7 Möglichkeiten, eine bessere To-Do-Liste zu schreiben und mehr zu erledigen

To-Do-Listen sind eine großartige Möglichkeit, herausragende Aufgaben zu verfolgen, aber sie können schlechte Motivatoren sein. Sie enden oft zu lang, zu kurz, zu vage, zu verwirrend, überzogen, unhandlich, abgestanden und vergessen oder sogar zu akribisch geplant.

Es scheint keine komplizierte Übung zu sein—ein paar Dinge aufzuschreiben, die Sie jeden Tag erledigen möchten—aber so oft ist es.,

Wenn Sie Ihre einfache Aufgabenliste als etwas anderes empfunden haben, verwenden Sie eine oder mehrere dieser sieben Techniken, um eine bessere Aufgabenliste zu erstellen.

Beachten Sie, warum jede To-Do auf Ihrer Liste wichtig ist

Für viele von uns fühlen sich To-Do-Listen wie Fesseln an. Sie machen uns elend und schöpfen unsere Energie, anstatt uns zu motivieren, mehr zu tun.,

Art Markman, Professor für Psychologie und Marketing an der University of Texas in Austin, sagt, dass dies daran liegt, dass unsere To-Do-Listen zu oft nur Sammlungen langweiliger, stressiger oder banaler Aufgaben sind:

Wenn Sie sich jeden Tag mit Erinnerungen an nur die am wenigsten angenehmen Teile Ihres Jobs konfrontieren, wird es wahrscheinlich Ihre Motivation, zur Arbeit zu kommen, zunichte machen.

Wenn das nach Ihrer To-Do-Liste klingt, schlägt Markman eine sehr einfache Lösung vor: Umrahmen Sie Ihre Liste, um sich auf Ihren größeren Zweck bei der Arbeit zu konzentrieren., Wenn Sie die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste mit Ihrem größeren Zweck verbinden, fühlen sie sich weniger langweilig und banal und wichtiger und motivierender an.

Erwägen Sie, jeder Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste einen Satz hinzuzufügen, der den Wert des Abschlusses dieser Aufgabe erklärt. Wenn Sie klar definieren können, warum eine Aufgabe erledigt werden muss, fühlen Sie sich motivierter, sie zu erledigen.

Löschen Sie Aufgaben mit niedrigem/keinem Wert und Nice-To-Dos

Ein weiterer Vorteil der Definition des Wertes der Aufgaben auf Ihrer Aufgabenliste: Sie können die Aufgaben finden, die sich wahrscheinlich nicht lohnen., Wenn Sie nicht herausfinden können, welchen Wert das Abschließen einer Aufgabe bietet, sollten Sie sie wahrscheinlich einfach aus Ihrer Liste löschen.

Eines der häufigsten Probleme bei To-Do-Listen ist, dass sie überwältigend sind. Wenn Sie ständig neue To-dos zu Ihrer Liste hinzufügen, wie sie in den Kopf Pop, Sie oft am Ende mit Dutzenden oder Hunderten von To-dos.

Jeden Tag müssen Sie alle diese Elemente analysieren, um zu entscheiden, worauf Sie sich als nächstes konzentrieren möchten. Und jeden Tag, die wachsende Größe Ihrer Liste betont Sie aus. Sie können nie durch sie alle bekommen.,

Durch das Löschen von Aufgaben mit niedrigem Wert, ohne Wert und Aufgaben aus Ihrer Liste können Sie eine bessere Aufgabenliste erstellen, da Ihre Liste dadurch verwaltbarer, weniger stressig und skimmbarer wird. Es hält Ihre dringendsten und wichtigsten Aufgaben im Kopf und hilft Ihnen, sich nicht von Aufgaben ablenken zu lassen, die die Nadel nicht bewegen.,

Und wenn Sie befürchten, dass Sie den Überblick über Aufgaben verlieren, für die Sie sich möglicherweise Zeit nehmen möchten, indem Sie sie aus Ihrer Liste löschen, können Sie ein Tool wie MeisterTask verwenden, um diese Aufgaben in ihre eigene „Someday“-Liste zu verschieben, die Sie gelegentlich überprüfen können, wenn Ihnen die Aufgaben ausgehen.

Dadurch bleiben Ihre wichtigen und unwichtigen Aufgabenlisten getrennt, aber Sie können die Aufgaben verfolgen, die Sie möglicherweise angehen möchten, wenn die Arbeit langsam ist.,

Erstellen Sie eine Aufgabenliste für jede Woche oder jeden Tag

Wenn Sie alle Ihre No/Low-Value-und Nice-to-Have-Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste gelöscht haben und sie immer noch überwältigend finden, sollten Sie eine der folgenden Priorisierungstechniken verwenden, um eine individuelle Aufgabenliste für jede Woche oder jeden Tag zu erstellen:

• MITs-Zen to Done Leo Babauta empfiehlt, jeden Tag zu beginnen, indem Sie zwischen einer und drei Aufgaben auswählen, auf die Sie sich an diesem Tag konzentrieren werden. Dies sind Ihre wichtigsten Aufgaben (MITs), und Sie sollten an nichts anderem arbeiten, bis diese Aufgaben abgeschlossen sind.,
• Ivy Lee-Methode-Wählen Sie am Ende eines jeden Arbeitstages sechs Aufgaben aus, die Sie sich auf morgen konzentrieren möchten, ordnen Sie sie in der Priorität von 1-6 an und arbeiten Sie dann am nächsten Tag in der Prioritätsreihenfolge, bis alle sechs Aufgaben abgeschlossen sind.
• 1-3-9-Wählen Sie zu Beginn eines jeden Arbeitstages 13 Aufgaben aus, die Sie an diesem Tag ausführen möchten: eine Aufgabe mit hoher Priorität, drei Aufgaben mit mittlerer Priorität und neun Aufgaben mit niedriger Priorität. Führen Sie zuerst die Aufgabe mit hoher Priorität aus, gefolgt von den Aufgaben mit mittlerer Priorität und schließlich den Aufgaben mit niedriger Priorität.,

Abhängig von der Größe Ihrer Aufgaben können Sie diese Übungen zu Beginn eines jeden Tages oder zu Beginn jeder Woche abschließen. Wenn Ihre Aufgaben nur wenige Stunden dauern, sollte Daily gut funktionieren. Wenn Sie hauptsächlich mehrtägige Aufgaben haben, planen und priorisieren Sie wöchentlich.

Wenn Sie diese Methoden verwenden, ist es hilfreich, ein To-Do-Listenwerkzeug zu haben, mit dem Sie Ihre Aufgaben einfach per Drag & Drop auf verschiedene Spuren ziehen können. So können Sie beispielsweise MeisterTask so einrichten, dass es perfekt für die 1-3-9-Methode funktioniert.,

Brechen Sie große Aufgaben in kleinere Aufgaben auf

Eine der schnellsten Möglichkeiten, überwältigt zu werden, wenn Sie sich Ihre Aufgabenliste ansehen, besteht darin, eine Liste mit monströsen Aufgaben zu haben, deren Abschluss Wochen dauern wird.

Nehmen wir an, eine Ihrer Aufgaben ist der redaktionelle Kalender „Plan 2020“.,“Das ist ein massives Unterfangen, bestehend aus vielen kleineren Aufgaben wie:

• Keyword-Recherche durchführen
• Wettbewerbsforschung durchführen
• Prüfung und Katalogisierung vorhandener Inhalte
• Ideen überprüfen Backlog
• Ideen aus Kundenservice und Vertrieb anfordern
• Fragen Sie Kunden nach Ideen
• Bewerten Sie alle Ideen
• Kalender erstellen

Das ist Wochen Arbeit wert, die Sie zu einem einzelnes To-do-Element.

Anstatt viele sehr große Aufgaben in Ihren Listen zu haben, verbringen Sie einige Zeit damit, diese großen Aufgaben in die kleinsten ausführbaren Komponenten aufzuteilen.,

Dies erleichtert nicht nur die Planung Ihrer Tage und Wochen, sondern gibt Ihnen auch die Zufriedenheit, mehr abgeschlossene Elemente auf Ihrer Liste zu sehen, was Sie motivieren sollte, sich weiter durch Ihre Liste zu arbeiten.,

Schreiben Sie eine Liste“ Was ich wahrscheinlich tun werde “

Mark Forster, der Autor vieler Produktivitätsbücher, führte einmal ein Produktivitätsexperiment durch, in dem er seine Aufgabenliste für den Tag schrieb und sie dann in eine Schublade legte. Forster hoffte, dass das Schreiben der Liste ausreichen würde, um ihn daran zu erinnern, was darauf war, und alles zu erledigen.,

Leider, wenn das Ende des Tages rollte um, Forster zog die Liste aus der Schublade und erkannte, dass er nicht einmal eine Aufgabe auf der Liste getan hatte!

Als Forster darüber nachdachte, warum das Experiment fehlgeschlagen war, kam er auf einen anderen Ansatz: Am nächsten Tag schrieb er eine Liste dessen, was er eigentlich tun würde. Dies war eher eine Vorhersageliste als die Art hoffnungsvoller Wunschliste, die die meisten von uns für unsere täglichen Aufgabenlisten erstellen.

Wieder hat Forster die Liste in die Schublade gesteckt. Aber dieses Mal gelang es ihm, jede Aufgabe auf der Liste zu erledigen—und das alles ohne es einmal zu betrachten!,

Der Trick zu diesem Ansatz, sagt Forster, macht die Liste als Antwort auf die Frage:

Was denke ich eigentlich, dass ich heute tun werde?

Wenn Sie diese Frage stellen, ändert sich die Vorgehensweise beim Erstellen einer Aufgabenliste für den Tag. Anstatt basierend auf dem zu planen, was Sie erreichen möchten, planen Sie basierend auf dem, was Sie glauben, dass Sie tatsächlich erreichen werden, was Ihnen hilft, einen besseren, realistischeren Plan zu erstellen.,

Mit diesem Ansatz stellte Forster fest, dass er nicht nur tagsüber mehr erledigen konnte, sondern sogar einige Aufgaben bewältigte, die er lange verschoben hatte.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Realität selten mit dem Plan übereinstimmt, den Sie im Voraus erstellen, versuchen Sie, Ihre Aufgabenliste als Antwort auf Forsters Frage zu erstellen, und sehen Sie, welchen Unterschied sie für Ihre Produktivität macht.

Machen Sie Ihre To-Do-Liste öffentlich

Es ist zwar nicht praktisch für jede To-Do-Liste, eine andere Möglichkeit, eine bessere To-Do-Liste zu schreiben, besteht darin, Ihre Liste öffentlich zu machen, damit jeder sie sehen kann.,

Dies hat der Softwareentwickler Joe Reddington 2016 getan und gesagt: „Es war die effektivste Änderung meiner Produktivität in mindestens zwei, möglicherweise fünf Jahren.“

Warum hatte eine öffentliche To-Do-Liste einen so großen Einfluss auf Reddingtons Produktivität? Es ging darum, wie er seine To-Do-Liste schrieb.

Sobald er die Liste öffentlich machte und erkannte, dass andere Leute sie lesen konnten, sah Reddington Dinge, die er übersehen hatte, als die Liste privat war. Er hatte doppelte Aufgaben, schriftliche Aufgaben als Fragen und nicht als Aussagen aufgenommen, auf die er reagieren konnte, und hatte viele schlecht geschriebene Aufgaben auf seiner Liste.,

Reddington ging über seine Liste und schrieb viele seiner Aufgaben, sowie das löschen von Duplikaten. Der Prozess des Umschreibens von Aufgaben, so dass sie für andere Menschen sinnvoll waren, sagte Reddington, veranlasste ihn, sorgfältig über sie nachzudenken und sie besser zu definieren:

Wenn Sie ein Aufgabenelement schreiben, das jemand anderes lesen kann, sagen Sie ihnen, was tatsächlich passieren muss, aber wenn Sie es für sich selbst schreiben, hinterlassen Sie eine kryptische Notiz.,

Auch wenn Sie Ihre gesamte Aufgabenliste nicht öffentlich machen möchten, können Sie die Vorteile von Reddingtons Experiment replizieren, indem Sie sich vorstellen, dass jemand anderes Ihre Aufgabenliste liest.

Wenn Sie Ihre Aufgaben so schreiben, als würden sie von jemand anderem gelesen, werden Sie gezwungen, sie klarer zu artikulieren und zu definieren, sodass Sie später einfacher und schneller darauf reagieren können.

Zeichnen Sie Ihre Aufgabenliste

Möchten Sie sich nur daran erinnern, was Sie tun müssen, anstatt ständig auf eine Liste verweisen zu müssen?, In diesem Fall haben Sie wahrscheinlich die beste Chance, sich daran zu erinnern, was Sie tun müssen, wenn Sie Ihre Aufgabenliste zeichnen, anstatt nur Aufgaben aufzuschreiben.

In einer Studie aus dem Jahr 2016 gaben die Forscher den Menschen 40 Sekunden Zeit, um entweder Wörter zu zeichnen oder sie wiederholt aufzuschreiben. Nach dem Zeichnen/Schreiben einer Vielzahl von Wörtern wurden die Teilnehmer gebeten, sich an die Wörter zu erinnern. Diejenigen, die die Worte gezeichnet hatten, erinnerten sich mehr als doppelt so viele Worte wie diejenigen, die ihre Worte niedergeschrieben hatten.

Die Forscher glauben, dass der Unterschied darauf zurückzuführen sein kann, wie viele verschiedene Fähigkeiten wir beim Zeichnen verwenden., Wir müssen uns den Gegenstand in unserem Kopf vorstellen, über seine physikalischen Eigenschaften nachdenken, um herauszufinden, wie er in einer Zeichnung dargestellt wird, und unsere motorischen Fähigkeiten einsetzen, um ihn auf der Seite zu zeichnen.

Die Autoren der Studie sagen, dass diese Kombination dazu führen kann, dass wir eine stärkere Erinnerung an das Wort erzeugen:

Wir glauben, dass der Vorteil entsteht, weil Zeichnen hilft, eine zusammenhängendere Speicherverfolgung zu erstellen, die visuelle, motorische und semantische Informationen besser integriert.,

Wenn Sie also feststellen, dass Sie nicht genug erledigen, weil Sie vergessen, was Sie für den Tag geplant haben—oder Sie verschwenden Zeit damit, Ihre To-Do—Liste tagsüber immer wieder zu betrachten-versuchen Sie es stattdessen zu zeichnen. Sie könnten überrascht sein, wie viel besser Sie sich an alles erinnern, was Sie tun wollten.

Wenn das Zeichnen nicht Ihre Stärke ist, können Sie auch versuchen, ein Mind-Mapping-Tool wie MindMeister zu verwenden, um visuellere Aufgabenlisten zu erstellen.,

Die visuelle Natur einer Mindmap hilft Ihnen dabei, ein Bild der Dinge zu erstellen, die Sie erledigen müssen, und Sie können auch Bilder an Ihre Mindmap anhängen, um noch mehr visuelle Hinweise zu erhalten, wenn Sie versuchen, sich daran zu erinnern, was getan werden muss.

Beginnen Sie mit dem Erstellen einer besseren To-Do-Liste

Während die richtigen Techniken Ihnen sicherlich helfen können, eine bessere To-Do-Liste zu erstellen, können auch die richtigen Tools helfen. Wenn Sie nach einem besseren To-Do-Tool suchen, sollten Sie MindMeister und MeisterTask zusammen verwenden.,

Mind-Mapping-Tool MindMeister macht es einfach, visuelle To-Do-Listen zu erstellen, Brainstorming die Aufgaben, die Sie tun müssen, und große Aufgaben in kleinere Komponenten zu brechen.

Dann können Sie mit der MindMeister-MeisterTask Integration Ihre Aufgaben direkt an das Task-Management-Tool MeisterTask senden, wo Sie Ihre Tage mit MITs oder 1-3-9 planen und Ihre Aufgabenliste mit anderen teilen können.

Mit den richtigen Techniken und den richtigen Werkzeugen sind Sie auf dem besten Weg zu einer besseren To-Do-Liste.,

Ursprünglich im November 2016 veröffentlicht, wurde dieser Beitrag mit einigen zusätzlichen Tipps zum Erstellen einer besseren Aufgabenliste aktualisiert.