Udržování vaše elektronické dokumenty organizovány, může být docela fuška v dnešní „drátové“ světa.
kromě ukládání dokumentů lokálně na stolní počítače, notebooky nebo mobilní zařízení stále více podniků používá cloud pro základní obchodní aplikace a ukládání souborů.
dalším komplikujícím problémem ukládání je potřeba, aby mnoho podniků sdílelo dokumenty mezi zaměstnanci., V rámci kanceláře se to obvykle provádí pomocí souborového serveru nebo síťového paměťového zařízení (NAS).
Pokud je vyžadován sdílený mobilní přístup, dokumenty lze uložit do cloudu a sdílet přiřazením přístupových oprávnění.
výsledkem toho všeho může být soubor řízení noční můra s některými z člověka dokumentů uložených v cloudu a některé lokálně, a dokonce i jednotlivé dokumenty uloženy pouze na jednom místě nebo jiný.,
organizace je klíčem k elektronické správě souborů
kdekoli jsou dokumenty uloženy, je důležité je udržovat organizované a aktuální. Cílem elektronické správy souborů je zajistit, že můžete najít to, co hledáte, i když ho hledáte roky po jeho vytvoření.
Většina obchodních lidé mají v té či oné době byl v trapné situaci, že zákazník zavolá a není schopen rychle najít příslušné faktury nebo jiných důležitých zákaznických dokumentů., Stejně otravné je, že se na konci roku snaží najít dokumenty týkající se firemních účtů pro účetního nebo ještě horší, taxman.
správná organizace digitálních dokumentů je zvláště kritická ve sdíleném prostředí – pokud některý z vašich zaměstnanců chybí (dočasně nebo trvale!) měli byste být schopni snadno najít všechny dokumenty vytvořené nebo spravované touto osobou.
potenciální ztráta datových problémů s nespokojenými odcházejícími zaměstnanci je dalším důvodem k ochraně vašich obchodních údajů.,
tyto tipy pro správu souborů vám pomohou udržet vaše soubory přístupné:
1. Použijte výchozí instalační složky pro programové soubory
při instalaci aplikačních programů použijte výchozí umístění souborů. V systému Windows jsou soubory programu convention application umístěny pod adresářem (písmeno jednotky:) – >program Files directory. Instalace aplikací jinde je matoucí a zbytečná.
2. Jedno místo pro všechny dokumenty
umístěte všechny dokumenty pod jednu složku „root“., Pro jednoho uživatele v prostředí Windows je výchozím umístěním složka Dokumenty.
v prostředí pro sdílení souborů se pokuste udělat totéž. Vytvořte jednu kořenovou složku (například „sdílené dokumenty“) a uložte všechny dokumenty do podsložek uvnitř kořenové složky. Mít jediné místo pro všechny elektronické dokumenty usnadňuje hledání věcí a spouštění záloh a archivů.
3. Vytvořte složky v logické hierarchii
jedná se o zásuvky kartotéky počítače., Použijte prostý jazyk k pojmenování složek; nechcete se v budoucnu dívat na tento seznam složek a přemýšlet, co znamená „TFK“ nebo jakákoli jiná zajímavá zkratka, kterou jste vynalezli.
4. Nest složky ve složkách
vytvořte další složky v těchto hlavních složkách podle potřeby. Například složka s názvem “ faktury „může obsahovat složky s názvem“ 2018″,“ 2017 „a“2016“. Složka pojmenovaná pro klienta může obsahovat složky „zákaznická data“a “ korespondence“., Cílem je mít každý soubor ve složce, spíše než mít spoustu osiřelých souborů uvedených.
nevytvářejí složité, hluboce vrstvené struktury složek. Tam, kde je to možné, použijte místo toho názvy popisných souborů.
5. Postupujte podle Konvence Pojmenování Souborů
Používat popisné názvy souborů pro snadnou identifikaci a vyhledávání, ale nejdou přes palubu – soubor/path jména mají omezení délky, které se liší mezi operačními systémy.
pod Windows maximální délka celé cesty pro soubor (např., písmeno jednotky + názvy složek + název souboru) je 260 znaků. Používejte běžné zkratky všude tam, kde je to možné, jako je Jan pro leden nebo Corp pro korporaci.
6. Být konkrétní
dát elektronické soubory logické, konkrétní názvy a zahrnout data v názvech souborů, pokud je to možné. Cílem při pojmenování souborů je zjistit, o čem je soubor, aniž byste jej museli otevírat a hledat. Takže pokud je dokument dopisem zákazníkovi, který mu připomíná, že platba je po splatnosti, zavolejte mu něco jako „overdue_20180115“; spíše než něco jako „dopis“., Jak budete vědět, kdo je dopis, aniž byste jej otevřeli?
Pokud jste sdílení souborů prostřednictvím e-mailu nebo přenosné zařízení, možná budete chtít mít název souboru obsahovat konkrétnější informace, protože informace o složce nebude součástí sdíleného souboru.
například, pokud váš dokument je umístěn ve složce Dokumenty\Faktur\2017\Zákazníci\Doe_John_20180416.doc a soubor je sdílen nebo e-mailem vše, co příjemce uvidí, je Doe_John_20170416.doc a nemusí být schopen říci, že soubor je zákaznická faktura bez jejího otevření.
7., File as You Go
nejlepší čas pro soubor dokumentu je, když jej poprvé vytvoříte. Takže si zvykněte používat dialogové okno „Uložit jako“ pro soubor dokumentu a jeho název a na prvním místě jej umístit na správné místo.
8. Objednejte si soubory pro vaše pohodlí
pokud existují složky nebo soubory, které používáte hodně, vynutit je do horní části seznamu souborů přejmenováním je s ! nebo AA na začátku názvu souboru.
9., Cull soubory pravidelně
někdy to, co je staré, je zřejmé jako v příkladu složky s názvem „faktury“ výše. Pokud tomu tak není, Udržujte své složky přehledné vymazáním starých souborů.
neodstraňujte soubory související s podnikáním, pokud si nejste zcela jisti, že soubor již nikdy nebudete potřebovat. Místo toho, v hlavním sběru složky v kořenové složce vytvořte složku s názvem „Starý“ nebo „Neaktivní“ a přesunout staré soubory do něj, když na ně narazíte.
10., Pravidelně zálohujte soubory
ať už kopírujete soubory na jinou jednotku nebo na pásku, je důležité nastavit a dodržovat pravidelný režim zálohování.
Dobrá Správa Souborů Umožňuje Najít to, Co Chcete, Snadno
Správa elektronických dokumentů by měly být součástí celkové správy dokumentů strategie pro vaše podnikání. Správný plán správy dokumentů by měl zahrnovat všechny aspekty manipulace s dokumenty, včetně ukládání, vyhledávání, zálohování a zabezpečení.,
vyhledávací funkce je úžasná věc, ale nikdy nebude odpovídat snadnosti, že bude moci jít přímo do složky nebo souboru. Pokud budete postupovat podle těchto správu souborů tipy důsledně, i když nevíte, kde něco je, víte, kde by to mělo být – obrovská výhoda, pokud jde o nalezení toho, co hledáte. Dobré postupy správy souborů ušetří váš obchodní čas a peníze.,