proces nebo funkce splatných účtů je nesmírně důležitý, protože zahrnuje téměř všechny platby společnosti mimo mzdy. Proces splatných účtů může provádět oddělení splatných účtů ve velké korporaci, malý personál ve středně velké společnosti nebo účetní nebo možná majitel v malém podniku.
bez ohledu na velikost společnosti je posláním splatných účtů platit pouze účty a faktury společnosti, které jsou legitimní a přesné., To znamená, že předtím, než faktury dodavatele je zapsána do účetních záznamů a plánované platby, faktury musí odrážet:
- co firma objednala
- co společnost obdržela
- správné jednotkových nákladů, výpočty, součty, termíny, atd.
aby byla zajištěna hotovost a další aktiva společnosti, měl by mít proces splatných účtů vnitřní kontrolu., Několik důvodů, pro vnitřní kontroly jsou:
- zabránit placení podvodné faktury
- zabránit placení nepřesné faktury
- zabránit zaplacení faktury dodavatele dvakrát
- být jisti, že všechny faktury dodavatele jsou účtovány
Periodicky společnosti by měly vyhledat odbornou pomoc, jak zlepšit své vnitřní kontroly.
proces splatných účtů musí být také účinný a přesný, aby účetní závěrka společnosti byla přesná a úplná., Kvůli podvojnému účtování opomenutí faktury dodavatele skutečně způsobí, že dva účty nahlásí nesprávné částky. Například, pokud náklady opravy není zaznamenán včas:
- odpovědnost bude vynechán z rozvahy, a
- náklady opravy budou vynechány z výkazu zisku a ztráty.
pokud je faktura dodavatele za opravu zaznamenána dvakrát, budou také dva problémy:
- závazky budou nadhodnoceny a náklady na opravy
- budou nadhodnoceny.,
jinými slovy, bez závazků proces je up-to-date a dobře běžet, vedení společnosti a ostatní uživatelé finančních výkazů budou dostávat nepřesné zpětnou vazbu na výkonnost a finanční pozici.
špatně spuštěné účty splatné proces může také znamenat chybějící slevu na zaplacení některých účtů brzy. Pokud nebudou faktury dodavatele zaplaceny, když se stanou splatnými, vztahy s dodavateli by mohly být napjaté. To může vést k tomu, že někteří prodejci požadují dobírku., Pokud by k tomu došlo, mohlo by to mít extrémní důsledky pro společnost s hotovostí.
stejně jako zpoždění při placení účtů může způsobit problémy, takže by mohlo platit účty příliš brzy. Pokud jsou faktury prodávajícího zaplaceny dříve, než je nutné, nemusí být k dispozici hotovost na zaplacení některých dalších účtů podle jejich splatnosti.
objednávka
společnost připravuje objednávku nebo po pro komunikaci a dokumentování přesně toho, co společnost objednává od dodavatele. Papírová verze objednávky je vícekopírovací formulář s kopiemi distribuovanými několika lidem., Lidi nebo oddělení obdržení kopie PO zahrnovat:
- osoba, která žádá, aby organizace PRODUCENTŮ vydávají za zboží nebo služby
- účty splatné oddělení
- přijímací oddělení
- dodavatel
- osoba, která připravuje objednávky
objednávka bude obsahovat číslo objednávky, datum připraveny, název společnosti, název dodavatele, jméno a telefonní číslo kontaktní osoby, popis jednotlivých položek nákupu, množství, jednotkové ceny, způsob dopravy, datum potřebovali, a další relevantní informace.,
jedna kopie objednávky bude použita v trojcestném zápase, o kterém budeme diskutovat později.
Receiving report
přijímací report je firemní dokumentace zboží, které obdržela. Přijímající zpráva může být papírový formulář nebo může být položka počítače. Množství a popis zboží uvedené v přijímacím protokolu by měly být porovnány s informacemi o objednávce společnosti.
po odsouhlasení přijímající zprávy a informací o objednávce je třeba je porovnat s fakturou dodavatele., Přijímající zpráva je tedy druhým ze tří dokumentů v trojcestném zápase (který bude brzy projednán).
faktura dodavatele
dodavatel nebo dodavatel zašle fakturu společnosti, která obdržela zboží a / nebo služby na úvěr. Po obdržení faktury nebo faktury se na ni zákazník bude odkazovat jako na fakturu dodavatele. Každá faktura dodavatele je směrována na účty splatné ke zpracování., Po ověření a schválení faktury bude částka připsána na splatný účet společnosti a bude také odečtena na jiný účet (často jako náklad nebo aktivum).
běžnou technikou pro ověření faktury dodavatele je třícestný zápas.
třícestný zápas
proces splatných účtů často používá techniku známou jako trojcestný zápas, aby bylo zajištěno, že jsou zaznamenány a zaplaceny pouze platné a přesné faktury dodavatelů., Three-way match zahrnuje následující:
Pouze tehdy, když údaje v tři dokumenty jsou v dohodě bude dodavatele fakturu být zapsány do Účtů účet závazků a plánované platby.
dobrá vnitřní kontrola zdrojů společnosti se zvyšuje, když společnost přiřadí samostatného zaměstnance se specifickou, omezenou odpovědností., Následující graf ilustruje koncept oddělení (nebo oddělení) povinnosti zahrnují účty splatné:
Když úkoly jsou oddělené, to bude vyžadovat více než jeden nečestný člověk krást ze společnosti. Proto malé společnosti bez dostatečného počtu zaměstnanců, které by oddělily odpovědnost zaměstnanců, budou mít větší riziko krádeže.
pro ilustraci trojcestné shody předpokládejme, že BuyerCo potřebuje pro své tiskárny 10 kazet toneru., BuyerCo vydá objednávku na Dodávkucorp pro 10 kazet za $60 za kazetu, která má být dodána za 10 dní. Jednu kopii OP je poslal do SupplierCorp, jedna kopie jde do osoba pohledávky kazety, jedna kopie jde do přijímacího oddělení, jedna kopie jde na účty splatné, a jednu kopii si ponechá osoba, která připravuje PO. Když kupující obdrží kazety, připraví se přijímací zpráva.
třícestný zápas zahrnuje porovnání následujících informací:
- popis, množství, náklady a podmínky objednávky společnosti.,
- popis a množství zboží uvedené v přijímací zprávě.
- popis, množství, náklady, podmínky a matematika na faktuře dodavatele.
Po zjištění, že informace smiřuje, dodavatele faktury lze zadat do účtu pasiv závazky. Informace zadané do účetního softwaru budou obsahovat referenční informace o faktuře (jméno nebo kód dodavatele, číslo faktury a datum atd.), částku, která má být připsána na splatné účty, částku(částky) a účet(účty), které mají být odepsány, a datum, kdy má být platba provedena., Datum platby je založeno na podmínkách uvedených na faktuře a zásadách společnosti pro provádění plateb.
a Konečně, dokumenty by měly být ražené nebo perforované, aby naznačují, že byly vloženy do účetního systému, čímž se zabrání duplicitní platby.
vouchery
některé společnosti používají voucher k dokumentování nebo“ ručení za “ úplnost schvalovacího procesu. Voucher si můžete představit jako krycí list pro připevnění podpůrných dokumentů (objednávka, přijímací zpráva, faktura dodavatele atd.,) a za zmínku schválení, čísla účtů a další informace pro každého dodavatele faktury nebo vyúčtování.
Když se na dodavatele faktura je zaplacena, voucher a jeho příloh (včetně kopie zkontrolovat, že byla vydána) budou uloženy v placené poukaz/invoice file. Pokud se jedná o papírové dokumenty, kancelářský stroj by mohl perforovat slovo „zaplaceno“ prostřednictvím poukazu a jeho příloh. To se provádí, aby se zajistilo, že nedojde k duplicitní platbě.
nezaplacené faktury a poukázky se budou konat v otevřeném souboru.,
faktury dodavatele bez objednávek nebo přijímání zpráv
ne všechny faktury dodavatele budou mít objednávky nebo přijímání zpráv. Proto, třícestný zápas není vždy možný. Například společnost nevydává příkaz k nákupu své elektrické energie za předem stanovené množství elektřiny pro následující měsíc. Totéž platí pro telefon, zemní plyn, kanalizaci a vodu, nákladní dopravu a tak dále.
existují také platby, které jsou vyžadovány každý měsíc za účelem plnění nájemních smluv nebo jiných smluv., Příklady zahrnují měsíční nájemné za skladovací zařízení, pronájem kanceláří, platby automobilů, leasing zařízení, dohody o údržbě atd. I když tyto závazky nebudou mít nákupní objednávky, odpovědnost se nemění: platit pouze částky, které jsou legitimní a přesné.
výpisy od dodavatelů
prodejci často zasílají svým zákazníkům výpisy, které uvádějí částky (uvedené číslem faktury), které zůstávají nezaplacené. Po obdržení prohlášení dodavatele by měly být podrobnosti o prohlášení porovnány se záznamy společnosti.,
skutečnost, že společnost může přijímat faktury i výpisy od dodavatele, znamená, že existuje potenciál duplicitní platby. Aby se zabránilo duplicitní platbě, společnosti často stanoví následující pravidlo: platit pouze z faktur dodavatele; nikdy platit z prohlášení dodavatele.