Proč Jsou Zprávy o Stavu Důležité?
nejlepší zprávy o stavu projektu vytvářejí odpovědnost a vlastnictví ve vašem týmu. Odhalují problémy, zmírňují rizika a především-zajišťují, že jste na cestě k vašim projektovým cílům.
pro klienty poskytují zprávy o stavu projektu hodnotu. Dává jim jistotu, že jejich peníze přinášejí hodnotu. Díky tomu mohou vypadat dobře svým šéfům., Může zajistit, aby financování pokračovalo i v budoucnu. To může také zcela zachránit zadek v tom, že máte papírovou stopu v případě, že věci jdou z kolejí.
zprávy o stavu projektu jsou vytvořeny poté, co je váš projektový plán zaveden a věci jsou v pohybu. Pokud chceme získat super přesné, je to během monitorovací fáze & Controlling phase. Obvykle jsou zasílány týdně nebo měsíčně. Sakra, můžete to dokonce udělat denně-ale pouze v případě potřeby.
zprávy o stavu projektu lze doručit různými způsoby. Neexistuje žádný dokonalý způsob, jak to udělat. Mail., Monitoring & Controlling. Slovně, a pak následoval PDF. Možnosti a kombinace jsou nekonečné.
zprávy o stavu projektu nejsou a neměly by sloužit jako výrobci úloh & PMs, protože jsou součástí pracovních povinností. Je povinností producenta / projektového manažera vytvářet smysluplné a užitečné zprávy o stavu. Nejen „dělat zprávu o stavu“, kterou nikdo nečte.
co obsahuje zpráva o stavu projektu?,
ve zprávě o stavu musíte zahrnout následující:
název projektu / Název klienta
tento krok by měl být zřejmý. Ujistěte se, že zaznamenáte, pro koho je zpráva určena a co zpráva znamená (tj. jaký projekt).
project Vision
to by měla být jednoduchá věta o tom, co je váš projekt a co je hlavním cílem/vizí. Pohled na 10 000 stop. Dobrou zprávou je, že jakmile je hotovo-nebudete ji muset revidovat.,
příklady:
- řídit kvalifikované zákazníky k“ nákupu “ kombucha prostřednictvím mobilních zařízení založených na vylepšeném uživatelském rozhraní.
- s tímto projektem doufáme, že zvýšíme online prodej kombucha prostřednictvím implementace e-mailové marketingové kampaně.
- spusťte do června 2018 web, který zákazníkům umožňuje zakoupit Killer Kombucha a odráží Killer Kombucha jako nejkvalitnější & nejlepší ochutnávka produktu ve své kategorii.,
zdraví projektu
existuje několik různých způsobů, jak to můžete točit, ale docela se mi líbí metoda „stoplight“. Zelená nadobro. Žlutá pro některé problémy. Červená pro to je horký nepořádek. Poznámka k podpoře je vždy užitečná.
příklady:
- zelená: získali jsme schválení návrhů drip e-mailů. V tuto chvíli žádné rozpočtové obavy.
- Žlutá: kapání e-mail návrhy je třeba významných změn, proto konečné datum dodání bylo odloženo o 1 týden.
- červená: odkapávací e-mailová kampaň od začátku drasticky posunula směr., Musíme uspořádat schůzku, abychom vytvořili přání/přání pro projekt.
další položkou, kterou vám velmi doporučuji zahrnout, by byl projekt strávit & časová osa. Tím, že poskytuje svého klienta & tým pravidelné aktualizace o tom, jak projekt vystupuje proti rozpočtu a časové osy, budete podporovat povědomí a řídit hodnotu projektu úsilí. To je také skvělý záznam pro vás vidět trendy a zabránit váš projekt jít mimo stezky.,
co jsme dokončili tento časový rámec
Ty by měly být uvedeny ve formátu bullet. Udržujte tyto krátké & jednoduché. Nejsou to lístky na Jiru. Nevysvětluj “ jak “ jen co.
Příklad:
- Získat schválení pro 3 kapání e-mail vzory
- Dokončeno předání řízení rozvoje týmu & potvrzeno dodání ose
Co Máme v Plánu Dokončit Další časový rámec
Jasné, přesný seznam úkolů zde uvedena v bullet formátu.,
Příklad:
- Rozvíjet tři e-maily
- interní QA & testování
- off, aby klient QA & testování
Problémy/Zátarasy
To je místo, kde můžete vyvolat žádné červené vlajky nebo překážky vám brání v pohybu vpřed.
Příklad:
- Pokud nechceme získat klienta, zpětná vazba od 06/02, budeme v nebezpečí, že není schopen odeslat e-mail pro spotřebitele stejný den jako výrobek bude k dispozici v obchodech.,
Nadcházející Úkoly & Milníky
10000 ft pohled na to, co se děje. Je něco, co by měl divák zkontrolovat? Co bude dál?,
Příklady:
- dd/mm: Klient QA & Testování
- dd/mm: E-mail Nasazení
Tady je to, co to vypadá všechno dohromady:
Volitelné Položky, které Chcete Zahrnout Na Základě Vašeho Projektu:
- Odkazy na vaše časové osy projektu
- Odkazy na dokončené výstupy
- Akční zboží
- Vtipné gify, odkazy na tým, seznamy skladeb, atd.,
- Týdenní poděkování nebo vděčnosti členům týmu a klientům
- Odkazy na příslušné články/trendy v odvětví
- RAID log
ne Zahrnovat Toto:
- Hodit Odstín
- Kecy
- Otázky
Jak Vytvořit Projekt Zpráva o Stavu
Nyní, když máte seznam všeho, které by měly být zahrnuty v hlášení o stavu…je na čase začít se hlásí! Zde je podrobný průvodce, který podrobně popisuje, jak se skutečně posadit a vytvořit zprávu o stavu.,
Shromážděte svá Data
než napíšete zprávu, musíte shromáždit informace, o kterých musíte podat zprávu. To znamená tahání dat z různých zdrojů, abyste plně porozuměli časovému rámci, rozpočtu, událostem a dalším důležitým položkám.
získejte Data ze softwaru pro správu projektů
Pokud používáte software PM, bude pro Vás připraveno mnoho klíčových projektových dat, které můžete použít ve své zprávě, jako je použitý rozpočet nebo hodiny strávené., Zde je několik nejlepších nástrojů, které bych doporučil, pokud již nepoužíváte:
můžete také vidět úplné přehledy těchto nástrojů pro správu projektů.
získejte Data z časové osy projektu
časová osa projektu by měla obsahovat všechna data, události a/nebo akce v pořadí, v jakém k nim došlo. Toto je skvělé první místo, kde se můžete podívat na shromažďování informací o vaší zprávě o stavu. Tento dokument vám také připomene všechny nadcházející lhůty, na které byste měli upozornit.
zkompilujte finanční informace
s největší pravděpodobností budete vykazovat náklady a rozpočtování., Proto je nutné mít tyto údaje snadno dostupné, když si sednete, abyste vytvořili zprávu o stavu. Vytáhnout z výkazy, zprávy o výdajích, bankovní výpisy, a odhady…cokoliv, aby získat kompletní finanční obrázek.
Určete stav RAG
budete chtít nechat svého klienta a / nebo tým vědět, zda je projekt zdravý, zastavený nebo v krizi. Nejprve však musíte provést svůj výzkum a vypracovat tezi, do které oblasti spadáte. Je na správci projektu, aby upozornil na změny stavu, od červené (špatné), jantarové (dobře) nebo zelené (vše dobré).,
check-In s vaším týmem
nyní máte informace, které jste a) jsou si vědomi a B) považují za důležité. Ale to by mohlo být moudré check-in se svým týmem a zjistit, zda mají nějaké další aktualizace nebo podrobnosti přidat.
zdroj šablona zprávy o stavu (volitelně)
nemusíte vytvářet zprávu o stavu od nuly. Stejně jako mnoho typů dokumentů je k dispozici široká škála šablon, které můžete použít, pokud si to vyberete. Stačí vyměnit logo holdingu za logo vaší společnosti a voila, připravené začít hlásit.,
Přečtěte si níže o šabloně zprávy o stavu projektu v členství v DPM.
Nastínit Klíčové Segmenty
Pro vaše vlastní rozum, zip přes celý dokument a zanechat krátké 3-4 slovo, zapisovat poznámky v hlavních kategoriích na pomoc vás jako obrys. Je příliš snadné na něco zapomenout nebo vyrazit na tečnu. Váš obrys pomůže udržet věci na správné cestě.
shrnutí
první část, kterou budete chtít nastínit, je shrnutí zprávy. Na rozdíl od zbytku obrysu, možná budete chtít postavit 2-3 plné, nedotčené věty zde., To bude diktovat tón a směr zbytek zprávy bude trvat.
příklad: tato zpráva nastíní aktuální stav online marketingového projektu Killer Kombucha. Dotkneme se stavu e-mailové marketingové kampaně drip se zaměřením na aktuální konstrukční úkoly a segmentaci seznamů diváků.
klíčové položky / milníky
Zaznamenejte 2-3 klíčové položky a / nebo milníky, které chcete ve své zprávě řešit. Nebudete se moci dotknout každého malého detailu vaší práce, takže byste měli vybrat koherentní zaměření.,
Příklad:
- E-blast header image schválen
- Čekání na tělo znění revize z klienta
- Dokončen publikum segmentace doporučení
Poznámky & Odkazy
chcete ještě Něco dodat? Něco, na co se chcete spojit? Máte myšlenku, která se nehodí jinde? Nechte si vzkaz zde.
napište ošklivý první návrh
první věc, kterou budete dělat-je vytvořit ošklivý první návrh zprávy o stavu., Dozvěděl jsem se o ošklivém prvním návrhu od“ everybody píše “ od Ann Handley a použil jsem ho na spoustu úsilí jako premiér.
v podstatě je to místo, kde stačí slovo zvracet vše, co víte o projektu v rámci nastavené šablony. Pro mě je to doba, kdy si vzpomenu a přemýšlím dopředu, co se děje. Toto cvičení je důležité, protože vám umožní opravdu promyslet a strávit události na vašem projektu. To vám umožní vypsat všechny informace – bez potrestání sami upravovat a formátovat na cestě.
pak si dejte pauzu.,
upravte svou práci
vraťte se a upravte stavovou zprávu. Chcete zajistit, aby vaše zpráva o stavu byla přesná a jasná z chyb. Odeslání dokonalých zpráv ukazuje vašim klientům a týmu, že jste do zprávy o stavu vložili čas a přemýšleli – že je to důležité a hodnotné. Jednoduché chyby mohou poslat zprávu, že je vám to jedno.,
Double-zkontrolovat, že vaše hlášení obsahuje následující:
- Projekt Název/Jméno Klienta
- Projekt Vize
- Projekt Zdraví
- Co byla nedávno dokončena
- Co máte v plánu dokončit další
- Problémy/Zátarasy
- Nadcházející Úkoly & Milníky
Také…..
- snížit slovo tuk. Můžete říct věci jednodušší? Přímější?
- správná gramatika, interpunkce, pravopis
- přidejte vše, na co jste zapomněli, nebo se to změnilo od prvního návrhu.
- můžete to dostat na jednu stránku?, Není nutné-ale to vám pomůže vyhnout se přetížení informací.
odeslat & doručit
nyní jste vytvořili zprávu o stavu projektu a je připravena k odeslání. Výborně! Zde je několik tipů, jak zajistit, aby byl tým a váš klient pozitivně přijat.
přidejte cukr před odesláním
důležité je, že distribuujete svému týmu a klientům trochu „cukru“. Tuto cennou dovednost jsem se naučil od šéfa před několika lety. Buďte zdarma. Buďte Laskaví. Jděte z cesty, abyste doručili tuto zprávu o stavu s dávkou písemného veselí., Jinými slovy, vyvarujte se zvuku jako robot.
Váš stav projektu zprávy budou přijaty pozitivně se zamyšleným poznámka vs. jen odkaz na „podívejte se zde“, který vysílá signál pro ostatní, že dokument není důležité.
doručit vedle schůzky o stavu
je běžné, že zprávy o stavu jsou vydávány současně se schůzkou o stavu. Slouží jako obecná agenda a zanechává za sebou bod pro ostatní., To není nutné, ale rozhodně poskytuje velkou příležitost pro tým a/nebo klienta, aby diskutovali o projektu a rozšířený rizika, problémy nebo obavy. Re-vydání zprávy o stavu, pokud byly provedeny změny během schůzky o stavu.
efektivní způsoby odeslání zprávy o stavu
Slack, e-mail, basecamp, Teamweek atd. Vyberte metodu a držte se jí. Snažil bych se vás povzbudit, abyste se vyhnuli odesílání více médií, abyste vytvořili méně práce pro sebe a zajistili, že publikum ví, jak a kdy bude doručeno.,
potvrzení přijetí & zapojení
poslední věc, kterou můžete udělat, je „odeslat“ zprávu o stavu a vyzkoušet. Váš tým a klient jsou zodpovědní za jeho čtení-je to vaše práce sledovat, jak tuto odpovědnost vynucovat.
požádejte publikum vaší zprávy, aby potvrdilo, že zprávu přečetli do 24 hodin. Jednoduchý“ got it “ nebo palec nahoru emoji přes Slack je skvělý. Mají otázky? Chcete se ujistit, že zpráva o stavu projektu je čtena a je účinným nástrojem pro projektovou komunikaci.,
každý, kdo nereaguje-Sledujte přímo. Neodpovídejte všem a zavolejte je. To je špatná forma.
opláchněte & opakujte (+ zpětná vazba)!
poslední rada, kterou mám, je požádat své publikum, aby poskytlo zpětnou vazbu. Toto je dokument pro ně. Chcete se ujistit, že to pomáhá-neubližuje.
Check-in občas zjistit, jestli je něco, co můžete snížit, zahrnout nebo zlepšit, aby se vaše zprávy o stavu sloužit svůj tým a klienty lepší.,
zpráva o stavu projektu osvědčené postupy
dobře, teď, když víme, co to je, a co to zahrnuje, a jak udělat jeden – zde je několik obecných úkolů a nedělat, které vám pomohou vést vás. Tady je moje nejlepší rada na tvorbě hlášení pro věkové skupiny:
Ubytovat různé styly učení
Pamatujte: Ne každý může přečíst celý text dokumentu a musí to držet. Zahrnout text, poznámky jot, vizuální a odkazy ve zprávě o stavu zvýraznit důležité oblasti. Navíc naplánujte nějaký klient facetime s každou zprávou., Mluvit to a klást otázky on-the-fly bude mít větší dopad na vašeho klienta.
udržujte věci jednoduché, hloupé! (Polibek)
Ah, Ano-dobrý ol ‚ K.I. S. S. ředitel. Udržujte zprávu o stavu jednoduchou, pro vaše klienty a vaše. Pokud zpráva o stavu trvá příliš dlouho, aby vytvořit nebo přečíst, jste se snižuje pravděpodobnost, že tyto věci se budou dít (nebo, přinejmenším, stát s každou úroveň přesnosti).,
Zůstat odpovědný tím, že plánování opakované schůzky
první zpráva o stavu + hromada může cítit jako trochu tahanice, ale to jen dostane jednodušší, jak čas pokračuje. Brzy, spadnete do rutiny, díky které je druhá povaha stavět a sdílet zprávu o stavu. Naplánujte opakující se stavové schůzky hned na pálce, ne tak, jak jste na ně připraveni, abyste se zodpovídali do termínu.
snažte se, aby se stavové schůzky trochu zábavnější
interakce člověka z nás dělá, dobře, člověk. Udělejte si krátký okamžik, abyste dohnali věci, které nesouvisejí s prací., Prolomte LED něčím neformálním a nezapomenutelným, jen se držte dál od témat „faux pas“, jako jsou drby nebo politika. Buďte aktivním posluchačem a snažte se mluvit způsobem, který se cítí přirozeně, ne jako byste měli agendu.
vždy mějte zprávu o stavu na cestách
neopouštějte přípravy zprávy o stavu až do poslední minuty. Místo toho máte nedokončený dokument, ke kterému můžete přidat události v reálném čase. Přemýšlejte o tom tímto způsobem: pokud někdo potřebuje okamžitou zprávu o stavu mimo modrou, chcete něco, co jim můžete okamžitě ukázat. Vždy buďte připraveni!,