved navngivning af filer er at kunne fortælle, hvad filen handler om uden at skulle åbne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde, der minder ham om, at betalingen er forsinket, skal du kalde det noget som “overdue_20180115”; snarere end noget som “brev”., Hvordan vil du vide, hvem brevet er til uden at åbne det?
Hvis du deler filer via e-mail eller bærbare enheder, kan du få filnavnet til at indeholde mere specifikke oplysninger, da mappeoplysningerne ikke vil blive inkluderet i den delte fil.
for eksempel, hvis dit dokument findes i Mine dokumenter\fakturaer\2017\kunder\Doe_John_20180416.doc og filen er delt eller sendt alle modtageren vil se, er Doe_John_20170416.doc og kan muligvis ikke fortælle, at filen er en kundefaktura uden at åbne den.
7., File as you Go
det bedste tidspunkt at arkivere et dokument er, når du først opretter det. Så kom i vane med at bruge dialogboksen “Gem som” til at arkivere dit dokument såvel som navngive det, og sæt det på det rigtige sted i første omgang.
8. Bestil dine filer for nemheds skyld
Hvis der er mapper eller filer, som du bruger meget, tvinge dem til toppen af fillisten ved at omdøbe dem med en ! eller en AA i begyndelsen af filnavnet.
9., Udsæt dine filer regelmæssigt
Nogle gange er det gamle indlysende som i eksemplet på mappen med navnet “fakturaer” ovenfor. Hvis det ikke er tilfældet, skal du holde dine mapper ryddede ved at rydde de gamle filer.
slet ikke forretningsrelaterede filer, medmindre du er helt sikker på, at du aldrig får brug for filen igen. I stedet for i din hovedsamling af mapper under din rodmappe skal du oprette en mappe kaldet “gammel” eller “inaktiv” og flytte gamle filer ind i den, når du støder på dem.
10., Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt
uanset om du kopierer dine filer til et andet drev eller på bånd, er det vigtigt at konfigurere og følge en regelmæssig sikkerhedskopiering.
god filhåndtering gør det nemt at finde det, du ønsker,
håndtering af elektroniske dokumenter bør være en del af en overordnet dokumentstyringsstrategi for din virksomhed. En ordentlig dokumenthåndteringsplan bør omfatte alle aspekter af håndtering af dokumenter, herunder opbevaring, hentning, sikkerhedskopier og sikkerhed.,
søgefunktionen er en vidunderlig ting, men det vil aldrig matche den lethed at være i stand til at gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filhåndteringstips konsekvent, selvom du ikke ved, hvor noget er, ved du, hvor det skal være – en enorm fordel, når det kommer til at finde det, du leder efter. God filhåndtering praksis vil spare din virksomhed tid og penge.,