Jak je váš evidenční systém? Frustrující? Zjistíte, že je příliš těžkénezapomeňte, kam věci jdou? Máte někdy problém najít konkrétní dokument, jakmile jste ho schovali? Můžete mít dokonce tři nebo čtyři souboryobsahují stejné informace, ale jsou označeny jinak-jaký nepořádek!
Oprava problému
Co způsobuje pád registračního systému? Je pravděpodobné, že to pro začátek nebyl moc „systém“., S větší pravděpodobností to byl jen náhodný sortimentindividuální soubory, které k sobě opravdu neměly žádné spojení.
Chcete-li vytvořit skutečně efektivní registrační systém, musíte začít s plánem.Jednoduše plácnutí štítku na složku jej neřeže. Nebojte se však; chystáme se zřídit evidenční systém, který pojme jakýkoliv typ papír-homeor office., Pro potřeby vše, co opravdu potřebujete, jsou několik barev 2/5 cuttab barevné složky, a některé box spodní závěsné složky
Vytváření Souboru Kategorií
Podívejte se na váš současný systém evidence (nebo tu hromadu papíru, který jste beenmeaning do souboru pro měsíce) a začít třídění dokumentů do kategorií.“Finance“ může být jeden; „dům věci“ by mohl být jiný. V tuto chvíli se zaměřujeme na detail vašeho registračního systému. Upřímně řečeno, není jasné, jestli je to účet za kreditní kartu nebo bankovní výpis právě teď. O tyto rozdíly se budeme později bát.,
Podkategorizace
vyberte jednu z vašich hromádek „hlavní kategorie“ a pojďme je znovu třídit.Tentokrát přemýšlejte o rozbití papíru do menších podkategorií. Například, vaše „finance“ hromada může být rozdělena do:
- spořící účet
- běžný účet
- studentské půjčky
- účet kreditní karty
Být konkrétní, ne jen říct, že jsou „bankovní výpisy“. Určete, ke kterémuúčet patří a každý z nich se rozdělí na samostatnou hromadu. Nechceme, aby se soubory „hromadily“ s jinými soubory – každý dostane svůj vlastní oddělený nosič.,
Barevné Kódování
Každá hlavní kategorie papírování by měly být přiřazeny různé barvy (yourchoice) – a pak budeme dát každé z jejích podkategorií do individualhanging složky souboru. Ve výše uvedeném příkladu mohou být „Finance“ zelené akaždý z vašich účtů dostane samostatnou zelenou složku souborů. Vypadá to jako maličkost, ale barevné kódování váš systém vám ušetří obrovské množství času infiling a načítání papíry.
možnost podívat se do zásuvky souboru a vidět různá těla informacírozbitá barvou má smysl pro váš mozek., Když víte, že yourfinancial část je zelená, váš dům část je modrá a vaše auto papersare v červené, vy ani nemusíte přemýšlet, protože vaše ruce jen naturallygoes do pravé části souboru zásuvky.
vytváření štítků
nyní, když má každý svou vlastní barevnou složku, musíme označit každý soubor.Při vytváření štítků se přesuňte z obecné na konkrétní. Neříkejte mi youare podání papírování pro vaše „Visa kreditní karty – – nazvěme to „kreditní karty: Vízum“.,Když uspořádáte své složky abecedně, všechny soubory“ kreditní karty „(bez ohledu na to, kolik máte) – budou spolu v sekci“ Finance“.
Naším cílem je udržovat související soubory v těsné blízkosti. Do thisagain a znovu pro každé seskupení souborů, dokud jste označili každý souborv každé hlavní kategorii. Osobně používám štítky Viewables®, protože jsou čisté, snadno čitelné a mohu je vytisknout z počítače.,
vyplnění šuplíku
vše, co musíte udělat, je vložit soubory do každé hlavní kategorie v abecedním pořadí a poté vložit hlavní kategorie do šuplíku v abecedním pořadí.
umístěte barevné složky do spodní složky závěsného boxu, abyste je udrželi v zásuvce. Karty 2/5 řezu se zobrazují nad zavěšenými soubory a tabsare v přímce pro snadné čtení.
vždy, když potřebujete najít dokument nebo dát něco do složky, jen lookfirst pro správnou hlavní kategorie (snadno identifikovat jak labelsand barva)., Se správným registračním systémem je snadné dát si rucesprávný soubor bez velkého vyhledávání.
od Ramona Creel
Sledujte nebo Poslouchejte, jak nastavit účinný systém podávání podcastu „udržet si organizovaný“.