Das Organisieren Ihrer elektronischen Dokumente kann in der heutigen „drahtgebundenen“ Welt eine ziemliche lästige Pflicht sein.
Neben der lokalen Speicherung von Dokumenten auf Desktops, Laptops oder mobilen Geräten nutzen immer mehr Unternehmen die Cloud für grundlegende Geschäftsanwendungen und Dateispeicherung.
Das Speicherproblem wird durch die Notwendigkeit vieler Unternehmen, Dokumente zwischen Mitarbeitern auszutauschen, noch komplizierter., In einem Büro wird dies normalerweise mithilfe eines Dateiservers oder eines NAS (Network Attached Storage Device) erreicht.
Wenn ein gemeinsamer mobiler Zugriff erforderlich ist, können Dokumente in der Cloud gespeichert und durch Zuweisen von Zugriffsberechtigungen freigegeben werden.
Das Ergebnis all dessen kann ein Dateiverwaltungsprozess sein, bei dem einige Dokumente einer Person in der Cloud und einige lokal gespeichert sind, und sogar einzelne Dokumente, die nur an der einen oder anderen Stelle gespeichert sind.,
Organisation ist der Schlüssel zur elektronischen Dateiverwaltung
Überall dort, wo die Dokumente gespeichert sind, ist es wichtig, sie organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Das Ziel der elektronischen Dateiverwaltung ist es, sicherzustellen, dass Sie das finden, wonach Sie suchen, auch wenn Sie es Jahre nach seiner Erstellung suchen.
Die meisten Geschäftsleute waren zu der einen oder anderen Zeit in der peinlichen Lage, einen Kundenanruf zu haben und die relevante Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente nicht schnell finden zu können., Ebenso ärgerlich ist es, am Jahresende herumzukrabbeln und zu versuchen, Dokumente zu finden, die sich auf Unternehmenskonten beziehen, für den Buchhalter oder noch schlimmer, den Steuermann.
Die ordnungsgemäße Organisation digitaler Dokumente ist in einer gemeinsamen Umgebung besonders wichtig – wenn einer Ihrer Mitarbeiter abwesend ist (vorübergehend oder dauerhaft!) sie sollten in der Lage sein, alle von dieser Person erstellten oder verwalteten Dokumente einfach zu finden.
Der mögliche Verlust von Datenproblemen bei verärgerten, ausscheidenden Mitarbeitern ist ein weiterer Grund, Ihre Geschäftsdaten zu schützen.,
Diese Dateiverwaltungstipps helfen Ihnen dabei, Ihre Dateien zugänglich zu halten:
1. Verwenden Sie die Standardinstallationsordner für Programmdateien
Verwenden Sie die Standarddateispeicherorte bei der Installation von Anwendungsprogrammen. Unter Windows befinden sich Anwendungsprogrammdateien standardmäßig im Verzeichnis (Laufwerksbuchstabe:)->Program Files. Die Installation von Anwendungen an anderer Stelle ist verwirrend und unnötig.
2. Ein Platz für alle Dokumente
Legen Sie alle Dokumente in einem einzigen „Root“ – Ordner ab., Für einen einzelnen Benutzer in einer Windows-Umgebung ist der Standardspeicherort der Ordner Eigene Dateien.
Versuchen Sie in einer Dateifreigabeumgebung dasselbe. Erstellen Sie einen einzelnen Stammordner (z. B. „Freigegebene Dokumente“) und speichern Sie alle Dokumente in Unterordnern im Stammordner. Ein einziger Speicherort für alle elektronischen Dokumente erleichtert das Auffinden und Ausführen von Sicherungen und Archiven.
3. Erstellen Sie Ordner in einer logischen Hierarchie
Dies sind sozusagen die Schubladen des Aktenschrankes Ihres Computers., Verwenden Sie Klartext, um Ihre Ordner zu benennen; Sie möchten sich diese Liste von Ordnern in Zukunft nicht ansehen und sich fragen, was „TFK“ oder eine andere interessante Abkürzung, die Sie erfunden haben, bedeutet.
4. Verschachteln Sie Ordner in Ordnern
Erstellen Sie bei Bedarf andere Ordner in diesen Hauptordnern. Beispielsweise kann ein Ordner mit dem Namen „Rechnungen „Ordner mit den Namen“ 2018″,“ 2017 „und“2016“ enthalten. Ein für einen Client benannter Ordner kann die Ordner „Kundendaten“ und „Korrespondenz“enthalten., Das Ziel ist es, jede Datei in einem Ordner zu haben, anstatt eine Reihe von verwaisten Dateien aufgelistet zu haben.
Erstellen Sie keine komplexen, tiefschichtigen Ordnerstrukturen. Verwenden Sie nach Möglichkeit stattdessen beschreibende Dateinamen.
5. Befolgen Sie die Dateinamenskonventionen
Verwenden Sie beschreibende Dateinamen zur einfachen Identifizierung und zum Abrufen, gehen Sie jedoch nicht über Bord – Datei – /Pfadnamen haben Längenbeschränkungen, die zwischen den Betriebssystemen variieren.
Unter Windows die maximale volle Pfadlänge für eine Datei (z.B., der Laufwerksbuchstabe + Ordnernamen + Dateiname) beträgt 260 Zeichen. Verwenden Sie nach Möglichkeit gängige Abkürzungen wie Jan für Januar oder Corp für Unternehmen.
6. Seien Sie spezifisch
Geben Sie elektronischen Dateien logische, spezifische Namen und Daten in Dateinamen, wenn möglich. Das Ziel beim Benennen von Dateien ist es, zu erkennen, worum es in der Datei geht, ohne sie öffnen und suchen zu müssen. Wenn das Dokument also ein Brief an einen Kunden ist, der ihn daran erinnert, dass die Zahlung überfällig ist, nennen Sie es so etwas wie „overdue_20180115“; anstatt so etwas wie „Brief“., Woher wissen Sie, wer der Brief ist, ohne ihn zu öffnen?
Wenn Sie Dateien per E-Mail oder auf tragbaren Geräten freigeben, möchten Sie möglicherweise, dass der Dateiname spezifischere Informationen enthält, da die Ordnerinformationen nicht in der freigegebenen Datei enthalten sind.
Wenn sich Ihr Dokument beispielsweise in Eigene Dateien\Rechnungen\2017\Kunden\Doe_John_20180416 befindet.doc und die Datei freigegeben oder per E-Mail alle Empfänger sehen wird, ist die Doe_John_20170416.doc und kann möglicherweise nicht feststellen, dass es sich bei der Datei um eine Kundenrechnung handelt, ohne sie zu öffnen.
7., Datei, wie Sie gehen
Die beste Zeit, um ein Dokument Datei ist, wenn Sie es zuerst erstellen. Gewöhnen Sie sich also daran, das Dialogfeld „Speichern unter“ zu verwenden, um Ihr Dokument zu archivieren und zu benennen, und bringen Sie es an die richtige Stelle.
8. Bestellen Sie Ihre Dateien für Ihre Bequemlichkeit
Wenn es Ordner oder Dateien, die Sie viel verwenden, zwingen sie an die Spitze der Dateiliste, indem Sie sie mit einem Umbenennen ! oder ein AA am Anfang des Dateinamens.
9., Pflücken Sie Ihre Dateien Regelmäßig
Manchmal, was alt ist, ist offensichtlich wie in dem Beispiel der Ordner mit dem Namen „Rechnungen“ vor. Wenn nicht, halten Sie Ihre Ordner übersichtlich, indem Sie die alten Dateien löschen.
Löschen Sie keine geschäftsbezogenen Dateien, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie die Datei nie wieder benötigen werden. Erstellen Sie stattdessen in Ihrer Hauptsammlung von Ordnern unter Ihrem Stammordner einen Ordner namens „Alt“ oder „Inaktiv“ und verschieben Sie alte Dateien hinein, wenn Sie darauf stoßen.
10., Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig
Egal, ob Sie Ihre Dateien auf ein anderes Laufwerk oder auf ein Band kopieren, es ist wichtig, ein regelmäßiges Backup-Regime einzurichten und zu befolgen.
Gute Dateiverwaltung erleichtert das Auffinden von gewünschten Dokumenten
Die Verwaltung elektronischer Dokumente sollte Teil einer umfassenden Dokumentenverwaltungsstrategie für Ihr Unternehmen sein. Ein ordnungsgemäßer Dokumentenverwaltungsplan sollte alle Aspekte des Umgangs mit Dokumenten umfassen, einschließlich Speicherung, Abruf, Sicherungen und Sicherheit.,
Die Suchfunktion ist eine wunderbare Sache, aber sie wird niemals der Leichtigkeit entsprechen, direkt in einen Ordner oder eine Datei zu gehen. Wenn Sie diese Dateiverwaltungstipps konsequent befolgen, auch wenn Sie nicht wissen, wo sich etwas befindet, wissen Sie, wo es sein sollte – ein großer Vorteil, wenn es darum geht, das zu finden, wonach Sie suchen. Gute Dateiverwaltungspraktiken sparen Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.,